GoogleSitesとは
Googleが無料で提供している情報共有サイト作成アプリです。
簡単にホームページを作成することが可能で、社内の情報共有ツールなどに使用されています。
豊富なテンプレートや設定項目が用意されており、Googleのコンテンツなどを自由に配置できることが特徴です。
前提
GoogleSitesを使用して会社の掲示板を作成します。
以前は掲示板内の各ページごとに異なるアクセス権限を設定することが可能でしたが、新しいGoogleSitesのバージョンではこの機能が利用できなくなりました。
この問題に対処するために、サイトを分けて、各GoogleSitesの保管場所を変更し、閲覧できるユーザーを制限する方法で掲示板を作成します。
会社の構成は以下の仮定に基づいています。
構成例
Googleドライブ上に異なる階層のフォルダを作成し、それぞれのフォルダに権限を設定します。
これにより、各階層ごとに異なるユーザーグループや個々のユーザーにアクセス権を付与することが可能になります。
フォルダ構成
画面遷移
権限の設定方法
GoogleSitesを保管するフォルダに対して権限の設定を行います。
①権限を付与するフォルダの「共有」ボタンを押下します。
②グループやユーザーを追加して「完了」を押下します。
サイトの編集方法
各掲示板へのリンク追加方法
例）「全社共通掲示板」⇔「本社掲示板」
全社共通掲示板
①「ページ」タブの「新しいリンク」を押下します。
②名前と遷移先（本社掲示板）の公開後のリンクを入力し、「完了」を押下します。
アクセス権が付与されているユーザーは、「全社共通掲示板」から「本社掲示板」にアクセスできるようになります。
各詳細情報へのリンク追加方法
例）「営業第１掲示板」「営業第２掲示板」
営業第１掲示板
①「営業第１」のユーザーに表示したい情報を記載します。
②①で記載した情報の見出しのリンクをコピーします。
営業部掲示板
⓷情報の見出しと、②でコピーした「遷移先の詳細情報の見出しのリンク」を追加します。
営業部の掲示板には、「営業第１」「営業第２」の情報が表示されますが、詳細情報は別のサイトに分けて掲載することで、各メンバーのみが閲覧できるようになります。
さいごに
ページごとに権限を設定することはできなくなりましたが、この方法を用いることで、掲示板全体のセキュリティを管理し、特定のユーザーだけに特定のページを閲覧させることができました。