定例業務を見直したい

現在、小売業の企業で社内教育や採用を担当しています。
上記を行う十数名のメンバーの業務の進捗確認、勤怠管理も私の業務の1つです。
現部署に異動して4ヵ月が経ち、メンバーの働く場所・時間・業務内容が全員異なることから、各自が滞りなく業務が遂行出来るようにするためにも、私自身の「定例業務」を整理していつでもサポートが出来るような働き方に変えていく必要があると思い始めたところです。

私が毎週している主な定例業務

メンバーへの定期連絡（週1回～）…今週のノー残業デー、勤務実績、社内情報の共有など
経費の承認（～週5回）…社内の専用システムを利用
メンバーの出張申請の事前・事後承認（週3回）…同上
毎週複数の定例ミーティングへ出席（週4回）…主に社内で対面実施
メールの確認・返信（1日10～50通）…他に「社内連絡専用システム」の確認もある

したいこと

まずは実施者・受信者双方が受け入れやすいと思われる「定期連絡」から見直したい。
業務ツールとしてTeamsを2021年12月から全員へ導入してもらったが、活用している人が限られているため、使って慣れて欲しい。（ついでに私のメールの数も減らしたい）

完成品

Power Automate上で「毎週月曜日」に「今週のノー残業デーの実施日」を取得し、Teamsに投稿出来るようにしました。
これで今まで「ノー残業―での実施日の確認→メッセージ作成→送信」をしていた1分くらいが短縮出来ます！

使用したもの

Power Automate
Outlookの予定表

制作過程

1.予定表へノー残業デー実施日を登録。

2.Power Automateで「スケジュール済みクラウドフロー」を選択し、メッセージを送信したい日時を指定。（今回は「日本時間」「毎週月曜日」「10時」を設定）

3.予定表「ノー残業デー」に開始日・終了日（＝実行した日。つまり毎週月曜日）に登録がある予定を取得するよう設定。

4.Teamsの投稿先を「チーム：稼働テスト」「チャネル：ノー残業デー」へ設定。予定の本文に「その週のノー残業デーの日」を入力してあるため、「本文」をメッセージとして投稿するよう設定。