はじめに
こんにちは、業務に配属されて一か月目の吉原です。
私の所属開発チームでは、自己の成長の促進、組織の活発化の一環として記事投稿を積極的に行っています。これは私の配属後の記念すべき最初の投稿になります！そんな私が何を書こうか迷ったのですが、新人の教育カリキュラムの一環で行ったアウトプット勉強会で学んだ報連相の技術についてまとめてそれを実際の業務での出来事と混ぜて書いてみたいと思います。
アウトプット勉強会とは
そもそもアウトプット勉強会とは、1日15分程度毎日本を読み、その内容から学んだことを毎日2年目の先輩にアウトプットするという活動です。読んだだけで終わらず、アウトプットまでをすることで確実に学んだ内容を抑えていくことができます。私自身本を読むことは、あまり得意な方でなく、あまり読んで来なかったのですが、この活動を通してプライベートでも本を読むようになりました。本を読むことで学べる事って技術以外にもたくさんあって面白いですね。学びという観点でエッセイとかも読んでみると様々な人の考え方などが多くあってそれらを学ぶことができます。
報連相の3つの視点・3つのステップ
「報告・連絡・相談」これらは、適切に使い分けることが社会人として無くてはならない技術です。そこでしっかりと使い分けて質の高い報連相を行うために学んだことを紹介したいと思います。
質の高い報連相を行うにあたって3つの視点、3つのステップを意識することが重要です。また、これらは報連相をするとき、されるときどちらの立場でも有効な内容です。それぞれを以下に示します。
- 3つの視点
- 相手：相手の性格、相手の状況
- 目的：なんのための報告か
- 自己：都合の悪い情報を隠していないか
- 情報の共有化の3つの深度
- 事実情報の共有化（深度1）：やることが分かる
- 意味(目的)の共有化（深度2）：やることの目的がわかる
- 考え方の波長の共有化（深度3）：やることの目的がわかり、さらにやる気も沸く
- 3つの「きき方」
- 聞く：耳できく
- 訊く：口できく
- 聴く：耳と目と心できく（積極的傾聴）
簡単にまとめると報連相を行う際は、3つの視点で考え、事実情報の共有だけでとどまることなく、考え方の波長まで共有化し、耳と目と心で聞くことができるようになれば、質の高い報連相ができるようになります。
実際の業務での学び
私は、業務でテストを担当して報告の重要さを痛感しました。私は、日々の業務終わりに進捗を報告しているのですが、その時以下のような文で報告をしてしまったことがあります。
テストケース126項目中29項目完了しました。予定終了日は2日後の午前です。
私は、一日で進んだ項目（事実）と先輩に2日後の午前くらいには、終わらせてほしいと言われていただけの予定を書いてしまっていました。この報告では、予定通りに進んでいるのかどうか、本当にいつごろまでに終わるのかを先輩に伝えることはできず、他の作業との兼ね合い等も考えている先輩を心配させてしまいます。先輩はかなり時間的に余裕のないスケジュールで動いておられました。そのため、予定通りなのかどうかは、いち早く確実に伝えなければいけない状況でした。
ここで自分に足りていなかったのは、相手の状況を考える視点となんのための報告なのかという目的を考える視点です。この出来事以降これらの視点の意識を行うように改善し、しっかりとした報告ができるようになりました。
他にテスト実施での報連相との関連で意識したこと学んだことを以下にまとめておきます。
- テストの不具合・不明点があった際は、テスト指示者にとってすぐに知りたい情報のため、すぐに報連相すること
- テスト手順等の説明の際になぜその手順で行うのかと目的まで細かく説明してくれたことで、やる目的、意義までを理解して、テストに取り組めたこと
- テスト結果が期待値通りの結果にならなかった際に、そのテストケースの目的を考えてプログラムの不具合なのか、仕様のミスなのかの自分の意見をもって報連相できたこと
おわりに
報連相は、この先一生必要になってくる技術です。そのため、今回このように記事にした時間はとても有意義なものだと実感しています。今後ももっともっと質の高い報連相を行えるように意識して高めていきたいと思います。
参考書籍
「報・連・相の技術がみるみる上達する！」（糸藤正子）