社内ワークショップ開催手順メモ

はじめに

初めて社内でワークショップを開催しました。
またやることになった場合に手順を思い出せるように時間軸でやったことをまとめておきます。

• やったこと
• 気づいたこと
• 失敗したこと

メモしておきます。

開催に向けて

テーマを決める

何のワークショップを開催するかを決めないと始まりません。テーマの候補が２つあり、社内SNSでアンケートをとってテーマを決めました。

やること

• 目的／ゴールをシンプルに決める
• 参加者に何を持ち帰ってほしいか決める
• 決めたことを書き出しておく

気づいたこと
社内の状況や社員の関心ごとを知らなすぎる。
内容決めを２択アンケートでしたけど調査方法の工夫がもっといる。
今会社の状況として持ち帰ってもらいたいものは何か知らない。
内容は、今世間でトレンドだからと社内に合うかどうかは微妙。
セミナーの形式も考えておくとプログラムの組み立てのイメージがしやすい。

参考：ワークショップデザインシート（上部）　
参考：効果的なセミナー企画について考える②　～講義形式かワークショップ形式か

開催日を決める

今回開催日を決めきれずダラダラしてしまったのですが、早くすっぱり決めてしまった方が良かったです。お尻が決まってしまえば、あとはスケージュールを組んでモチベーションもそこまで保たせつつ、そこへ向かって走るって感じになります

やること

• 開催日を決めてカレンダーに入れる

失敗したこと

• 開催日を決めずにダラダラした

気づいたこと
開催日は早めに決めておくと締まって良い。
一ヶ月程度準備期間があれば余裕がある。
踏ん切りがつかず、なかなか決めたがらない・やりたがらない。けど、やりたい気持ちが葛藤する。

###開催場所を予約する

この時忘れないようにしないといけないのが場所の確保。今回、人数集まらないと踏んでいたので、部屋を抑えておらず焦りました　逆に確保できた部屋の大きさで参加人数上限が決まります。後々人数が集まらなくて広い場所が不要だったら、キャンセルすればいいので。
初めから少人数で開催すると決めている場合は場所の確保は不要かもしれませんが、宣伝にそのことを書きましょう。

やること

• 場所を確保する

失敗したこと

• 場所を予約しなかった

気づいたこと
参加人数は予想できない。
会議室はけっこう埋まっている。
必要とわかっているリソースの準備は早めが良い。

##全体の流れをユーザー視点で可視化
日時が決まれば内容の詳細化をしていきます。
このフェーズは必要ではないのですが、ここで作業がどっと増えてパニックになりそうだったので、一度参加者側の流れをシーンごとに分けて書き出してみました。想像ですが、こんな感じで・・・

やること

• 参加者ジャーニーマップ作成

気づいたこと
ジャーニーマップは使い回しできそう。
流れが把握できて良かった。
ジャーニーマップはシーンごとにタッチポイントを中心にやることを整理できる。

#開催まで３週間
開催まで３週間〜２週間までの間にやることです。

##スケジュールの線引き
まずはスケジュールの線引き。いつまでに何をするのか書き出しました。開催日は決まっているので開催までに決めないといけないポイントは３つ。

やること

• 宣伝と申し込み期間決める
• 参加締め切り日時決める
• 参加者への詳細通知日時決める
• スケジュールをカレンダーに登録する

##タスクの洗い出し
参加希望者／参加者の全体の流れを見ながら、開催側の作業を洗い出しました。

やること

• やらないといけないことを書き出す

ちなみに今回は、こんな感じでした。

洗い出した作業

申し込みの準備

宣伝の準備

プログラムを組み立てる

資料作成する

詳細お知らせの準備

アンケートの準備

###申し込み方法
参加者人数を管理したかったので申し込み制にしました。どうやって申し込んでもらうのか決めました。

やること

• 方法を決める（今回はGoogleフォーム）
• 名前を入力して送信ボタンを押せば、申し込み完了するGoogleフォームを作成する
• 申し込み完了した人には詳細を後日伝えることを表示する

失敗したこと

• フォームに誤字があった

気づいたこと
社内開催だと、人数と参加者名を把握したいだけ。
名前を入力してもらうフォームを作るだけなので楽。無駄な情報搾取はマイナスイメージ。
簡単ですが誤字があり恥ずかしい思いをしたので、レビューはしっかりするべし。

###宣伝の準備
宣伝の仕方を選びます。SNS、社内サイト、掲示板・・・など。
宣伝に必要な内容を書き出します。

今回の宣伝内容

対象の人物像

日時

場所

参加条件

申し込み方法

人数制限がある場合は人数とそれ以上になった場合の対応方法など記載が必要

やること

• 宣伝方法を決める
• 宣伝に必要な項目を書き出す

失敗したこと

• 参加条件、必要スキルを書き忘れた。
• どんな人向けかもっと宣伝するべきだった。

気づいたこと
今回SNSで宣伝をしたところ、コメント機能で質問をしてもらえました。
SNSの手軽さは質問受付にも良いのかも。
対象となる人の範囲をもっと伝えるべきだった。

#開催まで２週間
開催まで２週間〜３日前までの間にやることです。

##宣伝をする
宣伝の公開期間は２週間前から３日前までにしました。
３日前になったら、申し込みは終わりましたに変更します。

やること

• 申し込み受付開始する
• 宣伝を公開する

気づいたこと
宣伝から開催までの期間が空くと申し込み時の興味や情熱が冷めてしまうので、適当だったのかもしれない。

##プログラムの組み立て
###プログラムの詳細化
目的を踏まえて、組み立てます。全体流れと時間配分等をざっくり決めていきます。

気づいたこと
ワークショップを挟む場合、多めに時間を取った方が良さそう。
ワークショップでは落とし穴というか、気づきへの仕組みが大切そう。

参考：ワークショップデザインシート（簡易版）

###資料・スライド作成
プログラムに合わせて必要ん資料を作成しました。
１スライド、１内容。不要なことは書かない。グラッフィックで表示したい場合もなるべくシンプルに。
遠くから見やすいように背景と文字のコントラストをつける。中央揃え、右揃え、左揃えなどページ内に軸を通す。

やること

• プログラムの詳細作成
• 資料作成

気づいたこと
スライドの縦横比は会場のプロジェクターに合わせた方が良い。
スライドの見え方は投影するまでわからない。

#開催日３日前
##宣伝を更新する
申し込み完了したことを伝える内容に更新します。申し込み方法も締め切り（Googleフォームを無効に）ました。
やること

• 宣伝にも申し込みを締め切ったことを更新する
• 申し込み方法も締め切りにする

##詳細お知らせメール
参加者へ詳細をお知らせします。

やること

• 詳細メール配信する

気づいたこと
キャンセルはこのタイミングで入り出す。
申し込みしたらカレンダーの招待するようにすればよかった。そうすればカレンダーに詳細をあげられた。

##アンケート
ワークショップを開催したあとにアンケートを取りたかったので作成しました。開催後GoogleフォームでアンケートのURLを配布して入力してもらう方法をとりました。

やったこと

• 開催後のアンケートを作成する

気づいた点
アンケートの目的を明確にして内容を検討するのが大事。アンケートじゃない方法も考えたい。
戻った後で入力して提出でも問題なく、意外とみんな書いてくれる。
終わった会場で紙に書いてもらう方法が一番確実に書いてもらえるかもしれない。
選択回答は理由を聞きたい。
アンケート回答で気になった人に個別に話を聞くチャンスがありいろんな気づきをいただけた。

##必要なものの準備
買わないといけないもの、会場に用意しておかないといけないものの用意を。
参加者に持参をお願いしたものは忘れる人も多いと思うので用意しておくといいです。実際に何人かに貸し出しました。

やったこと

• おやつ飲み物の用意をする
• 道具の予備を用意をする

##シミュレーション
通しで確認します。誰かに見てもらえればなお良し。

やったこと

• 全体を通して確認する

#開催日１日前
##会場の確認
社内の会議室を使用する場合、大体の設備はわかっているので当日に確認しました。機材など用意がある場合は前日から。

#開催日
始まる１時間〜３０分前には会場に行き、セッティングします。イスとテーブルの配置やプロジェクター、資料の配布、お菓子と飲み物の配布。

やったこと

• 部屋、設備の用意をする
• 開催する
• アンケートの入力をお願いする
• あと片付け

失敗したこと

• 参加キャンセルした人にもアンケートを送ってしまった
• ドタキャンした人は名前の確認が難しい
• アンケートを終了後に送ったので慌てた

気づいた点
ワークショップで失敗したと感じた人の方が気づきが多そう。
社内の顔見知りがいても黙々と作業をすることが多い。
自分の考えをより公平に共有する仕掛けがあってもいいかもしれない。
テーブルの並びや席順はもっと検討がいる。
先生と生徒みたいな立ち位置はいまいちな感じがした。
アンケートはだいたいが真面目に書いてくれる。

#開催後
何より自分の振り返りにもなるので、レポートをまとめたり。

#あとがき
一通り書き出すとこんな感じかな。
気づいたことってもっとあった気がするのに忘れてますね・・・
また開催した時に書き足したり手順をブラッシュアップしていきたいなぁ。