「報連相」の重要性を再認識しよう

■はじめに

「報連相ぐらい出来ている」と感じるかと思っていても実は何かが抜けていたり
どうして大事かを理解出来ていないで行っている方が多いかと思うので
再度、復習の為にも学習し直し整理した。

■内容

・報連相の基本　体系立て

　　報連相とは、仕事で関わる人々とのコミュニケーションのこと
　　1986年で生まれた言葉で、ある証券会社の社長が書いた本が基となる
　　山崎富治　著：『ほうれんそうが会社を強くする』
　　「下からの意見をどう吸い上げるか、みんなが働きやすい環境をどう作るか、暖かい人間関係をどう作るか、少数精鋭で社員一人一人に厚く報いるには…とつね日ごろから頭を悩ませていたとき思いついたのが”ほうれんそう”だった。」

報告

　　主に上司や先輩へ（依頼事項や作業進捗など）
　　目的→判断をしてもらう情報材料の提供

連絡

　　自分発信で上司、先輩・同僚、その他へ（納品の日付や量など→それを元にスケジューリング）
　　目的→事実の周知、ステークホルダー（利害関係者）の判断材料を提供する
　　　　　※ 自分の意見は含めないこと

相談：

　　他の方の意見、考えを双方向で伺う
　　目的→助言などを貰うことで自分の判断材料を獲得する
　　　　　※ 事実＋自分の意見を伝えること

・なぜ重要か

　　事実が伝わらず正しい判断が取れない組織となってしまう
　　　例）部下が報連相を行わない、連絡が途切れている人がいる→上司が正しい判断ができない→社長が会社の方針が定まらない、間違える　など

報連相の不具合によるトラブル

報告しないと…

1. 上司の判断の制度が低下する
2. 被害が拡大し上司が責任を問われる
3. 無駄な時間やコストが発生する

連絡しないと…

1. 関係者の仕事の進行を狂わせる
2. 関係者に無駄な仕事をさせる
3. 関係者の時間を奪う

相談しないと…

1. 仕事の質が上がらない
2. 仕事の手戻りや遅延が発生する
3. 最悪の場合は上司が責任を問われる

なぜ報連相をしないのか

　　重要性を理解していない→大した事ないと思っている、一人でできると思っている
　　重要性を理解している→叱られたくない、評価を下げたくない、責任を取りたくない

・ポイント

共通のポイント

　　目的
　　　・事実の伝達
　　　・事実だけでなく意見も伝達
　　　・事実と意見に対する助言の獲得
　　　　共通しての目的は情報の共有化、なんのために情報を伝えるのかが大事
　　対象
　　　・相手（上司、同僚、取引先など）
　　　・場面（会議、対面、電話、メール）
　　　・タイミング（時間の余裕の有無など）
　　内容
　　　・事実と意見を分けること

報告のポイント

　　　・中間報告…長期間に渡る仕事や、難易度の高い仕事を任された時は特に重要
　　　・トラブル報告…可及的速やかに報告する、隠したり一人で対処しない
　　　・完了報告…仕事を終えたことが完了ではなく報告し承認されて仕事の完了となる

連絡のポイント

　　　・通常連絡…相手のことを考えで適切な手段で行う
　　　・緊急連絡…最も早く確実に伝えること
　　　・重要連絡…必ず伝わり、かつ記録に残ること
　　　　　　　　　相手に伝わった時点で連絡が完了する
　　　　　　　　　抜け漏れなく伝える
　　　　　　　　　客観的事実を伝える

相談のポイント

　　　　・現状を伝える
　　　　・達成したい目標
　　　　・相談前に実施したこと
　　　　・目標に達成していない理由
　　　　　　手ぶらで相談に行かずに自分なりに考えていること、やっている内容を
　　　　　　相手にわかりやすい形でまとめておく
　　　　　　自分の都合を優先しないこと
　　　　　　相手の知恵をいただくことに感謝をし礼節を守ること

■伝えるテクニック

・ロジカルシンキング（論理的思考）の基本

ロジカルシンキングとは

　　複雑なことをシンプルにまとめること
　　他人にわかりやすく伝えること

ロジカルシンキングが行えていない報連相での典型的な症例

　　報告…何が言いたいのか分からないと叱られる
　　　　→伝えたいことをまとめ、話の構造化する
　　連絡…意図していない意味で伝わってしまう
　　　　→言葉の定義を明確にする
　　相談…何を相談すれば良いか整理できない
　　　　→検討すべき観点を「抜け」「漏れ」なく整理する

ロジカルな報連相を身に着けるには、

1. 結論→理由の順に話す
2. 理由を複数用意する
3. 理由の制度を上げる

・ピラミッド構造

ピラミッド構造とは

　　理由を複数用意すること
　　メリットとして、
　　　結論がまとまる
　　　↓
　　　納得感が高まる

伝わる報連相の口癖

　　論点（何の件なのか）
　　↓
　　結論
　　↓
　　複数の理由
　　↓
　　行動（何をして欲しいのか）

言葉の定義

　　言葉の定義が違うことでのミスコミュニケーションが起きることを防ぐ
　　例）コミュニケーションの話題：利益率について
　　　　Aさんは利益率を「営業利益」と考えている
　　　　Bさんは利益率を「売上総利益」と考えている

　　　　利益は5種類…売上原価、営業費用、営業外損益、特別損益、法人税等
　　　　しっかりとした言葉の定義をしないと会話が成立しない

・ＭＥＣＥ（ミーシー）

　　Mutually Exclusive and Collecti vely Exhaustiveの略
　　 Mutually（ 相互に）
　　 Exclusive（重複せず）
　　 and Collectively（全体として）
　　 Exhaustive（漏れがない）
　　　簡単に言うと…モレなくダブりなく考えること
　　　理由（根拠）にモレ・ダブりがあると結論の信頼性が低くなる

ＭＥＣＥの切り口

1. Ａ／Not Ａ　　　　例）国内／国外、新規／既存
2. 要素　　　　　　　例）年齢別、地域別
3. プロセス　　　　　例）訪問→商談→見積→契約
4. 数式　　　　　　　例）売上＝客数×客単価
5. フレームワーク　　例）５Ｗ２Ｈ、ＱＣＤ

　複数の理由をＭＥＣＥ（種類別で）を使用すると理由の制度が上がる
　例）品質と利便性と価格

■さいごに

「報連相」とは受ける側と渡す側のより良い関係や風通しの良い環境を作ることなのだということや
まず何の話なのか冒頭にして会話は始めるとよりよい「報連相」を行えると覚えておこう。
「伝えるテクニック」で書いた内容は、「報連相」以外でも活用できそうなので意識しようと思う。