こんにちは
本橋孝昭です
今回はSalesforce承認プロセスについて分かりやすく解説しました
今回の内容は動画でも解説しています
そもそも承認プロセスってなんだ？
承認プロセスとはSalesforceから特定のレコード情報を承認申請してマネージャーや上長から承認してもらうための機能です
一般的な会社では
・○○億円以上の案件の場合、営業は案件内容を一度上長に確認してもらい、
問題なければ承認される
・名刺作成依頼など○○依頼を総務部にして、総務部から承認を得る
・○○をする際は、部長と社長の承認が必要
のような承認される動きがあると思います
このような承認の際に、今までは稟議書などの書類を回して社内でハンコリレーをしていたのかもしれないです。
これが承認プロセスでは
1.稟議書の紙の書類が不要になる→Salesforce上で完結
2.承認の申請の通知が自動で可能→Salesforce上でメールでの通知など設定をすれば申請時に承認者に即連絡が届く
3.承認のハンコが不要になる→Salesforce上で承認、却下の履歴が残る
4.承認、却下の通知が自動で可能→Salesforce上でメールでの通知など設定をすれば承認や却下時に申請者に即連絡が届く
となります
この承認プロセスを使いこなせば、なんだか一気に社内のIT化が加速しそうですね
ぜひこの承認プロセスの設定について見ていきましょう
承認プロセスの設定方法
承認プロセスの設定方法は大きく ６つです
1 開始条件
どの条件でこの承認プロセスを起動するか です
2 申請時のアクション
申請時にどのような設定をするか です
・レコードをロックして申請内容を編集不可にする
・メール通知をして承認者にメールを飛ばす
などはここから設定可能です
3 承認ステップ
ここで承認者が何人必要か を設定します
もしも承認者が
・田中太郎
・鈴木次郎
と二段階が前であれば
・田中太郎の承認ステップ
・鈴木次郎の承認ステップ
と２つの承認ステップが必要です
4 最終承認時のアクション
最終承認時のアクションの設定を行います
・レコードをロック解除して申請内容を編集可能にする
・メール通知をして申請者にメールを飛ばす
などはここから設定可能です
5 最終却下時のアクション
最終却下時のアクションの設定を行います
・メール通知をして申請者にメールを飛ばす
などはここから設定可能です
6 取り消し時のアクション
取り消し時のアクションの設定を行います
・メール通知をして申請者にメールを飛ばす
などはここから設定可能です
よくある質問～ユーザによって承認者を変えたい
よくある質問として
・ユーザによって承認者を変えたい
があります
例えば小さい会社ですと
・（誰が申請しても）承認者は絶対に鈴木次郎社長
と簡単ですが、組織は複雑だと
・田中太郎さんが申請するときは田中さんの上長の佐藤さんが承認者
・山田一郎さんが申請するときは山田さんの上長の山本さんが承認者
というユーザごとに承認者を変えたい場合がありますね
その場合はユーザの項目からマネージャーを設定して承認ステップを「上長」に設定しましょう
そして
割り当て先として使用するユーザ項目 えお
レコード所有者のマネージャ
に設定しましょう
よくある質問～ユーザによっては代理承認者を立てたい
こちらもユーザ項目から代理承認者の設定を行いましょう
よくある質問～承認時、却下時、取り消し時などでどのような設定が可能か？
・Todo
・メールアラート
・項目自動更新
・アウトバウンドメッセージ
の４つが設定可能です
こちらで承認プロセスの説明は終わりです
最後に承認プロセスの「弱点」をご紹介します
承認プロセスの弱点～基本的に手動で「承認申請ボタン」を押さないと承認されない～
最も困った設定としては、承認プロセスそのものは自動で動くことはないです
そのため、ユーザが手動で「承認申請ボタン」を押さないと承認プロセスは動きません
しかしながら、
・○○億円以上の案件の場合、営業は案件内容を一度上長に確認してもらい、
問題なければ承認される
のような業務の流れがある場合は自動で承認プロセスが起動されたいですよね
その場合、自動起動されるフローなどを作成し、特定の条件になった場合に起動させます
フロー作成の方法については別途まとめたのでこちらご確認ください
※Salesforceでフローを作成しよう～特定の値のレコードを自動で承認プロセスを起動させる方法
https://qiita.com/Takaa/items/cf6b7a4079b4dd6e31ee