はじめに
こんにちは、スパイラル株式会社のインターン制です！
今回は、「システムマニュアルの重要性」について紹介していきます。
最近、生活でマニュアルに触れることが多いので、この記事を書こうと思いました。
システムマニュアルって何？
マニュアルとは、あることがらの手順や方法をまとめた手引書を意味します。
その一つであるシステムマニュアルとは、システムを使用する際の手順やルールについてまとめたものです。
システムマニュアルの主な役割
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知識の共有
システムの基本的な内容を理解することで、作業の停滞やミスを未然に防ぐことができます。 -
効率的な運用
操作手順が分かれば、作業効率が上がり、トラブルが発生した際にも迅速に対応できます。 -
新人研修や業務の引継ぎ
新しくシステムを利用する社員にも、マニュアルがあれば簡単に教えることができます。
どんな人にとってマニュアルが必要？
- 新入社員
- 非IT部門
- 業務を引き継ぐ人
マニュアルがない時に起きる問題
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ミスやトラブルが多発
システムの知識や操作方法がわからないと、ミスが多発し、取り返しのつかない事態になることもあります。 -
作業の停滞
エラーが発生した際、原因究明や問い合わせに時間がかかり、業務に遅れが生じます。 -
サポート担当者への負担
利用者から同じような問い合わせが発生し、システムのサポート担当者が対応に追われてしまいます。対応が遅れると、利用者の作業も停滞してしまいます。
マニュアルがないと、以上のような問題が発生してしまいます。
むしろマニュアルさえあれば、こういったトラブルを未然に防ぐことができます。
ダメなマニュアルの特徴
以下は、私がインターンや実生活を通して実際に感じた、ダメなマニュアルの特徴です。
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手順の記載が雑
例えば「〇〇を変更してください」といった案内だけでは、どこをどうクリックして進めばいいかわかりません。丁寧な案内がないと混乱してしまいます。 -
専門用語が多い
専門用語が頻出すると、読み手は読む気を失せてしまいます。 -
情報が古い
画面デザインや手順が変更され、マニュアルと異なる場合、「そんなボタンある？」「全然違う画面に飛んだよ！」などの不安を招きます。
マニュアルに求められること
これまでの内容を踏まえて、マニュアル作成では以下のことが求められると考えました。
- 具体的な手順の記載
- 初心者でも理解できるやさしい表現
- システムの変更に応じて常にマニュアルを更新
- よくある質問（FAQ）やエラー対応の記載
これらにより、利用者の業務効率化やサポートの負担軽減なども期待できます。
まとめ
システムマニュアルは利用者に向けた操作手順の手引書です。
マニュアルがない、またはマニュアルが分かりにくい場合、トラブルやサポートに余計な時間がかかってしまいます。
だからこそ、分かりやすく、最新の内容が反映されているマニュアルが重要なのです。
この記事で、少しでもマニュアルのありがたみを理解していただけると幸いです！
参考
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