Salesforce初心者に知ってほしい！Salesforce設定で特に気をつけること3選～

※今回の内容は動画でも解説しています

本橋孝昭です

私は今まで様々なSalesforce環境で設定してきました。
その際に
・ここは特に気をつけてほしい
ということがたくさんありました

今回は
・Salesforce設定で特に気をつけること3選

について説明します
Salesforceをはじめてつかう人（特にシステム管理者の人）に知ってほしいことをまとめました
初心者向けの内容ですので最後までご確認ください

1.Salesforceユーザ削除はできない（一度作成したユーザデータは残り続ける）

最初の内容はこれです
Salesforceにログインするためにはユーザ作成が必要です
しかしながら、一度作成したユーザは削除することは出来ないです
（無効化という設定をすることは可能です）

※参考ヘルプ

ユーザの削除
＞Salesforce では、ユーザを無効化することはできますが、完全に削除することはできません
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.deactivating_users.htm&type=5

なので、Salesforceユーザを誤って作成してしまうと、そのユーザデータがSalesforceにずっと残り続けてしまうことになります

（例えば調査のためSalesforce環境にダミーユーザを作成した場合、ずっとその環境にはダミーユーザがデータとして残り続けます。）

なお、ユーザ作成の方法はTrailhadなどに記載されています
ぜひご確認ください

新規ユーザの追加
https://trailhead.salesforce.com/ja/content/learn/modules/lex_implementation_user_setup_mgmt/lex_implementation_user_setup_mgmt_adding_users

2.レコードは削除させないように権限をしぼる（最悪誤って削除されてもゴミ箱からはやめに復元する）

次の設定はこれです

レコード削除をして一定期間たつとそのデータは復元できなくなります

なので、まずは削除できる権限のユーザを絞り込みましょう
こちらはプロファイルからオブジェクトごとの削除権限を抜くことが可能です

また、もしも万が一レコードを誤って削除した場合も
・削除されたレコードはゴミ箱に一定期間保管されている
という状態のはずなのでゴミ箱から復元することで対応可能です

なお、ゴミ箱の保存期間については通常15日ですがサポートに問い合わせれば30日に延長することも可能なようです

「Extended Recycle Bin Retention (ごみ箱保存期間の延長)」を有効にする

＞この機能は、ごみ箱のデータの保存期間を15 日から 30 日に延長します。
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=000387160&type=1

また、Salesforceシステム管理者はデータのバックアップを定期的に取得することをおすすめします

データのバックアップのベストプラクティスはヘルプで紹介されています

参考
Salesforce データのバックアップのベストプラクティス
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=000386692&type=1

データエクスポートサービス: ユーザインターフェスを使用して、データを手動または定期的にエクスポートします。「Salesforce からバックアップデータをエクスポートする」。
データローダ: API を使用して、データを手動でオンデマンドエクスポートします。「データのエクスポート」。
レポートのエクスポート: レポートを使用して、データを手動でオンデマンドエクスポートします。「レポートのエクスポート」。

3.　カスタム項目作成の際はAPI参照名をきちんとしたものにする

最後に章かいするのはこちらです
カスタム項目作成はSalesforceなら早ければ１分で出来てしまう作業ですね

なので、Salesforceが好きであればあるほど、どんどん項目作成をしたくなってしまうと思います

しかしながら、カスタム項目を作成する前に気をつけてほしいのはAPI参照名です

こちらについて、通常何もしないと「Field1__c」のようなものになってしまうのですが、こちらご注意ください。

このAPI参照名、後からだとなおしにくいので、項目の表示ラベルに合わせて作成することをおすすめします

では、なぜ項目のAPI参照名を「Field1__c」のようなものではなくきちんとしたほうがいいのでしょうか？

例えば「税率」のような項目を作成する際は「TaxRate」などです

もしも商談オブジェクトに
金額（Amount）に税率の計算をしたい場合
数式項目は
Amount * (1 + TaxRate__c)
になりますね
（数式項目で項目を計算式に入れる際は項目の表示ラベルではなく項目のAPI参照名になります）

これは、後から計算の数式を見返せば

「なるほど、これはTaxRateは税率なのでなにやら金額の税率計算をしているものだ」
と直感で分かります

しかしながら、これがもしも「Field1__c」のような場合、
数式項目は
Amount * (1 + Field1__c)
になりますね。

これでは直感的に数式の計算結果が何か分かりにくいし、あとで
「本当に税率項目のAPI参照名はField1__cなのか？」と見返す必要があるかもしれないですね

これはAPI参照名をきちんとしたほうがいい例のほんの一例です

他にもいろいろありますが、とりあえずカスタム項目作成時は、最低でも
「API参照名はちゃんとしたほうがいいんだな」ということは覚えておいてください

（似たような話でカスタムオブジェクト作成時のAPI参照名もきちんと設定したほうがいいですね。とにかくAPI参照名は作成時からきちんと設定しましょう！）

いかがでしょうか
他にも気をつけたほうがいいものがあることを知っている人は、ぜひコメントお待ちしてます！