この記事はファンタアドベントカレンダー2023の21日目の記事です
多様なプロジェクトに取り組む中で、1日に3つや4つの仕事が進行している時、それぞれのタスクをどのようにこなしているのかを考えてみました。
前提として細かい数あるタスクを効率的に処理する方法に焦点を当てており、重たいタスクをこなす方法ではないことを先に断っておきます。
タスク管理について
重くはないが量が多いタスクを効率的に処理するために、私はタスクの種類を３つに分けています。
- 集中が必要系
- 10分で終わる系
- 考えなくていい系
朝やお昼などの体力があるときにいきなり集中が必要系のタスクに取り掛かりたい…という気持ちはグッと堪えて、10分で終わる系のタスクから着手しています。
特に複数案件を切り替えるときはすぐ終わる系のものを最初に着手し、徐々に重たいタスクに取り掛かります。始めちょろちょろ中ぱっぱを強く心がけています。慣らし運転をすることでプロジェクトごとの切り替えコストを抑えるのが目的です。
考えなくていい系は仕事上がりの前、頭が疲れている時に着手するものとして残しておくことが多いです。
使用するツール
使用するツールは使い慣れたものならなんでも良いと考えています。個人的にThings3を愛用しています。
チームで使うタスク管理ツールがある場合でもThingsにも同じタスクを入力し、それだけ見ていれば今日何をすればいいかわかるようにしています。
自分が何をすればいいかわかれば良いので、ここで使うツールにはコラボレーション機能などは求めません。
工数について
実際の所要時間を悲観的に見積もり、1.2〜1.5倍の時間を予定します。そのまま入力すると時間かかりすぎでは？となってしまうため、あらかじめ悲観的に見ていることは伝えています。
見積もりより短く終わった場合はラッキー、次のスプリントのタスクでもやっておこうの精神でやっています。
やってみてダメだったもの
カンバン系のツール
Todo, in Progressみたいな状態管理をやり始めるとメンテナンスがめんどくさくなり何もやらなくなりました。
あくまでやってないタスクだけ見えればよく、細かい状態管理は不要です。やったら消し、差し戻しがあったら復活させることで、やることリストのメンテナンスの手間を省いています。
ポモドーロテクニック
大きいタスクをやっつけるのには有効だと思いますが、今回想定している複数案件をこなすような場合、差し込みタスクへの対応でリズムが崩れるので向かないと考えています。
Fantasicalやgoogle calendarのようなカレンダー+Todoリストなツール
予定もやることも一覧できて最強だと最初は思っていたのですが、分単位でやることを詰め込むようになってしまいました。その結果差し込み対応が入った時の柔軟性が確保できず予定が総崩れということが頻発しました。
その日のスケジュールをプロジェクト単位で切り分けるか、タスク単位で切り分けるか
当たり前ですが切り分けた時の粒度はプロジェクト単位の方が大きく、タスク単位の方が小さいです。
この切り方にはそれぞれメリットデメリットがあると考えています。
プロジェクト単位で切り分けると頭の切り替えコストも少ないため集中が続き、時間が確保できるので誰かとの協業がしやすく、重たいタスクもこなしやすいですが、一方で差し込み対応に弱く、他のプロジェクトが動いたときの対応が遅れがちです。
タスク単位で切り分けると各プロジェクトの状況により取り組む順番を柔軟に切り替えられるので、イレギュラーに強く、今回想定するケースではこちらの方があっていると考えています。
どちらかに寄せ切るとそれはそれで問題が起きるので、関わっているプロジェクトの数やそれぞれの状況に合わせて比重を変えていけると良いですね。
まとめがわりの心構え
1日のスケジュールを組む際、ガチガチに固めすぎないよう心がけています。たとえば、10時から14時までお仕事A、14時から17時までお仕事B、それ以降にお仕事Cという具体的な時間割を設定していると、予期せぬ差し込みタスクが発生した際にスケジュールが一気に崩れます。
大きい粒度でタスクを管理するとリカバリーが難しくなるため、関わっている仕事が3つ以上ある場合は特に、プロジェクト単位ではなくタスク単位で考えるようにしています。
また、忙しさは重なるものだと割り切ることが大切です。お仕事Aに取り組んでいる最中に、突然明日対応予定のお仕事Bが動き出し、さらに眠っていたはずのお仕事Cまでもが動き出すことがよくあります。関わっているプロジェクトが多ければ多いほど、イレギュラーな出来事が増える傾向にあります。このような状況に陥った際にはパニックにならず、忙しい時期は重なるものだと心得て、落ち着いて対応するよう努めています。
最後に、大体のものは思っていた通りにいきません。イレギュラーに対応できるよう、やることパズルをすぐにできる環境を作っておくことが重要だと考えています。
明日はPMの山本さんが1on1について書かれます。引き続きお楽しみください。