Power AutomateでSharePoint列の値を更新するアクションの仕様について

この記事はOffice 365 Advent Calendar 2019に参加しています。
今日のOffice 365 Advent Calendarが空いてたので備忘も兼ねて書きます。

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この記事ではSharePoint列の値を更新するアクションの仕様について、私が経験した範囲内で書いていきます。
(2019年12月5日現在)

記事内で出てくるSharePointの列の種類については、以下のMicrosoft Docsをご確認ください。
リストおよびライブラリの列の種類とオプション

#SharePoint列の値を更新するアクション
Power AutomateにはSharePoint列の値を更新するアクションが幾つかあります。

よく使うアクションはこの辺りですね。
ファイルのプロパティの更新

項目の更新

Power Automateでこれらのアクションを使うと以下のような画面が立ち上がので、ここでSharePoint側をどう更新したいか設定していきます。

今回のお話は、この画面の仕様について書いていきます。

##ボックスが空欄なら値は上書きされない
列のボックスが空欄であれば列の値は上書きされません。
以前の値が残ります。

このフローを実行したBefore/Afterは以下の通り。
列「2Column」には元の値が残ったままです。
###Before

###After

##必須列のボックスには必ず入力が必要
SharePointで列を作る際に**「この列に情報が含まれている必要があります」をONにしていると**、入力必須の列として扱われます。

この必須列のボックスは空欄に出来ません。
空欄だとエラーが出て、作成したフローが保存出来なくなります。

前述の「何も割り当てなければ上書きしない」と矛盾する仕様なので注意してください。

##必須列なのに*マークがつかない事がある
通常であれば必須列に*マークがつきます。

しかし、SharePointの列の種類によっては必須列でも*マークが表示されません。

###起こる条件
私が経験した限りでは2パターンあります。

####1.複数選択を許可
以下の列の種類で**「複数選択を許可」をONにしている場合に発生します。**

#####問題が起こる列の種類

1. 選択肢
2. ユーザーまたはグループ

####2.特殊な種類の列
以下の列の種類では必ず発生します。
#####問題が起こる列の種類

1. 参照
2. 管理されたメタデータ

##列の値をクリアするにはnullを使う
列の値をクリアするにはnullをボックスに入力します。
入力は列のボックスをクリックした後、右側に出てくるメニューから式を選び、nullと入力してOKを押すだけです。

##必須列をnullでクリアできる
nullはエンドユーザーが必須列の値を手軽にクリアできる唯一の手段です。

例えばこのようなリストがあります。
列「必須列テスト」は必須列です。

このリストに対し、列「必須列テスト」をnullで上書きするフローを実行します。

するとフローが正常に完了し、列「必須列テスト」がクリアされました。

余談ですが、Power AutomateのSharePointアクション「項目の作成」でも同様にnullを使う事で、必須列が空欄のアイテムを作成できます。

#まとめ

• ボックスに何も割り当てなければ上書きしない
  • 一々全部のボックスを入力する必要はありません。
• 必須列には必ず入力する
  • 面倒でも現在はこれがルールです。
• 必須マークは完璧ではない
  • *マークが表示されない列が必須列かどうか、必ずSharePoint側も確認しましょう。
• nullは非常に便利
  • 現在、エンドユーザーが手軽に必須列をクリアできる手段はこれだけです。

私もIgnite The TourTokyo行きたいなー…(´・ω・｀)