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KPTにはCoggleというWebサービスがオススメ!

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Player!を運営している我々ookamiは、2週間ごとにバージョンアップを行なっており、バージョンアップのタイミングで毎回振り返りとしてKPTを行なっております。

そのKPTがCoggleというWebサービスを導入したことで、よりメンバーの満足度の高いKPTへと進化したので、Coggleと我々のKPTのご紹介をしたいと思います!!

Coggleとは?

フリーで使える、インストール不要のマインドマップ作成ツールです。

過去の変更を容易に確認できたり、pdfやpngによるダウンロードができたりする優れものです。

Coggleで作った我々のKPT

実際の画面

スクリーンショット 2015-07-08 17.20.19.png

分け方の意味

スクリーンショット 2015-07-08 17.21.29.png

ookamiのKPTの流れ

ざっくりした流れ

以下の流れを、だいたい1時間ほどかけて行います。

  • ⑥挑戦中のTRYの振り返り

    • よかった点は①現在も継続中のKEEPに記載
    • 新たに出た問題は③TRYの出ていないProblem記載
    • どうしようもない要因でTRYできない場合は、⑤一旦ストップのTRYに移動
  • TRYに関わらず、①現在も継続中のKEEP④TRYの出ていないProblemを出す

    • ①現在も継続中のKEEP④TRYの出ていないProblemを出すためにテーマ設定をする場合もある
      • KEEPの例は「困っていた時に、救われた行動や発言は何?!」
      • Problemの例は「業務を進める時に、これは無駄だと感じるものとは?!」
    • このタイミングで①現在も継続中のKEEPから②習慣化のKEEPへ移動
      • 「このKEEPはもう慣れたもんだよね」と確認をとって移動
    • このタイミングで④TRYの出ていないProblemの中から、パッとはTRYが出せない場合は、③様子見のProblemへ移動
  • ③TRYの出ていないProblemに対する⑥挑戦中のTRYを出す

    • 少なくとも一人一個⑥挑戦中のTRYを出す
    • 出したTRYには、その人の名前も明記しておく

このKPTのポイント

1.Coggleを見ながら、KPTの話し合いをする

KPTの話し合いでは、個人の責任を追及する魔女狩りが起こりがちとなり、あまりやりたくないと感じる人が出てしまいがちです。

そのため、ookamiのKPTでは、話し合いをする時に、みんなでCoggleを見ることを徹底しています。
こうすることで、上がっている問題をどう解決するかといった視点に集中しやすくなり、前向きな話し合いを通じてTRY出しまで完了しやすくなりました。

2.様子見や一旦ストップという概念を導入する

どうしようもない事情で解決できないProblemや事情が変わって実行できないTRYというのは必ず出てきます。

そういったProblemやTRYを一旦頭の片隅においやる概念として、様子見や一旦ストップを導入しました。
こうすることで、いつまでも目のつく範囲で同じTRYやProblemが残り続けることがなくなり、非常に清々しい気分でいられます。

3.過去のProblemから逃げない

様子見として置いておいたProblemは、とはいえProblemなので、いつかまたより大きなproblemとしてチームを襲ってくるかもしれません。

そのため、KPTのミーティング中に短時間でも良いので、様子見のProblemを確認する時間を作ります。
こうすることで、事情が変わってTRYできるProblemを随時倒していけるようになりました。

このKPTにCoggleをお勧めするポイント

このKPTの話し合いに欠かせないCoggleは、我々のKPTにこんな相乗効果を発揮してくれています。

TRYの達成率が上がった

KPT中に、「このProblemは、このTRYを○○君がやっていきましょう」と決まったら、Coggle上の該当のProblemを消して、TRYを新たに記載します。

この作業が、ほぼタイムラグなく、他の人の画面にもすぐ反映されるので、その場でみんなの確認し、合意もすぐ取れます。
この「みんなの確認」というプロセスを挟んだことで、一人一人のTRYに対する意識が高まり、TRYの達成率も大きく上がりました。

リモートでの話し合いもしやすくなった

Coggleを使うことで、ホワイトボードが無くても話し合いが出来ることも大きなメリットです。

チームのメンバーがフランスに帰国した時にも、Coggleを利用してスムーズにKPTができました。
ホワイトボードを使っていた時は、みんなが集まらなければ話し合いができなかったのが、時間や場所に影響を受けづらくなりました。

自分たちの成長をより感じられるようになった

下図のように、ProblemからTRY、そしてKEEPという循環を作ることを意識して、KPTを行っています。
スクリーンショット 2015-07-08 17.21.39.png

Problemを減らし、KEEPがどんどん増えていく様子を視覚化し、チームで共有できるのは、チーム及び個人としての成長の実感に役立ちます。
また、Coggleのヒストリー・モード(過去の変更履歴を見れる機能)によって、振り返ることで更に成長を実感できます。

Githubにも記録を残しやすい

先ほどのヒストリー・モード(過去の変更履歴を見れる機能)以外にも、いくつか便利な機能が搭載されています。
その中でも一番使用頻度が高いのがエクスポート機能です。

pdfやpngだけでなく、mm(マインドマップ)ファイルやプレーンテキストアウトラインなどとしてエクスポートできます。
プレーンテキストアウトラインは、markdown形式でダウンロードできますので、githubにコピペで投稿もでき、非常に満足度が高いです!

ちょっとした内容も話しやすくなった

例えば、こんな内容のTRYも出てくるようになりました。
スクリーンショット 2015-07-07 11.20.31.png
チーム全員が、KPTの話し合いそのものを楽しんでくれるようになったことで、様々な発言が飛び交いやすくなりました。

このTRYは、「炭酸水の飲み過ぎで、トイレに行き過ぎてしまう」といった内容のProblemから出ました。
ホワイトボードでKPTをやっていた頃と比較し、みんなの発言のしやすさが大きく変わってきた象徴のようなTRYだと感じています!

Coggleを使って、皆さんも良きKPTライフを!!

参考資料

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