ミーティングを円滑に進行するコツ

Posted at 2024-06-29

ミーティングの違いを識別する。その種類ごとにゴールが異なることを意識しよう。

種類ごとに目的、性質、やるべきことが異なる。
それらに応じて、会議に招集する人を選んだり、目的を意識して自分のアクションを最適化しましょう。

種類	目的	性質	必要なアクション
連絡会議	情報共有、質疑応答	参加者全員が同じメッセージを受け取る。議論なし。	×
進捗会議	進捗報告。対応策なども共有する。	×	報告に必要な分野と担当者を決定する。担当者に事前に依頼事項を渡し、担当者に準備をしてもらう
チームミーティング	完了タスク、これからのタスク、抱えている問題をチームに共有する	頻度は週1~毎朝。個人からチームメイトに共有する。	×
問題解決ミーティング	問題の明確化、実行可能な打ち手の検討、打ち手の選択、計画の確認、リスク見極め	必要な限りの時間を費やす。	的外れの議論を避けるために議題の準備をする。

最初の2分で会議の目的を明確に話すのがよいです。これにより、参加者の会議に集中するモチベーションがアップします。
例：「二度と品質の失敗を起こさないチャンスです。会議終了までに今後の方針を決めましょう」
トータルの議題の数と各議題の時間を話します。理由は後述するように、全体の中の進捗を参加者に意識してもらうためです。

全体の議題の内、どこまでが終わったかと、残り時間/残りの議題を繰り返し伝えましょう。
各議題を話し合う前に主なポイントを伝えましょう。というのも、これが論点の前提となるからです。例：これから、「オフショア開発を行う」という施策を行うかどうかについて議論します。メリットはA、デメリットはBです...。
論点への回答の選択肢や課題に対するありうる施策を示しましょう。それにより、議論が収束しやすくなります。
クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを目的に応じて使い分けましょう。
- 例えば、Xについてどう思いますか?というオープンクエスチョンは良くない場合があります。というのも、それだと既に分かっていることを好き勝手に言い出し、議論が収束しづらくなるからです。一方、議論を発散させたい場合はオープンクエスチョンが良いでしょう。

MTGの開始時に、本筋から外れないことに合意を得る

本筋から外れていると判定する基準：

細かすぎる時：
一人か二人でMTG以外の場で対応することを提案しましょう。
「大切な話題ですね、ただここでは話す時間がないようです。AとBでチームを組み、他の場で対応してはいかがでしょうか？」

既出の議題を蒸し返す時：

脱線する時：

保留を提案する。
「重要で検討の余地がある問題です。ただ、今は時間がないので保留してもいいですか。メモをとるので、会議の最後にnext actionを再確認します。」
ホワイトボードで、後で話すこととして書き残す

下の画像をご参照ください。
帽子の色は意見の視点が対応しています。
参加者に、いずれかの帽子をかぶって物事を検討するように依頼します。特に、会議の様子を見て、欠けている視点を把握します。そして、欠けている視点を補えるように参加者に帽子を割り当てましょう。例えば、会議の参加者が楽観的になりすぎている場合は、黒の帽子をかぶってもらう。議論にまとまりがない場合、白か青の帽子を誰かにかぶってもらう。議論に創造性が欠けている場合は、緑の帽子をかぶってもらう。

発言してもらいましょう。その人が持つアイデアや情報をチームが使えるようにすることが大切です。

Linkedin Learning 生産的なミーティングをするコツ
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