ToDoとは、今後の活動をするための予定です。
たとえば、
・商談を受注したら必ずそのあと書類を送る
など、やらなきゃいけない業務ってありますよね。
そのやらないといけない業務の予定を立てれるのがToDoです。
ToDoの見え方として、下記画像のように活動の履歴として一覧に表示されます
このようにやること一覧がだらっと表で表示されるのは分かりやすいですね
さて、このTodoですが実はワークフロールールで自動で作成することが可能です。
例えば
「商談が受注したら必ず〇日以内に書類を送る」という業務があったとしましょう
そのさい、ワークフロールールを作成し
・商談受注した瞬間、ToDo自動作成
が可能です。
ToDo作成アクションは以下の場所から作成可能です
このToDo作成後、ワークフロールールの「既存アクションの選択」からToDoを選択します。
このように設定すれば、一度作成した新規ToDoを複数のワークフロールールで使いまわすことが可能です。
最後にワークフロールールの新規ToDoの注意点について説明します。
ToDo割当先設定の注意点
注意点１
ToDoで割り当て可能なユーザはToDo割り当て可能な権限があるユーザのみです。
つまり、Chatterユーザなど権限が少ないユーザは割り当てユーザの設定ができないのでご注意ください
注意点2
割当先に設定できるユーザは基本１ユーザです。
しかし「ロール」を選択すればそのロールに属するユーザ（つまりロールに所属する複数ユーザ）の設定が可能です。
とはいえ、下記のヘルプ記載のように複数のユーザを割当先に設定することは好ましくない設定のようです
＞ワークフロー ToDo の割り当て先がロールであり、1 人または複数のユーザがそのロールに属している場合、レコード所有者が、当人のロールに関係なく ToDo の割り当て先になります。複数のユーザが属するロールに ToDo を割り当てないことをお勧めします。ToDo を 1 人のユーザのロールに割り当てると、ワークフロールールを変更せずに、そのロールのユーザを簡単に変更できます。ワークフロー ToDo の割り当て先がロールであり、そのロールが空である場合、レコード所有者が、当人のロールに関係なく ToDo の割り当て先になります。
参考ヘルプ：
ToDoアクション
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.customize_wftasks.htm&type=5