自己紹介(2019-09-26時点)
はじめましての方ははじめまして。
私はUmi_largeです。
いろいろ縁があって、現在はとある学校法人の共用施設で技術員をしています。
私の所属する共用施設は、人によっては共通機器室と呼ぶような、化学分析や生物・医学系実験や物理測定などのための研究機器を大部屋や建物の中に集めて、利用者登録の契約を結んでいるユーザーに有償での機器利用や受託解析(DNAシーケンシングやサンプル調製など)のサービスを提供する機関です。
私の仕事は機関のほとんどの研究機器についてのメンテナンスやユーザー管理やその他利用講習などの技術的支援です。
なぜ受託のサービスを電子化するか
今年度は5月にめでたく新元号「令和」が始まり、またとないシステム改革のチャンスの年が来ています。
私の機関でも、昨年まではユーザーの機器利用や受託サービスを提供した際のサービス利用料の請求根拠としてカーボン複写紙(感圧紙)に書かせた「紙(物理)」の利用記録を用いていました。
受託解析のサービスの場合は、さらに解析の依頼票を事前に提出してもらっていたのですが、これも手書きでサービスの内容とサンプル名や利用者の情報を†すべて手書き†で書いてもらっていたので、サンプル数が多い時などは持参USBメモリー経由もしくはメール経由でリストを直接送付などユーザーにも手間のかかるステップがふんだんに盛り込まれていました。
しかしながら、法人のルールでこうした紙媒体記録は数年間保管することになっており、毎年50 cm近くの棚がこれで埋まっていく上、利用記録はMicrosoft Accessに手打ちでレコードを写して請求管理のマスタを作成していたため、請求にかける時間的コストが膨大でカーボン複写紙に読めない文字を書く人などでデータ入力のミスが発生しやすい環境でした。
この問題を解決するためには、ユーザーがサービスを要求する段階からサービスを実行して利用記録を作成し請求処理に進むまでのシステムを電子化し、マニュアル作業を極力しなくて済むようにシステムを作り直す必要がありました。
システムの電子化にあたってあらかじめ決めた要件・仕様
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ユーザーがサービスをリクエストする方法を電子化する
(ここはGoogle Formで解決する) -
リクエスト内容はクラウド上データベースに保存してExcelみたいなユーザーインターフェースで確認できる(職場の他の人たちが扱い方を覚えられる限界)
(ここはGoogle SpreadSheetで解決する) -
サービスの進度状況を先のインターフェースで入力してもらい管理させる
(Google SpreadSheetのデータのうち特定の列を進度管理用に編集可能にしておく) -
サービスの結果生じたなんらかの産物を手渡しする必要があった場合に、引き渡し用のID(今回はQRコード)の提示・交換を産物の引き渡し条件とし、引き渡しと同時に引き渡ししたレコードを先のデータベースに入力させる(引き渡しがない場合はサービス終了時に似たようなレコードを入力させ利用記録とする)
(Google Apps Scriptのスクリプトを作ってなるべく自動化する)
なぜGoogleのサービスで完結させようとしているのか
これはとても単純な理由で、私のいる法人がG Suiteを契約していて容量などの利用制限をそこまで心配しなくてもよいからです。
そうでなくとも、Google Accountを持っている人は世界的にもかなり多く利用者向けの案内が整備されているために、まずニッチもサッチもいかなくて調べる能力がなくて使えないという人はかなり稀(多分。。。)だと思うからです。
今回作成するシステムはG Suiteの契約がなくても利用可能なもので構成されているので、他の法人の同様な共用施設に対しては非常に汎用的なものになると思います。つまりは無料で可能で、同人的なシステムです。
今後の予定
先に挙げた要件一題ずつについて、新たな記事を追加していきます。追加次第、こちらのページにリンクをつけて更新していきます。