Go to Qiita Advent Calendar 2024 Top
LoginSignup
2
1

Delete article

Deleted articles cannot be recovered.

Draft of this article would be also deleted.

Are you sure you want to delete this article?

EEICAdvent Calendar 2023Day 16
@SunBridge

GASで会計システムを作ってみた!!

Last updated at Posted at 2023-12-15

この記事は、EEIC Advent Calendar 2023の16日日、12/16の記事として書かれています。

目次

はじめに

こんにちは、EEIC3年のツイ廃、ライルです。
EEICは毎年、5月に本郷キャンパスで開催される「五月祭」において、「近未来体験」という企画を行っています。
（以下は去年のHP）

私は現在、近未来体験2024の会計を担当しています。
そこで、今回は近未来体験の会計システムをGASで作ってみました。

会計システムの概要

近未来体験の会計システムは、以下のような流れで動作します。
会計システム.png
予算使用申請フェーズでは、申請者Aが「これ買いたいよ」という申請を行い、会計担当者はその許可の可否を決定します。
許可した場合はその取引のIDを発行して申請者Aに連絡します。
経費返金フェーズでは、予算使用申請フェーズで発行されたIDを用いて、経費の返金の申請を行います。

予算使用申請フェーズの実装

予算使用申請フォームの作成

まず、予算使用申請フォームを作成します。
フォームの内容は以下の通りです。

  • メールアドレス
  • 新規回答 or 編集回答
  • 予算使用申請者の名前
  • 予算使用申請者のチーム
  • 予算使用予定金額
  • 購入予定品・サービス名
  • 購入予定品・サービスのURL
  • 申請理由

実際に作成したフォームは以下の通りです。
予算申請フォーム.png

この時、フォームが入力されたら、会計担当者にメールが送信されるようGASで設定します。
フォームの設定画面から、スクリプトエディタを開きます。
GASのコードは以下の通りです。

sendMail.gs
EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT = "会計担当者のメールアドレス";

function onFormSubmitted(event) {
  try {
    myFunction(event);
  } catch (_error) {
    try {
      myFunction(event);
    } catch (error) {
      errorNotice();
    }
  }
}

class answerList {
  constructor (emailAddress, isNewAnser, name, team, amount, item, url, reason) {
    this.emailAddress = emailAddress;
    this.isNewAnser = isNewAnser;
    this.name = name;
    this.team = team;
    this.amount = amount;
    this.item = item;
    this.url = url;
    this.reason = reason;
  }
}

function myFunction(event) {
  
  // fetch answer
  const answer = fetchAnswer(event);

  // send email
  sendEmail(answer);
}

function fetchAnswer(event) {
  const emailaddress = event.response.getRespondentEmail();
  const itemResponses = event.response.getItemResponses();
  const isNewAnser = (itemResponses[0].getResponse() == "新規回答") ? 1 : 0;
  const answer = new answerList (
    emailaddress,
    isNewAnser, 
    itemResponses[1].getResponse(), 
    itemResponses[2].getResponse(), 
    itemResponses[3].getResponse(), 
    itemResponses[4].getResponse(), 
    itemResponses[5].getResponse(),
    itemResponses[6].getResponse()
  );
  return answer;
}

function sendEmail(answer) {
  
  if (answer.isNewAnser == 1) {
    // メールの件名
    const subject = "【近未来体験2024】予算使用申請新規回答の連絡";
    // メール本文
    const body = `会計担当へ

予算使用申請がありました。
内容を確認し、申請の受理の可否を考えてください。

下記の内容が申請内容です。
-----
氏名: ${answer.name}
メールアドレス: ${answer.emailAddress}
チーム: ${answer.team}
申請金額: ${answer.amount}
申請品: ${answer.item}
申請品のURL: ${answer.url}
申請理由: ${answer.reason}
-----

ご確認お願い致します。

これは近未来体験2024会計システムからの自動送信です。
本メールに対するお問い合わせは下記メールアドレスまでお願いいたします。
MailTo: ${EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT}`

  // 会計担当にメール送信
  GmailApp.sendEmail(EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT, subject, body);
  } else {
    // メールの件名
    const subject = "【近未来体験2024】予算使用申請編集の連絡";
    // メール本文
    const body = `会計担当へ

予算使用申請の編集がありました。
内容を確認し、申請の受理の可否を考えてください。

下記の内容が再申請内容です。
-----
氏名: ${answer.name}
メールアドレス: ${answer.emailAddress}
チーム: ${answer.team}
申請金額: ${answer.amount}
申請品: ${answer.item}
申請品のURL: ${answer.url}
申請理由: ${answer.reason}
-----

ご確認お願い致します。

これは近未来体験2024会計システムからの自動送信です。
本メールに対するお問い合わせは下記メールアドレスまでお願いいたします。
MailTo: ${EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT}`

  // 会計担当にメール送信
  GmailApp.sendEmail(EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT, subject, body);
  }
}

function errorNotice() {
    const subject = "【近未来体験2024】予算使用申請フォームにおけるエラー連絡";
    // メール本文
    const body = `会計担当へ

予算申請フォームにおいて、回答がなされましたが、エラーが発生しました。
原因究明をお願いいたします。
MailTo: ${EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT}`

  // 会計担当にメール送信
  GmailApp.sendEmail(EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT, subject, body);
}

次に、フォームの設定画面から、トリガーを設定します。
image.png
このままではエラーがでるので、以下の手順でエラーを解消します。
設定を開いて、「「appsscript.json」マニフェスト ファイルをエディタで表示する」のチェックを入れます。
image.png
次に、appsscript.jsonを以下のように書き換えます。

appsscript.json
{
  "timeZone": "Asia/Tokyo",
  "dependencies": {
  },
  "oauthScopes" : [
    "https://www.googleapis.com/auth/forms.currentonly",
    "https://www.googleapis.com/auth/forms",
    "https://www.googleapis.com/auth/gmail.send",
    "https://www.googleapis.com/auth/gmail.compose",
    "https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify",
    "https://mail.google.com/",
    "https://www.googleapis.com/auth/gmail.addons.current.action.compose"
  ],
  "exceptionLogging": "STACKDRIVER",
  "runtimeVersion": "V8"
}

これで、予算使用申請フォームの作成は完了です。
問題無く動作するか、実際にフォームを送信して確認してみるといいでしょう。

予算使用許可フォームの作成

申請内容が妥当だと判断したら、会計担当者は予算使用許可フォームを入力してデータベースに登録します。
そこで、予算使用許可フォームを作成します。
フォームの内容は以下の通りです。

  • 申請者の氏名
  • 申請者のメールアドレス
  • 申請者のチーム
  • 申請金額
  • 申請品・サービス

申請理由や申請品のURLはあくまで申請の認可を決める際に参考にする情報であるため、わざわざデータベースに登録する必要はないでしょう。
image.png
次に、フォームが送信されたら、以下の動作をするようにGASを設定します。

  • フォームの内容をデータベースに登録する
  • データベースで予算オーバーになっていないか確認する
  • 予算オーバーになっていない場合は、取引IDを発行し、申請者にメールで連絡する
  • 予算オーバーになっている場合は、申請者にメールで連絡する

GASのコードは以下の通りです。

sendDatabase.gs
EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT = "会計担当者のメールアドレス";
DATABASE_ID = "スプレッドシートのID";

function onFormSubmitted(event) {
  try {
    myFunction(event);
  } catch (_error) {
    try {
      myFunction(event);
    } catch (error) {
      errorNotice();
    }
  }
}

function myFunction(event) {

  // fetch answer
  const answer = fetchAnswer(event);

  // send database and determin id
  const id = sendDatabase(answer);

  // send email 
  sendEmail(answer, id);
}

class answerList {
  constructor (name, emailAddress, team, amount, item) {
    this.name = name;
    this.emailAddress = emailAddress;
    this.team = team;
    this.amount = amount;
    this.item = item;
  }
}

function fetchAnswer(event) {
  const itemResponses = event.response.getItemResponses();
  const answer = new answerList (
    itemResponses[0].getResponse(),
    itemResponses[1].getResponse(),
    itemResponses[2].getResponse(),
    Number(itemResponses[3].getResponse()),
    itemResponses[4].getResponse(),
  )
  return answer;
}

function sendDatabase(answer) {
  const sht = SpreadsheetApp.openById(DATABASE_ID).getSheetByName(answer.team);
  const lastRow = sht.getLastRow();
  const lastSum = (lastRow == 1) ? 0 : Number(sht.getRange(lastRow, 6).getDisplayValue()) 
  const nowSum = answer.amount+lastSum;
  let id = setTeamId(answer)+lastRow;

  if (checkBudgetOver(nowSum, answer)) id = 'Y';

  sht.getRange(lastRow+1, 1).setValue(id);
  sht.getRange(lastRow+1, 2).setValue(answer.name);
  sht.getRange(lastRow+1, 3).setValue(answer.emailAddress);
  sht.getRange(lastRow+1, 4).setValue(answer.item);
  sht.getRange(lastRow+1, 5).setValue(answer.amount);
  sht.getRange(lastRow+1, 6).setValue(nowSum);

  return id;
}

function setTeamId(answer) {
  let teamId = 'Z'; 
  switch(answer.team) {
    case "teamA":
      teamId = 'A';
      break;
    case "teamB":
      teamId = 'B';
      break;
    case "teamC":
      temaId = 'C';
      break;
    case "teamD":
      temaId = 'D';
      break;
    case "teamE":
      teamId = 'E';
      break;
    case "teamF":
      teamId = 'F';
      break;
    case "teamG":
      teamId = 'G';
      break;
    case "teamH":
      teamId = 'H';
      break;
    default:
      console.log("team may not be existed.")
      break;
  }
  return teamId;
}

function checkBudgetOver(nowSum, answer) {
  let BudgetOver = true;
  switch(answer.team) {
    case "teamA":
      if (nowSum <= 10000) BudgetOver = false;
      break;
    case "teamB":
      if (nowSum <= 20000) BudgetOver = false;
      break;
    case "teamC":
      if (nowSum <= 30000) BudgetOver = false;
      break;
    case "teamD":
      if (nowSum <= 40000) BudgetOver = false;
      break;
    case "teamE":
      if (nowSum <= 50000) BudgetOver = false;
      break;
    case "teamF":
      if (nowSum <= 60000) BudgetOver = false;
      break;
    case "teamG":
      if (lastSum <= 70000) BudgetOver = false;
      break;
    case "teamH":
      if (lastSum <= 80000) BudgetOver = false;
      break;
    default:
      console.log("team may not be existed.")
      break;
  }
  return BudgetOver;
}

function sendEmail(answer, id) {
  if (id == 'Y') {
    // メールの件名
    const subject = "【近未来体験2024】予算使用申請の却下";
    // メール本文
    const body = `${answer.name}様
    
以下の内容の予算申請が却下されました。
理由は予算オーバーです。

下記の内容が却下された申請内容です。
-----
氏名: ${answer.name}
チーム: ${answer.team}
申請金額: ${answer.amount}
申請品: ${answer.item}
-----

ご確認お願い致します。

MailTo: ${EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT}`

  GmailApp.sendEmail(answer.emailAddress, subject, body);  

  } else {
    // メールの件名
    const subject = "【近未来体験2024】予算使用申請の承認";
    // メール本文
    const body = `${answer.name}様

以下の内容の予算申請が受理されました。
商品の購入、サービスの使用をして構いません。
領収書が無いと返金できないため、領収書は失くさずに保管してください。
また、取引終了後は経費申請フォームの回答を忘れずに行ってください。

なお、今回の予算使用IDは「${id}」です。
経費申請フォームで使用するため、忘れないようにしてください。


下記の内容が受理された申請内容です。
-----
氏名: ${answer.name}
チーム: ${answer.team}
申請金額: ${answer.amount}
申請品: ${answer.item}
-----

ご確認お願い致します。

これは近未来体験2024会計システムからの自動送信です。
本メールに対するお問い合わせは下記メールアドレスまでお願いいたします。
MailTo: ${EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT}`

  GmailApp.sendEmail(answer.emailAddress, subject, body);   
  }
}

function errorNotice() {
    const subject = "【近未来体験2024】予算使用許可フォームにおけるエラー連絡";
    // メール本文
    const body = `会計担当へ

予算使用許可フォームにおいて、回答がなされましたが、エラーが発生しました。
原因究明をお願いいたします。
MailTo: ${EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT}`
  // 会計担当にメール送信
  GmailApp.sendEmail(EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT, subject, body);
}

スプレッドシートのIDは、後述のデータベースの作成で作成したスプレッドシートのIDを入力してください。
checkBudgetOver関数は、予算オーバーになっていないか確認する関数です。
各チームの予算をここに記入していきましょう。
IDの発行は「チーム名+発行番号」で行います。（例えば、teamAの場合はA1,A2,A3...となります。）
トリガーの設定は予算使用申請フォームと同様に行います。
これで、予算使用許可フォームの作成は完了です。

データベースの作成

次にデータベースという名のスプレッドシートを作成します。
スプレッドシートはチームごとにシートを分けて以下のように作ってあげるといいでしょう。
image.png
これで、予算使用申請フェーズの実装は完了です。
予算使用許可フォームを送信して、データベースにちゃんと登録されているか、メールが申請者に送信されているか確認してみましょう。

経費返金フェーズの実装

お買い物が終わったら、申請者は経費返金フォームを送信します。
フォームの内容は以下の通りです。

  • メールアドレス
  • 氏名
  • チーム
  • 予算使用ID
  • 使用金額
  • 領収書の画像

image.png
次に、フォームが送信されたら、以下の動作をするようにGASを設定します。

  • 実際に掛かった金額をデータベースに登録する
  • 現在までに使用した金額を計算する
  • 会計担当にメールで連絡する

本来はここで、使用した金額が予算を超えていないか確認する必要がありますが、今回は省略します。
（予算超えても何とかなるように予算を設定したので。）
GASのコードは以下の通りです。

sendDatabase.gs
EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT = "会計担当者のメールアドレス";
DATABASE_ID = "スプレッドシートのID";

function onFormSubmitted(event) {
  try {
    myFunction(event);
  } catch (_error) {
    try {
      myFunction(event);
    } catch (error) {
      errorNotice();
    }
  }
}

function myFunction(event) {
  // fetch answer
  const answer = fetchAnswer(event);

  // send Database
  sendDatabase(answer);

  // send Email
  sendEmail();
}

class answerList {
  constructor (name, team, id, amount) {
    this.name = name;
    this.team = team;
    this.id = id;
    this.amount = amount;
  }
}

function fetchAnswer(event) {
  const itemResponses = event.response.getItemResponses();
  const amount = (Number(itemResponses[3].getResponse()) > 0) ? Number(itemResponses[3].getResponse()) : 0 ;
  const answer = new answerList (
    itemResponses[0].getResponse(),
    itemResponses[1].getResponse(),
    itemResponses[2].getResponse(),
    amount,
  )
  return answer;
}

function sendDatabase(answer) {
  const sht = SpreadsheetApp.openById(DATABASE_ID).getSheetByName(answer.team);
  let idNumber = parseInt((answer.id).replace(/[^0-9]/g, ""));
  const lastRow = sht.getLastRow();

  sht.getRange(idNumber+1, 7).setValue(answer.amount);

  let sum = 0;
  for (let i=2; i <= lastRow; i++) {
    sum = sum + Number(sht.getRange(i, 7).getDisplayValue()) 
    sht.getRange(i, 8).setValue(sum);
  }
}

function errorNotice() {
    const subject = "【近未来体験2024】経費申請フォームにおけるエラー連絡";
    // メール本文
    const body = `会計担当へ

経費申請フォームにおいて、回答がなされましたが、エラーが発生しました。
原因究明をお願いいたします。
MailTo: ${EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT}`
  // 会計担当にメール送信
  GmailApp.sendEmail(EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT, subject, body);
}

function sendEmail() {
    const subject = "【近未来体験2024】経費申請フォームの提出";
    // メール本文
    const body = `会計担当へ

経費申請フォームにおいて、回答がなされました。
対応をお願いいたします。
MailTo: ${EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT}`
  // 会計担当にメール送信
  GmailApp.sendEmail(EMAIL_ADDRESS_OF_ACCOUNTANT, subject, body);
}

トリガーの設定は予算使用申請フォームと同様に行います。
これで、経費返金フォームの作成は完了です。
実際にフォームを送信して、データベースにちゃんと登録されているか確認してみましょう。

最後に

いかがでしたか？
今回は、GASを用いて会計システムを作成してみました。
GASは、JavaScriptを用いて簡単にWebアプリケーションを作成できるので、ぜひ使ってみてください。
また、今年も近未来体験は五月祭で開催されます。
実際に電子工作を体験したり、プログラミング教室に参加したり、私達EEIC生の作ったVRゲームを遊んだり、EEICの研究内容に触れてみたり……、様々な体験ができます。
ぜひ、遊びに来てくださいね。

余談

今回初めてJavaScriptを触ったのですが、1000+0=10000となり驚きましたね。
動的型付けは私には向いていないようです。

2
1
0

Register as a new user and use Qiita more conveniently

  1. You get articles that match your needs
  2. You can efficiently read back useful information
  3. You can use dark theme
What you can do with signing up
Sign upLogin
2
1

Delete article

Deleted articles cannot be recovered.

Draft of this article would be also deleted.

Are you sure you want to delete this article?