SaaSやクラウドストレージの利用は当たり前
ビジネスだけでなく、プライベートにおいても、SaaSやクラウドストレージをつかってデータを作ったり、保存したりするのは多くなってきた。
SaaSにおいても、GoogleDriveやDropBox、OneDriveにデータを保存する機能がほとんど付いている（付けるのが仕様上当たり前かも）。
そうなると、ローカルPC、USBのハードディスク、NASとかで保存していた時代とは違う、クラウド上のデータもどう管理していくかを考えないといけない。
データの形式：できるだけテキスト形式、汎用的なフォーマットで
データそのものについては、できるだけテキストベース、かつ、汎用的なフォーマットのものでバックアップを取れるようにすべきであると思う。
SaaSについてはExportでCSV、XML、JSONなどデータをテキストベースで書き出せるものがある。
Office365のように、ExcelやWordなど特定のアプリに依存したファイルもあるが、やむを得ない場合はのけて、できるだけテキストベースでの保存がよいと思う。
理由は、データのサイズが小さいこと。壊れにくいこと。
また、CSVやJSONであれば、自分で加工して、別のSaaSへの転送もできる。
各ストレージの役割を明確に設計する
今は、フリーでつかえるものから、比較的低額でつかえるストレージがたくさんあり、会社にしろ個人にしろ色々な場所にデータを点在させている人も少なくないのではと思う。
作業上急いで、手軽なところにおいたりすることはある。
けれど、できれば本体となるデータストレージは一つにするか、もしくは、ストレージを何らかのツールやサービスで統合しているなら、その統合したものをメインにつかって管理するべきだと思う。
つまり、データの配置計画をたてて、ここにメインは保存するというポリシーを作っておく。
そうしないと、データの検索もさることながら、バックアップとかデータ移行をするときに手間取ってしまう。
会社でよく使う方のドライブをメインする。特に、SaaSを提供しているクラウドストレージをメインにするのがいいのだろうと思う。
Office365+OneDrive、GSuiteとか。
dropBoxとかSaaSを持ち合わせないものは、共有やサブとして使うのがいいのかもしれない。
ローカルストレージの扱い
これまでは外付けのHDDやNASがデータのバックアップ先であった。
けれど、SaaSやクラウドストレージがでてくると、少し役割が変わる。
割り切って、ローカルストレージを放棄するのも一つの選択だと思う。SaaSやクラウドストレージを信じて、いつでもネットが繋がるのでローカルストレージは基本いらないとする。
一方、やはり大手SaaSやクラウドストレージですら大障害がおきないとはいいきれない。
それに備えて、ローカルストレージとバックアップをとるというのもありだと思う。
Office365だとOneDriveがストレージとなるが、これをローカルのドライブと同期ができる。SharePointはOneDriveと同期すれば、自然とローカルのドライブと同期ができる。
また、GoogleDriveもローカルとの同期ツールがある。DropBoxはいうに及ばない。
このようにクラウドストレージの大半は、ローカルドライブとの同期ツールを提供しているので、外付けドライブなどとクラウドストレージを同期すれば、万が一のネットワーク障害、サービス障害への対応もできる。
ローカルストレージについては、ただバックアップするだけでなく、暗号化やロックをしておくことも必要であると思う。
ほんの少し考えるだけで、バックアップはすっきりする
いろんな会社の手伝いをしたり、自分も含めて、データのバックアップについては結構、時間をさかずいきあたりばったりになっているところもある。
でも、すこし落ち着いて考えると、それほど難しいことはなく、何をつかうのか、そして、そこにどんなデータを置くのかを整理すると意外とすっきりとデータは管理していける。
個人はともかく、企業では、「データ保存設計」というのをしておくべきだろうと思う。ナレッジ共有としては当たり前だけど。