おしらせ　

システムのせいで忙しすぎるあなたへ

経緯・課題・目的

LLMの登場により、世界はよりカオスになり、あらゆる業務でVUCAなタスク・ナレッジが暴流の如く流れ込む🌏世界となりました。
そんな世界で生きるには、 自発的にやりたい！ と思えるような「タスクの高速な仕分け」と「ナレッジの蓄積」できるようにする必要があります。
以下のサービススタックで構成しました。

前提としてVUCAな世界から生まれるPJすべては、不測の事態の塊＝クライシスの塊であります。世間でいう「PJマネージメント」＝「クライシスマネージメント」と再定義でき、それには「迅速に最小労力で最大のタスク量を適切な優先順位で消化する(最大利益を得る)」ことが要求されます。(80：20の法則の転用)

VUCACITEはこの前提に立っており、「最小管理コスト」を実現するため、「入力情報量を最小化し、情報の濃さ・精度を最大化」ことを目的に構成しました。(個人的に繁文縟礼は反対です。)

このお方もクライシスマネジメントの重要性を説いておられました。

クライシスマネジメントの重要性

そのためには「タスクの高速な仕分け」と「ナレッジの蓄積」はスムーズにできるようにする必要があるのです。

デバイス

推奨デバイス

筆者は、以下のAndroidスマホ＋ノートPC＋B5方眼紙を常備しています。iOSスマホが良かったと後悔。

iOS系スマホ(中古5万円台で十分。音声認識はiOSが最強。Androidはあまりお勧めしません)
- Apple iPhone 12 min
  Androidがいい人はこちらおすすめです。
- Xiaomi Redmi Note 12 Pro 5G
ノートPC(Windows入りの軽いもの、現行より1世代前で十分)
- パナソニック Windows10 Pro Let`s note
B5方眼紙+リヒトラブ　バインダークリップファイル（スケッチ用)
- リヒトラブクリップファイル
- オキナ方眼紙プロジェクトペーパー B5 5mm方眼 50枚 5冊

電車のお供に

XREAL Nreal Air眼鏡
- Xiaomi Redmi Note 12 Pro+ Plus
  　TeamViewerで、接続スマートフォンからRDP接続した状態でミラーリングすると、ホストのPCの画面を眼鏡で遠隔地から見ることができます。
  ※Nebula対応のAndroidスマホでないと使えません。屋内推奨です。屋外では日光強すぎ＆周りが見えないため。

サービス

機能	サービス
PJタスク管制	JIRA Software
アイディア整理	Xmind
書類作成	M365 Excel SmartArtで立体図を使うと、物理的な質感へタスク・文章・登場人物・エンティティを表現できます。例：本記事の先頭の図。
ナレッジ蓄積	M365 OneNoteまたはNotion
ファイル蓄積	SharePoint(Teamsとセット)
フロー図・PERT図(アローダイアグラム図)・PDPC(プロセス決定計画図)作成	diagrams.netまたはVisio。全員がVisioを使える環境ならVisioに統一しよう。
BIダッシュボード作成	Power BI Power BI のツールとワークフローを説明する
投稿	Qiita　書き方

JIRA Software

カンバンボードで、温度感ごとに列を以下のように切り、優先度をHighestとそれ以外 に選択することで、表示が上に上るか、その他に勝手に分類表示されるため、それを以下のように活用します。
また、画像のように、エピックを親タスクにすることで、Twitterのタグのように機能し、エピック内のタスクへ絞り込み管理することも可能。

Xmind

ツリーマトリックスがおすすめです。
　雑多なことをひたすらセルへ入れていけばよいです。
バケット名を入れるのは先でも後でもどちらでもよいです。

KJ法でバケット名を決定
セル内でツリーへブレークダウン

Excelシート

1.引継ぎ資料Pkg
新しい業務に慣れたタイミングで書き始めると、自他共に後で楽になります。

引継ぎ資料Pkg.xlsx


概要
    <文化・利害関係・経緯・課題・目的>

資料一覧
    項目	フォルダ	名前	備考	
    作業形態	運用・保守・改修・構築	ー	ー		
    経緯					
    全体図	仕様書				
    業務フロー	仕様書				
    マニュアル類	研修資料				
    契約内容	R4契約書				
    直近の話の流れ	定例会資料				
    コミュニケーション	Teamsチャネル				
    ファイル共有場所	外部				
    	Teams				
    客先環境	ポータル				
    	アクセス権限				
    納品物	基本設計書(R5)				
    	詳細設計書(R5)				
    	運用設計書(R5)				
    テスト周り(R3)	テストシナリオ				
    	エビデンス				
    運用周り	課題一覧				
    マニュアル類	マニュアル				
    	手順書				
    	研修テキスト				
    内部向け資料	～処理フロー				
    	リリース手順書				
    	権限設定シート				
    最新物件	プログラム				
動作環境			
    環境	サーバー	リソース名	ドメイン/接続文字列	ID	PW
    　本番環境	APサーバー				
    	DBサーバー				
       検証環境	APサーバー				
    	DBサーバー				
    　開発環境	APサーバー				
    	DBサーバー

2.要求要件定義書

要求要件定義書 .xlsx

システム概要															
ステークホルダー					運用保守者(暫定)									

哲学・思想・理想・要求				熱量	システム名	通知発報先								
														

課題					目的									

経緯・文化														

※非機能要件の未定義します。機能要件は、テストシナリオ兼チェックリストへ記載します。															
◆要求要件定義															
	系統No	枝番No	要件id	系統	要求カテゴリ	要求	経緯	要件	既存/要望の真の場所	"実装後
更新タイミング"	"実装後
実行者/出力者(人/システム)"	チェック対象	チェック者	チェック日	シート/項番
	1	1	1-1	構成系	実行										
	1	2	1-2	構成系	"入力データ配置場所(どこ)
入力データの列(なに)"										
	1	3	1-3	構成系	Eyeデータ										
	1	4	1-4	構成系	"出力データ配置場所(どこ)
出力データの列(なに)"										
	1	5	1-5	構成系	モード切替機能										
	3	1-1	3-1-1	通知系	イベントトリガー・分類(いつ・なに)										
	4	2	4-2	バックアップ系	前日データ保存元先(だれからだれ)

3.課題管理表/依頼質問票

課題管理表.xlsx

	課題管理表						
		起票日	カテゴリ	経緯	述語	問い合わせ内容	from	To	更新日	進捗	対応/回答者	ご回答・対応内容	完了日

4.構成定義書_兼_運用保守手順書
- 構成定義書

構成定義.xlsx(客先納品や大規模開発の時に使用）

	シート：構成定義						
		リソース構成定義(サーバー/サービス/フレームワーク)					
			構成要素	名称	備考			
					
		プログラム配置構成						
			名前	オブジェクト名	ファイル名	ファイルプレフィックス	既存/新規	実行タイミング
		
		データ配置構成						
			名前	オブジェクト名	ファイル名	ファイルプレフィックス	既存/新規	備考

 　シート：サービス構成図
　 シート：運用定義書・運用手順書

web開発orERP開発では、以下のシートは必須。

10.詳細設計画面定義書
11.詳細設計データ定義書
12.詳細設計状態遷移図
13.DB本体もしくはテーブル定義書
5.運用保守手順書

運用保守手順書.xlsx

	運用手順(実行結果確認)
	
    保守手順(各パラメータのメンテナンス方法・緊急時対応)

6.テスト観点兼結果報告書.xlsx

テスト観点兼結果報告書.xlsx

テスト観点兼結果報告書
	確認項目	ファイル	シート/章	目的	手順	判定基準	結果	チェック日	備考

7.データフロー図(詳細割愛)
8.外部向けマニュアル(詳細割愛)

ヒアリングメモ.txt（上記定義書へ書ききれないローカルな情報の記録用。）

改良しました。スマホからアクセス可能なら、音声入力に頼ると、肩こり予防になります。

ヒアリングフォーマット

# **【V:】【Pj:】**

◆戦略草案・流動タスク・長期タスク
• 要求:(must)
	• 要件：
		○ ｄ
		○ ｄ
• 要求:(should)
	• 要件：
		○ ｄ
		○ ｄ
• 要求:(保留)
	• 要件：
		§ ｄ
		§ ｄ

◆質問・意見・観点・半流動タスク
○ 要求:(must)
	§ 要件：
		§ ｄ
		§ ｄ
○ 要求:(should)
	§ 要件：
		§ ｄ
		§ ｄ
○ 要求:(保留)
	○ 要件：
		○ ｄ
		○ ｄ
• ◆教訓・定性的知識
	• 経緯・原因：
	• 要求:(must)
		§ 要件：
			§ ｄ
			§ ｄ
	• 経緯・原因：
	• 要求:(should)
		§ 要件：
			§ ｄ
			§ ｄ
	• 要求:(保留)
		○ 要件：
			§ ｄ
			§ ｄ
◆リソース
	• D
		○ ｄ
◆組織
	• D
		○ ｄ

チートシート

以下の1.2.をまずあなたの頭にインストールしてください。

1.CAPDkAサイクル

ウィトゲンシュタイン

 答えが言い表し得ないなら、問いを言い表し得ない。問いが言い表し得るのならば、答えも言い表し得よう。

何も聞かずに勝手に物ゴトを始めてしまう という経験はありますか？
これは、PDCAのPlan から始めてしまうことに起因します。
何かを聞く、すなわちCheckから始めればよいため、トップダウンのやれ。が化石となった今日では、CAPDの順が適切です。そして最後にkA(ナレッジ蓄積)を追加すれば、次のCのとき何を聞くの何がkAに蓄積された言語や図として取り出せるため、CAPDkAと改良しました。
参考サイト
　　　　PDCAはもう古い？最新のOODAループとは？PDR,CAPD,DCAPサイクルとは？
「報告」と「連絡」の違いは？使い方やタイミングなども解説！

2.課題処理フレームおよび質問観点チートシート

上記のイメージを持ちつつ、下記の表の観点でVUCAな事実(物ゴト)を観察し、言語化そして問題提起をし、JIRAへタスクや課題を、OneNoteへナレッジを、課題解決のポンチ絵を紙やExcelへアウトプットしていきます。
特に太字のなぜの観点を初手で聞き逃した場合、スタートのPJの進行ベクトルに大きなずれが確実に生じ、契約の見積も含めすべてが確実に瓦解するので、先手必勝でラフにお客さんや関係者様に聞いてみてください。（仲良くなれます。）

5w2h質問観点	プロマネ用語	アウトプットドキュメント凡例
いつまで	工期・納期	プロ計・マスタスケジュール・WBS
どこまで	スコープ	契約書類・仕様書（顧客側からの
どこで	環境	基本仕様書・サービス構成図・概要図
誰が	体制・分掌	業務体制図・PJ体制図
何を	目的（要求)	(要求)要件定義書・基本仕様書
いくら	価格	見積もり
なぜ	経緯(文化・価値観・現状)	仕様書の現状・経緯
どのように	要件・判定基準・方針・思い・結論・解決策・運用	運用手順書・保守手順書
どのくらい	品質・価値	課題管理表(QA管理表)・テスト観点兼結果チェックリスト・エビデンス

3.ChatGPT
面倒で複雑な要求や質問に対するアンサーやプログラムを自分で考えるのはいったんやめましょう。
思いっきりChatGPTに丸投げ してみましょう。
GPTは人ではないので、脳内会議を複数役職かつ多人数で開催させることが可能です。
さらに、その会議結果を基にGPTの脳内開発者にコーディングを依頼することができます。
ただし、まだGPT-4でも初心者PGと同程度の品質なので、丁寧にあいまい性を省かなければ、的外れなアンサーしか出てきません。
ChatGPTとペアプロ・デバッグ・レビュー合戦をしながら、自分自身の要求定義書力・質問力・要求品質を根気よく鍛えていきましょう。

最後に

VUCACITEは、「最小管理コスト」を実現するため、「入力情報量を最小化し、情報の濃さ・精度を最大化」ことを目的に構成しました。

緊急事態のときに、六法全書のように分厚いドキュメントを胃をキリキリさせながら読みたいと思う人は居ないのです。

おまけ

システム開発(中規模まで)の課題形成から構築までの段取りを私がnoteで記事にまとめましたので、読んで頂けるとうれしいです。

システム発注者(ベンダー側)が要求依頼する前に用意すべきもの。受注者(メーカー側)も意識すべきこと。