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課題管理システム(ITS)とは?

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はじめに

最初のバグトラッキングシステムの登場から既に四半世紀が経過しましたが
ソフトウェア関連職の人と話していて「ITSってなに?美味しいの?」
という反応が返って来る事が今でも珍しくありません。

一方で、職場にITSを導入したいけど、周りが理解してくれなくて
困っている人も多いのではないでしょうか。

ここではそういう方々の助けになるよう、ITSがどんな味なのか、
なぜ美味しいかをまとめて行こうと思います。

なお、美味しくなるかは、プロジェクトに関わるメンバー全員が
ITSを正しく使えるかどうかにかかっています。
お箸も正しい使い方をしなければ、食事がうまく味わえませんよね。

ITSとは

課題管理システム(ITS, Issue Tracking System)とは、簡単に言ってしまえば
todo付箋を電子化し、Webブラウザから電子掲示板ライクに扱えるようにした物です。

イメージ
ExampleOfITS.png

この電子化されたtodo付箋は「チケット」と呼び、内容や誰がいつコメントしたか等が
データベースに保存され、課題の進捗を管理したり、あとから見直したりできます。

ITSの図.png

ITSは有料のもの、無料のもの、様々な種類があります。
比較表が英語版wikipediaがあるので参照して見て下さい。
https://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_issue-tracking_systems
良く使われているのはRedmine, Trac, Jiraあたりでしょうか。

こう書いていると使っているのはWEBベンチャーだけと思うかも知れませんが、
近年は腰の重い日本のメーカーの間にも普及が進んでいます。
Todoを紙の付箋で管理していた企業も多く、それを電子化するだけなら
比較的スムーズに導入できるのです。

何が美味しいのか

他の記事と重複するかもしれませんが、個人的に特にメリットを享受した点を述べていきます。

議論に途中から割って入ることができる

口頭、電話、メールで検討を行う場合、特定の数人の中での
閉じた議論になり易く、そもそもの前提条件が間違っていても
気づけない事があります。

議論をITS上で行えば、上司や他チームが横から割って入って
早い段階で軌道修正できます。

経験上、これはかなり大きなメリットです。
もし前提条件の間違いを指摘されるのが実装まで終わった後なら、
また一から作り直しという事になりかねません。

もちろん、ITSを使えば絶対に防げる訳ではありません。
ただし、キーワードによるチケットの検索などがあるため、
間違いを指摘してもらえるチャンスが増えます。

伝言ゲームにならない

上と似た話ですが、身内だけで議論していた件が他の人も
巻き込む必要が出てきたケースです。

口頭や電話だとどうしても伝言ゲーム化し、話の経緯などが
上手く伝わらないことがあります。

ITSを使えば、相手にチケットを渡すだけで済みます。

転入者の戦力化がスムーズになる

ITS上のチケットは完了したら消滅する訳ではなく、
完了状態のチケットとして残り、後から見ることができます。

そのため、中途採用者や他部門から来た者が
ここから過去の経緯や事例などについて知ることができ
非常に速く戦力化できます。

また、チーム内だけで通じる一種の方言ができてしまう事がありますが、
ITSに残る過去のチケットが理解の助けになることがあります。

ホウレンソウが簡単になる

今現在の進捗がITSを見るだけで一目瞭然になるなので、
状況をいちいちメールにまとめて報告する必要がなくなります。
何かに躓いている人を他の人が手助けするのも簡単になります。

またマネージャからしても、リアルタイムで進捗を見られるため、
遅れや問題が発生したときに早く気づけます。

もっと言えば、誰がどれだけ貢献しているかが把握しやすくなり、
個人のパフォーマンスの測定に使えます。

運用のコツ

個人的な経験ですが、以下は心がけた方がうまく運用できると思います。

どの部分をITS上に切り替えるか

まず、メールは情報共有のためITS上のコメントで代替した方が良いです。
課題管理を付箋やExcelファイルで行っていたなら、それもITSでやりましょう。

しかし、口頭での相談はITS化するべきではありません。
問題を抱え込まずに報告しやすい雰囲気は他愛もない会話から
生まれることが多いと一般的に言われています。

ただし、議論の結果はITS上にコメントとして残しましょう。
宇宙世紀最強の量産MSについての結論とかなら書かなくて良いですが。

ITS上でのコメントの粒度

「そんな事いちいちコメントするな」は禁句だと思います。
これを言われた結果、途中経過の報告を一切しなくなる人がいます。

例えば「○○APIの使い方、これもうわかんねぇな」といったコメントは
一番報告してほしい事項ですし、もしAPIの仕様が本当に変で
それを元にAPIの使用を変えるなら将来にわたって残したい情報です。
こういった進捗情報が報告され無くなる位なら、多少ノイズが乗る方が
遥かにマシではないでしょうか。

報告のフォーマルさで並べると、以下のような感じが好ましいと感じています。
メール > チャット・電話 > ITS上のコメント > 独り言

できるだけたくさんの部署を巻き込む

ITSは巻き込む人が多ければ多いほど情報共有の効果が増して
コミュニケーションコストを低下させます。

セキュリティの観点からITS上に入れてはいけない人を除けば、
できるだけ増やした方が良いでしょう。

最後に

長々と書いてきましたが、いずれもITSを使わないと絶対に出来ない事ではありません。
メールや共有フォルダ上のExcelファイルでも工夫を凝らせば同じ事はできます。
ITSが使われるのは、現代人が狼煙や伝書鳩、飛脚を使わずメールを使うのと同じ理由なのです。

ITSについてさらに知りたいという方は、この辺りも見ておいた方が良さそうです。
http://slides.redmine.jp/
http://qiita.com/yuuta/items/865bff8d9d303fe3aa48
http://qiita.com/y_hokkey/items/3267f7f9b1ced05e0cc0

なお、投稿者はITSについて特別詳しいわけではないので、
ところどころ間違っているかも知れません。

何か見つけたらコメントください。

YankeeDeltaBravo225
組み込み系ドナキチPです。
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