こんにちは。本橋孝昭です
今回はSalesforceの拡張差し込み印刷について設定方法をお伝えします
このSalesforce拡張印刷を設定すれば、Wordで帳票をあらかじめ作成しておいてSalesforceにWordをアップロードしておければ、Salesforceで選択したレコードを元にWordで出力される。という機能です
なお、Salesforceの機能の１つとして「標準差し込み印刷」がありましたが、こちらは廃止される機能なので注意が必要です
参考ヘルプ：Connect for Office および標準差し込み印刷の廃止
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=release-notes.rn_sales_cfo.htm&release=218&type=5
今回は「標準差し込み」の説明ではなく「拡張差し込み印刷」について解説します
ステップ１ 拡張差し込み印刷の有効化
拡張差し込み印刷を使用するには「有効化」しましょう
※参考ヘルプ
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=000386701&type=1
[拡張差し込み印刷] の有効化方法
- [設定] をクリックします。
- [カスタマイズ] | [ユーザインターフェース] を選択します。
- [詳細] セクションで [拡張差し込み印刷を有効化] を選択します。
- [保存] をクリックします。
ステップ2 Wordで帳票を作成しよう
Wordで今回Saelsforceのデータを出力させたいフォーマットを作成します
なお、サンプルのテンプレートはこちらのヘルプからダウンロード可能です
拡張差し込み印刷の差し込み印刷テンプレートのサンプルのダウンロード
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.modifying_mail_merge_templates.htm&type=5
今回はこちらのテンプレートを使います
ステップ3 ファイルをSaelsforceにアップロードしよう
「差し込み印刷テンプレート」からステップ２で作成したWordをアップロードします
ステップ4 Clkassic環境で「一括差し込み印刷」をクリックしよう
※「拡張差し込み印刷」はLighntinng環境では使えません
以下の手順に従い「完了」をクリック
※なお最後の「ドキュメント」ではさきほどアップロードしたファイルの名を選択してください
ステップ5 メールを確認
件名は「Salesforce 差し込み印刷リクエストが完了しました。」 でWordが添付されていれば完了です
このように添付されたWordにはSaelsforceデータが記録されていることが分かります
おまけ
今回Wordでテンプレート作成をする際、
«ACCOUNT_NAME»
のような記載になりますね
これをどのように設定するか分かりやすく書いているHelpをご紹介
差し込み印刷のレコード項目名を検索する URL
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=000386295&type=1
このヘルプ内でいう
https://<組織のドメイン>.salesforce.com/servlet/servlet.SForceMailMerge?id=<レコード ID>
とは例として以下環境であり、取引先責任者 0035h00001E77BU
のレコードの項目が知りたい場合のURLは
きちんとしたURLが設定されればこのような画面になるので拡張差し込み印刷のテンプレートのWordを作成するのが便利になりますね
