Salesforceで項目の必須の考え方～入力規則や必須項目について

こんにちは。本橋孝昭です。
Salesforceで「項目を必須にしたい」という考えはよくあります。

その場合、どのような考え方をするか考えましょう

パターン1 必ず項目を必須入力してほしい場合

必須項目の設定は２つあります

1　項目の設定

2 ページレイアウトの設定

まずは項目の設定から確認します。

1　項目の設定

項目の必須項目の設定場所はこちらです

「項目の設定」で「必須項目」にチェックをした場合、項目の必須が可能です。
この「必須項目」にチェックをすれば項目は必須になるので

(レコードタイプなどにかかわらず)このオブジェクトのレコードがすべて必須になります

次にページレイアウトの設定を確認します

2 ページレイアウトの設定

ページレイアウトの項目の必須項目設定場所はこちらです

このページレイアウトの「必須」にすれば

そのページレイアウトの項目は必須となります

では、この「項目の必須設定」と「ページレイアウトの必須設定」は同じ「必須」設定ですが何が違うのでしょうか？

ここで分かりやすく２つの例を紹介します

例１

株式会社MOTOHASHIにはBtoB営業部部門とBtoC営業部門があります。
BtoB営業部門とBtoC営業部門は同じ「商談オブジェクト」を使ってますが営業の流れや入力項目がほとんど異なるので商談オブジェクトでレコードタイプ、ページレイアウトで分けています
さて、株式会社MOTOHASHIの社長は「商談に「商談ランク」というカスタム項目を作成し、すべての営業担当者は今後商談レコード作成時に「商談ランク」を必ず記載してほしい」と考えています。
この場合Salesforceシステム管理者はどのように設定をしましょう。

この場合、注目すべき点は
・レコード作成時に必ずすべてのユーザに特定の項目を必須として入力したい

です。
この場合、必須の設定は「項目の設定」をお勧めします

もう一つ例を挙げます

例2

株式会社MOTOHASHIにはBtoB営業部部門とBtoC営業部門があります。
BtoB営業部門とBtoC営業部門は同じ「商談オブジェクト」を使ってますが営業の流れや入力項目がほとんど異なるので商談オブジェクトでレコードタイプ、ページレイアウトで分けています
さて、株式会社MOTOHASHIの社長は「商談に「商談ランク」というカスタム項目を作成し、BtoB営業担当者は今後商談レコード作成時に「商談ランク」を必ず記載してほしい」と考えています。
（どうやらこの会社では「商談ランク」という考えはBtoB営業部部門にはあるのですがBtoC営業部門には無いようです）
この場合Salesforceシステム管理者はどのように設定をしましょう。

この場合、注目すべき点は
・レコード作成時にBtoB営業担当者のみ特定の項目を必須として入力したい

です。
この場合、必須の設定は「ページレイアウトの設定」をお勧めします

もしも「項目の設定」で設定してしまうと、

BtoB営業部部門とBtoC営業部門全員が商談レコード作成時に「商談ランク」が必須化されてしまい、BtoC営業部門の人は困ってしまいますね

入力規則での必須方法

さて、最後に入力規則についての説明を行います。

入力規則は、特定のレコード条件の場合、特定の項目の入力を促す設定が可能です

先ほどの項目やページレイアウトの必須設定と何が違うのでしょうか。
では、今回も分かりやすく例文を出します。

例３

株式会社MOTOHASHIにはBtoB営業部部門とBtoC営業部門があります。
BtoB営業部門とBtoC営業部門は同じ「商談オブジェクト」を使ってますが営業の流れや入力項目がほとんど異なるので商談オブジェクトでレコードタイプ、ページレイアウトで分けています
さて、株式会社MOTOHASHIの社長は「商談に「商談ランク」というカスタム項目を作成し、すべての営業担当者は今後商談クローズ時に「商談ランク」を必ず記載してほしい（商談作成や商談中は商談ランクが空欄でも問題ない。あくまでクローズ時の商談ランクが知りたいので、商談クローズ時に必ず「商談ランク」に空欄が無いようにしたい）」と考えています。
この場合Salesforceシステム管理者はどのように設定をしましょう。

この場合、注目すべき点は
・商談クローズ時に特定の項目を必須として入力したい
・あくまで入力してほしいのは商談クローズ時、レコード新規作成時などは空欄でも構わない（空欄でも新規作成を許したい）

です。
この場合、項目の設定やページレイアウトの設定で「必須」対応をすることはできません

（必須の設定は「いかなるときも必須にするか」「それとも必須にしないか」しか設定できないのでこのようなクローズ時に必須　という設定はできません）

このように、特定のレコード条件の場合、特定の項目の入力を促す入力規則の設定になります。

なお、今回の例ですが、例３はもちろん、例１と例２も入力規則で対応可能といえば対応可能です。

しかしながら
・入力規則は複雑な数式を作成する必要がある
・必須はクリック１つなので設定が簡単

上記のように入力規則は作成が必須設定よりも大変なこともありますので、もしも必須設定で対応可能な場合はなるべく必須項目で対応することがお勧めです
（もちろんSalesforce環境ごとに最適解は違いますが。）