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Salesforceの手動共有を確認しよう

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こんにちは。

Salesforceではレコードを「誰に見せるor見せない」設定がいくつかございます。
今回はその中でLightning環境の「手動共有」のボタンの表示について見ていきましょう。

前提 手動共有ってなに?

手動共有とはページレイアウト上に「共有」ボタンを配置することにより、ユーザが特定のレコードを誰に見せるか。を設定できる共有方法です。
なお、SalesforceのClassic環境では昔からあった設定ですが、Lightning環境で導入されたのは意外と最近(Spring '21 リリース)です。

手動共有ができるオブジェクトは限られていて、取引先、商談、ケース、取引先責任者、リード、カスタムオブジェクトでのみ設定可能です。
手動共有1.png

※参考ヘルプ
手動共有を使用したレコードの共有
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=release-notes.rn_forcecom_manual_sharing_lex.htm&type=5&release=230

前提 手動共有の設定方法

まずは使用しているページレイアウトに「共有」を設定します

Lightning環境の場合
・Salesforce モバイルおよび Lightning Experience のアクション
に「共有」を設定します
共有テスト1.png

もしもシステム管理者の場合、上記のようにページレイアウトに「共有」が設定されていれば、ページから「共有」を確認することが可能です。
共有ボタン2.png

もしもシステム管理者ではない場合、ページレイレイアウトに「共有」が設定されていてもページから「共有」を確認できない場合があります。

それは、対象オブジェクトのレコードまたは関連レコードの共有モデルが「非公開」または「公開/参照のみ」ではない場合です。
一例をあげれば、共有設定で
取引先および契約が「公開/参照・更新可能」な場合、(商談も「公開/参照・更新可能」な場合)
取引先のレコードまたは関連レコードの共有モデルが「非公開」または「公開/参照のみ」ではないのでシステム管理者以外のユーザは取引先で「共有」ボタンを確認することはできません。
その場合、例えば取引先を「非公開」に設定すればシステム管理者以外のユーザにも「共有」ボタンが確認できます。

共有設定について確認2.png

もしもシステム管理者以外のユーザで「共有」ボタンが確認できない場合は、共有設定の確認をおこないましょう

※参考ヘルプ
Salesforce Classic でレコードの [共有] ボタンが表示されないのはなぜですか?
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.faq_general_why_cant_i_see_the_sharing.htm&type=5

(上記ヘルプについて、ヘルプのタイトルが「Salesforce Classicで~」と記載ありますが、Lightning環境でも見る価値のあるヘルプ差と思います。)

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