はじめに
エンジニアとして働き始めて気付いたのは、「文書力の大事さ」です。
体感ですが、業務時間のうち1/3〜半分は文章を書いているように感じます！
各種ドキュメント作成、議事録、業務連絡など、文書力が問われるシーンは多くあります。
そこで本記事では、私が個人的に気をつけている「伝わりやすい文章を書くコツ 3選」をお伝えします。
参考にしていただけると嬉しいです！
結論
以下の3つに気をつけると、伝わりやすい文章が書けます！
伝わりやすい文章を書くコツ
- 結論を先に書く
- 一文を短くする
- 5W1Hを意識する
ここからは、各項目について詳しくお伝えしていきます。
コツ 1. 結論を先に書く
文章は必ず「結論を先に書く」ことを意識します。
まずは悪い例を見てみましょう。
【悪い例】
伝わりやすい文章とはどんな文章か、を考える上で重要なのは、読み手の存在です。
文章を書く以上、誰かに読まれることを前提に考える必要があります。
読み手が最も集中して読むのは、文章の先頭部分です。
常に結論から書くことを意識しましょう。
最後まで読まないと、何を伝えたいかがわからない文章となっています。
そこで、以下のように書き直すとどうでしょう。
【良い例】
常に結論から書くことを意識しましょう。
なぜなら、読み手が最も集中して読むのは文章の先頭部分だからです。
伝わりやすい文章を書くために重要なのは、読み手の存在です。
文章を書く以上、誰かに読まれることを前提に考える必要があります。
結論を先に書くよう修正しました！
だいぶ内容が伝わりやすくなったと思います。
コツ 2. 一文を短くする
続いては「一文を短くする」ことを意識します。
具体的には以下のようなイメージです。
【悪い例】
一文の長さというのは文章を書くうえでとても重要な構成要素であり、注意したいポイントであると同時に、つい配慮を忘れてしまいがちになる点なので、文章を書き終えたあとは必ず見直すようにして、短くできる文章がないかを確認するようにしましょう。
長すぎて何を伝えたいかがわかりにくい文章です。
そこで、以下のように書き直します。
【良い例】
一文の長さというのは、文章を書くうえでとても重要な構成要素です。
一文はできるだけ短くしましょう。
一文の長さというのは、つい配慮を忘れてしまいがちです。
文章を書き終えたら、短くできる文がないかを見直しましょう。
いかがでしょう？
読み手にとっては、一文が短いと情報を整理しながら読めるようになります。
情報を整理できるということは、より内容を理解できるということです。
つまり、一文を短くすることで、より伝わる文章になります！
コツ 3. 5W1Hを意識する
コツの3つ目は5W1Hを意識するです。
5W1Hを意識しないと、以下のような情報量の足りない文章ができてしまいます。
【悪い例】
新入社員研修で「5W1H」を習ったと言われたのですが、知りませんでした。
資料をいただけますでしょうか？
もしこのような文章でSlackのメンションが飛んで来たら、あなたはどうしますか？
返信したくても、どう答えていいか分からないのではないでしょうか。
「何の資料が欲しいのですか？」などと質問し直すことになりそうですね。
そこで、以下のように書き直します。
【良い例】
先月の新入社員研修の資料をいただけますでしょうか？
その研修で「5W1H」について講義を受けた、と後輩のAさんに教えてもらいました。
私も「5W1H」について知りたいので、資料をいただきたいです。
情報量が増えて、何をしたいかが明確になりました！
このように、「5W1H」を意識すると文章が伝わりやすくなります。
おまけ 会話編
ここまでは伝わりやすい文章にフォーカスしてきました。
ここから少しだけ、会話についても考えてみましょう！
実はここまでお伝えしてきたコツは、そのまま会話についても当てはまります。
会話の受け答えにおいても、以下に気をつけることで格段に内容が伝わりやすくなります。
伝わりやすい受け答えをするコツ
- 結論を先に伝える
- 一文を短くする
- 5W1Hを意識する
例えば上司から、以下のように質問された場合を想定します。
上司:
< A案とB案、どっちが良いと思う？
【悪い例】
部下:
> A案も良いとは思うんですが、少しリスクが大きいような気がしますね。
今までに前例がないので、KPIも設定しづらいです。
開発工数の見積りも難しいので、納期が大丈夫かな〜という懸念もあります。
こういう返答、してしまっていませんか？
（私は多分してます……）
以下のように返答できると良さそうですね。
【良い例】
部下: > B案が良いと思います。
前に同様の案件をリリースした実績があり、その経験を活かせそうだからです。
A案は開発工数が読めず、納期に間に合うのかな、と不安を感じています。
あとは、一文を短くするという意識も大切だと感じています。
気づくとダラダラと続けて話していること、ありませんか？
（私はあります！）
こんな感じです。
上司: < Cプロジェクトの進捗どう？
【悪い例】
部下:
> おおむね目標どおりに進んでいる、と思っていて、
ただ思ったよりもテストが複雑になりそうな気がする、とDさんから
意見があったので、そこを考慮に入れてスケジュールを調整したいんで、
今からテストの工数を多めに見積もっておきたいなーとは考えています。
「思っていて」とか「〜で、」は、便利なのでつい多用してしまうんですよね。
ダラダラ話すと要点がぼやけてしまい、内容が伝わりにくくなってしまいます。
できるだけ一文は短くしましょう！
短く区切った方が、上司側も質問を挟みやすくなり、円滑なコミュニケーションができそうです。
以下のように改善してみました。
上司: < Cプロジェクトの進捗どう？
【良い例】
部下: > おおむねスケジュールどおりです。
ただ、思ったよりもテストが複雑になりそうという声が上がっています。
そこで、テスト工数を多めにとり、スケジュールを調整したいと考えています。
こんなふうにビシッと受け答えができるとかっこいいですよね。
おわりに
本記事では、私が個人的に気をつけている「伝わりやすい文章を書くコツ 3選」をお伝えしました。
どうせ文章を書くなら、伝わりやすい文章でスムーズなコミュニケーションを目指しましょう！
私もまだまだ実践できていない部分が多いので、気をつけていきます！
少しでも参考になれば幸いです。