LT会開催の手引き

概要

弊社では会社の知名度を上げるべく、LT会を開催しています。
connpassページ

これを開催するまでの作業を社内で共有すべくノウハウをまとめました。
変更があればこれを継ぎ足して編集していきます。

！！！めっちゃ社内向けです！！！！

企画（開催1か月半前）

• 協賛社を決める
  • 協賛社の担当者と連絡先を交換しキックオフミーティングを設定しよう
• 開催日を決める
  • 集客のためにconnpass公開から1か月は欲しいので、約1か月半以降の日付で日取りを決める
  • connpassのイベントカレンダーやPeatixやDoorkeeperで検索し、同日にイベントが被っていないか確認する
  • 社内開催の場合は社内イベントが重なっていないか確認する
• 形式を決める
  • どんな形式の会にするのか決めよう
    • LT会
    • パネルディスカッション
    • ハンズオン
    • セミナー
    • 交流会
• テーマを決める
  • 何等かの登壇を予定する場合テーマを決めよう。
    • Vol.1：「重ねる」
    • Vol.2：「混ぜる・組み合わせる」
    • Vol.3：「お金を重ねる」

集客準備（開催1か月前）

• バナー作成
  • connpassに載せるバナーを作ります。デザイナーさんにお願いするか、適当に作りましょう。
  • 画像サイズ
• connpassページ公開
  • コンパス管理画面からコピーを作成できるので前回のページを参考に作成します。
  • 
  • 特に日付、アンケートは編集漏れが発生しやすいので注意しましょう
• XやFacebookで広告
  • connpassページ公開初日が最もPVが高いです。後押しできるようにXやFacebookに投稿しましょう
• バナー作成したデザイナーさんを掲載する
  • 発表者とともにバナー作成者も掲載しましょう。デザイナーさんに確認して掲載許可と写真と自己紹介文をもらって掲載します。

集客・発注（開催1か月前～1週間前）

• 前回参加者に告知
  • 前回のアンケートで「次回開催時に案内してほしいですか？」と書いています。対象の方に連絡しましょう

件名：LT会Vol.3 開催のお知らせ
本文：
お世話になっております。株式会社xxxxxx xxです。

先日はLT会 Vol.2にご来場いただき誠にありがとうございました。その際のアンケートの「第3回の開催が決まったら参加したいですか？」で連絡先を記入いただいた方にご連絡しています。

11月16日(木)にLT会Vol.3を開催します。今回はxxxxxxxxxさんと一緒に盛り上げます。前回同様6人の方にご登壇いただき、同会場で懇親会も実施します。ぜひご来場ください！

ご都合がよろしければ、以下のリンク先からお申し込みください。https://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

以上です。ご来場お待ちしております。

• 登壇者に情報を聞く

XX様

xxxxxxxxのLT会に登壇登録いただきありがとうございます！！はじめまして。運営) xxxxxxxxと申します。

connpass上に登壇者様の情報を掲載したいです。以下の情報を頂けると助かります。

- プロフィール画像（イラスト、アイコン可）
- 名前（ニックネーム可）
- 所属名（掲載無し可、コミュニティーもOK）
- SNSリンク先（掲載無し可）
- 自己紹介文

よろしくお願いします！

• 登壇者情報を公開する

  • connpassに情報が集まり次第掲載していきましょう。

• 集客する

  • 他社の勉強会に参加して名刺を配る
  • 他社の勉強会に登壇して告知する
  • Facebookグループ「福岡IT関連勉強会」に投稿する
  • Twitterで残席を告知する
  • 会社のSNSアカウントで告知してもらう
  • 社長のSNSアカウントで告知してもらう

• 見積もりを作る

  • 人数：おおよそ応募者の7割～8割が来場するので、それで見積
  • 食事：一人当たりの食事量（ピザなら一人当たり2カットとかで計算）
  • 飲物：オーリック、カクヤスなどに発注
  • 

開催準備（開催1週間前）

• 社内向けに案内を出す

  • 社内で開催する場合は、場所を借りる旨を通知しましょう

• 登壇者に案内＆追加情報提供依頼をする

お世話になっております。株式会社xxxxxxxx xxです。

さて、LT大会まで１週間となりました。無事に満席を頂戴し登壇者も出揃いました。詳細をconnpassにて公開させていただいています。ぜひご確認ください。
https://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

タイトルと内容はご連絡いただいた方から掲載させていただいています。開催前日でも構いませんのでお決まりになりましたご連絡ください。

そのほか詳細事項をご連絡いたします。

- HDMIのプロジェクターとUSB Type-Cの変換の用意があります。
- HDMI,USB Type-C以外の方は前日までにご連絡いただき博多のヨドバシに在庫があればこちらでご用意します。
- 電源の用意はあります。
- Wi-Fiは用意しています
- 18時45分から開場しています。
- 発表は10分以内でお願いいたします。9分、10分、11分でベルを鳴らします。 11分を超える場合は中断いただく場合もございますのでご了承ください。 
- マイクは用意しています

ご不明点や掲載内容の変更等はお気軽にご連絡ください。
以上です。

開催当日

名札の作り方

connpassからCSVダウンロードする

名札用の名前とconnpass名を合体する

=IF(ISBLANK(J2),C2,J2)

Wordで差し込み文章を作る

事前にやること

• アンケートを作る
• 前説資料の作成
• 名札を作る
• お菓子を購入
• アイスドリンク（コーヒーと紅茶）を用意
• 避難場所を再確認

直前にやること

• 登壇者の名前の読み方をうかがう
• 協賛社に会社紹介をするか伺う

設営

• ゴミ箱の設置（段ボール置き場にあるでかいビニールを設置する）
• プロジェクターの設置
• 音楽の再生
• お手拭き（アルコール消毒）の設置
• 受付台の設置
• 女子トイレのPWの紙を用意
• 氷とアイスペールの用意
• 缶をクーラーボックスに入れる
• 焼酎/ワインを開ける
• カウンターのディスプレイを外す
• 椅子の設置
• 荷物置きを用意する
• マイクの動作確認
• お菓子を用意
• クーラーの調整
• エレベーターホールに入口案内を張る
• 扉を常時オープンにする
• 居酒屋一覧を印刷して置く
• 喫煙所が20時で閉まることを案内する

終了後

• ドタキャン分の名札を分けておく
• 帰りに自動ドアが閉まってることを案内する
• 名札を回収する。一人で帰らせない
• アンケートを促す
• 22時で一旦締める