始めに
株式会社ココロファン - エンジニアリング事業部所属の Sassy です。
最近はエンジニア育成と受託事業の事業開発をメインでやっており、検討や調査などしています。
弊社では受託事業は別にSES事業も行っております。
先月は社内で管理している従業員のスキルシート管理方法の改善を行いました。
弊社ではGoogleWorkspaceを契約しており、GoogleDriveを活用して様々な資料を管理しています。
そこで、従業員のスキルシートを当初はバックオフィス、営業関係者しか見れない場所に配置されていたのですが、ある従業員から「自分の現在のスキルシートを確認したい」というような形で相談を受けました。
この時、私も以前から自分のスキルシートを営業とエンジニア間でスムーズにやり取りしたいと感じていたため、スキルシートの管理について見直そうと思いました。
そこで私がどのように考え、解決したかをまとめたいと思います。
ある程度の企業様であれば、別の手法で効率よく管理されているかと思います。
しかし、弊社のようにまだまだ管理の体制が未熟だったり、管理方法に迷っていたりする管理者様に対して何かの参考になれば幸いです。
当初のスキルシート管理方法についての課題
まず現状弊社で起きていた事象を整理してみます。（自分の体験も含めます）
- 従業員のスキルシートが会社や営業サイドで管理されており、従業員が参照することができなかった。
- 従業員が更新したい場合には手元にあるスキルシートを更新して営業に送付するか、営業に連絡を取ってスキルシートの原本をもらってから更新をかけて営業に送付していた。
次に、これらの事象から発生する課題を整理します。
- 従業員が自分のスキルシートにアクセスすることができない。
- 従業員が気軽にスキルシートを更新することができない。（上記と多少類似していますが…）
- 従業員が持っているスキルシートが最新なのか、営業が持っているスキルシートが最新なのかわからない。
- 従業員と営業間のファイルの受け渡しがめんどくさい。
ゴール設定
いくつか課題が挙がりましたが、課題を解決するために達成したいことを大きくまとめると以下になるかと思います。
- 最新のスキルシートが参照できるようにする（エンジニア、営業双方）
- 営業はエンジニア全員に、エンジニアは自分自身のスキルシートへアクセスできるようにしたい。
検討した内容
共有ドライブを作成し、ドライブの権限を管理者や営業のみに設定します。
こうすることで 各従業員のフォルダが配置されているドライブへは【管理者や営業のみ】しかアクセスできないようにしています。
更に、その中に従業員毎にフォルダを作成し、フォルダの共有設定で対象の従業員を追加します。
こうすることで従業員のは設定された個人のフォルダにしかアクセスできないようになります。
しかし、これでは従業員からしたらスキルシートが管理された共有ドライブへはどのようにアクセスすればよいか疑問が湧くかもしれません。
問題ありません。各従業員のGoogleドライブ上の「共有アイテム」から個人フォルダへの項目が追加されていますのでそちらからアクセスすることが可能です。
文字だけではイメージが付きにくいかと思いますので図を載せます。
このようにすることで営業は取引先への従業員のスキルシート送付時にエンジニアからのメールを待たなくてよくなりますし、エンジニアも自身のスキルシートを気軽に更新かけることができます。
またメールでの送付は誤送信により、関係ない人に送られてしまうリスクがあるので、この仕組みを使うことでメールやチャット等でURLを共有するだけで良くなります。
そして、関係ない人に送られてしまった場合でもアクセス権無いためアクセスできず中を見られてしまうリスクも無くなります。
実際に変更してみて
実際に使用してみてのエンジニアの意見まではうかがえてないですが、前よりかは良い管理になったかなと感じています。
GoogleDriveで管理することでエンジニアや営業双方でスキルシートを管理する必要が無くなりますし、Googleアカウントを持っていれば端末が変わってもログインすることで参照することができるので色々な負担は削減できたのではないかと考えています。
ただエンジニアと営業双方で扱うため、運用方針はしっかり策定しました。
まだしっかり運用が回っているかなどの心配はありますが、今後このやり方で進めていけるように不都合あればルールの見直し、徹底に力を入れていきたいと思います。
最後に
株式会社ココロファンでは受託や自社プロダクトの開発も行なっており、やってよかったこと、やってわかったこと、便利なノウハウを皆さんに共有できるように、これからも積極的に技術記事をアップしていきたいと思います。