はじめに
既に、Power Apps を利用して働き方を共有しているという方もいると思います。
働き方の共有といっても、どういった情報をどの範囲で共有するかは様々だと思いますが、今回は、実際に私が所属する会社で利用されているアプリ、Power Apps でアプリ化することによるメリットを紹介します。
出社状況、予定可視化アプリ
これまでこのブログで何度も画面は見せてきたと思いますが、以下のようなアプリです。
以下のようにソフトのような形式で同僚の働き方を確認することができます。
また、出社した当日に、アプリを利用している中で出社している人を簡単に確認することも出来ます。
こちらをベースに、出社する人が多い日に出社日を合わせたり、出社した当日に、出社している人を確認して、せっかくだから直接声かけに行ったり、ランチに誘ったりすることで、対面でのコミュニケーションを促進することが出来ます。
Power Apps でアプリ化するメリット
これだけ見ると、例えば、 Excel で働き方を共有している人からすると、「別に Excel でもいいんじゃない？」と思うかも知れません。
そういった方含め、Power Apps でアプリ化するメリットを紹介します。
チーム外のメンバーとの働き方共有が可能
働き方を同じチームの人にだけ共有するのであれば、Excel を Teams のチャネルのタブに追加して共有するのでもいいかも知れません。
しかし、仕事をする上でコラボレーションする相手、出社の予定を共有したい、対面で会いたい相手は同じチームの人のみではないと思います。
例えば、部署をベースとしたチーム以外にも、担当のお客様ベースでの横軸でのチーム、特定の目的で集まった社内の V チーム、同期、など、出来れば、様々な方と出社の予定を共有したい、対面で会いたいと思う人も多いと思います。
実際、私が所属する会社でもそのような方が沢山おり、対面でのコミュニケーションを促進する目的で、このアプリを利用して、主に出社の予定、出社状況を様々な同僚と共有しています。(特に、コロナ禍になって対面で会う機会が減った人はもちろん、リモート入社、部署異動し、まだ同僚と顔を合わせたことがない人もいるため、そのような需要が高いです)
そして、このアプリでは、アプリ利用者が自由にグループ (ビュー) を作成できるため、アプリを利用している様々な人と働き方を共有することが出来ます。
また、以下は、自分の働き方を登録、編集する画面ですが、必要であれば、Outlook にも予定を登録することが出来ます。Outlook にも働き方を入れている人からすると、2 重登録が不要になります。また、働き方のみが空き時間として登録されるため、その他の予定の調整には影響しません。
データ連携しやすい
当たり前かもしれませんが、アプリ化しているため、データ連携がしやすいです。
以下は、出社率を確認することを目的に Power BI でレポート化してみた例です。
このアプリに限らず、こんな感じで、溜まったデータを活用しやすくなります。
その他
その他思いつくこととしては、まず、Power Apps キャンバスアプリのため、アプリの見た目については自由に変更可能です。
また、Excel の場合、月をまたぐごとにシートを新規に作成したり、日付と曜日の組み合わせを調整したり、何かしらメンテナンスが必要と思いますが、そういったことは不要です。
もちろん、アプリの利用者はあくまで自分の働き方を共有するだけのため、誰かが誤って他の人の予定を変更したり、数式を変更しておかしくなったりするような心配もないです。
最後に、データを入力してもらうためには、以下の記事で触れているように、アクセスしやすい場所に配置する、導線を増やすことも必要です。この観点でも、Excel ファイルより、Power Apps でアプリ化した方が良いと思います。
例えば、弊社の場合、Teams のチャネルのタブに追加したり、Teams の左メニューにアプリを追加してすぐにアクセスできるようにしています (個人的に、よく使う Power Apps アプリは Teams の左メニューにピン止めして使っています)。
まとめ
Power Apps で働き方を共有するアプリについて紹介いたしました。もちろん、冒頭で述べた通り、どういった情報をどの範囲で共有するかは様々だと思いますが、組織の目的に合わせて、このような Power Apps でアプリを作成し、働き方を共有してみるのも良いかと思います。