はじめに
ごきげんよう、百合宮 桜です。
今回は、PowerPoint で資料を作る時に考えていることを言語化してみようと思います。
基本的に登壇資料ばかり作っているので、読み物スタイルの時のこだわりはあまりないです。
登壇資料ってどうやって作るねん！って時に参考にしていただければ幸いです。
その資料、読み物ですか？ 登壇資料ですか？
まず、自分が作るものをターゲットはどういう状態で目にするのか、を考えます。
具体的には
- 読み物スタイル：自習の様に、説明者不在で、ひとりで読む
- 登壇資料スタイル：講義の様に、説明する人がいて、話を聞く
です。
読み物スタイル
読み物であるならば、私が直接説明することは叶いません。
それゆえに補足説明なしでも理解できるように、スライドを作り上げる必要があります。
おおよそ企業が出している調査まとめや霞が関パワポのような形式がこちらにあたると考えます。
IT 界隈では色々な意味で話題になった、こちらの銀行さんのレポートが個人的に好きな読み物スタイルです。
文字が多いですが、情報が整理されているため、分かりやすいです。
さらに言えば注目する部分は色が変えてあるので目を引きますね。
出典
https://www.mizuhobank.co.jp/corporate/bizinfo/industry/sangyou/m1073.html
登壇資料スタイル
登壇資料ならば、私が直接説明できます。
その為、ターゲットは
- 資料を見ること
- 説明者の話を聞くこと
の2つを同時に行うことを求められます。
さて、人間はマルチタスクが苦手な生き物です。
実際に登壇を聞いてみると分かりますが、資料にある大量の文章を読みながら、登壇者の話を聞くというのはできるようでいて、できません。その資料が初見ならば、なおさらできません。
ゆえに資料を作成する場合、ターゲットがマルチタスクを行えるように資料の情報量を調整する必要があります。
ターゲットが求めていることは何ですか？
仕事で作る資料ならば、必ずターゲットからのオーダーがあるはずです。
私の場合、作成する資料の多くは Microsoft 365 や Power Platform の使い方などが多いです。しかし、使い方もベストプラクティスも Microsoft Learn に書いてある！
つまり、わざわざ我々に依頼しなくても Microsoft さんの資料読めば無料で習得できるのですよねｗ
そんなに恵まれた状況の中、我々に依頼してくるというのは何か理由があるはずです。
- 依頼理由ってなんだろうか？
- Microsoft Learn と一緒じゃんと思われない為にできることは何か？
この2つに対して、自分なりの解が持てれば、資料は大体完成しています。
とはいえ、それができていれば、そもそもあなたはこのページを見ていないはずです。
なのでもう少し具体的に言語化していきます。
ターゲットがMicrosoft Learn に書いてある事項のプレゼンテーションを望む理由は、大体以下のパターンがおおです。
- できるだけ Microsoft Learn を読みたくない
- Microsoft Learn を読んでも理解できなかった
- 短い時間で効率的に理解したい
- そもそも Microsoft Learn のどこを読めば良いのか見当がつかない（迷子）
ということは、最短で理解できるように
- Microsoft Learn を平易な言葉に置き換える
- 専門知識が必要な部分は補足説明を加える
- 画像が英語で理解しにくい場合は、日本語のスクリーンショットを撮り直す
- 上記をすべて行った上で理解しやすい順番に並び替える
がターゲットを満足させる為のミッションです。
これらを行うためには Microsoft Learn の熟読はもちろんですが、ターゲットを気遣いながら資料を構成する力が不可欠です。以降では構成を考えるうえで、どんなことに気を使っているのかを説明していきます。
その資料、ひと目で理解できますか？
ひと目で理解できるということは
- 説明者の話を聞きながらでも、文章がひと目で読める量
- ターゲットが理解できる一般的な言葉
であるか、ということです。
多少の専門用語が入ってしまうのは、説明の都合上、仕方ない部分もあるでしょう。
でも文章量を意識的に減らすことは可能なはず。
私は基本的に
- 見出し文は28ポイントで1行
- その下の要約文は18ポイントで2行
に抑えるようにしています。
これでは情報量が足りないのでは？と思うかもしれません。
そこは登壇なので、直接口頭で説明します。
あえて文字数を減らすことで、ターゲットには説明者の話に集中してもらいやすい環境を作っています。
その資料、規則性はありますか？
人間は、規則性のある方が読みやすい生き物です。
- 画像の位置
- 見出し文と要約文の頭位置
- フォントの大きさ
などは、すべてのスライドで統一されていますか？
その資料、導線は適切ですか？
1枚のスライドの中に画像や文章が多すぎて、説明者がどこの話をしているのか、分からない……という現象は本当によくあります。
画像は多くても2枚までに絞り込み、どうしてもそれ以上載せたい場合はアニメーションをつけるなど、ターゲットが画像に注目できるような仕組みを作りましょう。
その登壇、リハーサルはしてますか？
リハーサルをすると、説明しきれていないと思う部分が出てきます。
その理由としては
- 自分の中で理解しきれていない
- スライド上の情報量が膨大で説明しにくい
のどちらかです。
スライド上の情報量が多すぎる場合はターゲットも受け取り切れません。
その時点でリハーサルを中止し、スライドの構成を見直してみてください。
終わりに
皆さん、いかがでしたか？
参考にして、楽しいスライド / 登壇ライフをお過ごしください(*'▽')
ごきげんよう✨