この記事は「Applibot Advent Calendar 2020」 21日目の記事になります。
前日は@dears31さんの社内勉強会を作ったはなしという記事でした。
はじめに
今回は入社1年目の自分が今どのようにタスク管理をしているかをまとめてみようと思います。
ご紹介する方法が絶対的に正しいわけでもなければ、自分が全て完璧に実践できているわけでもないので、あくまで参考程度に聞き流してもらい、気になったこと、アドバイス等があればバシバシいただきたいです。
背景
まず、なぜ今タスク管理について書こうかと思ったのかについて軽く触れさせていただきたいと思います。
入社までタスク管理といえばTodoリストくらいしか知らなかった自分ですが、入社以来複数のタスクを並行で進めなければならないことが増えてきました。エンジニアとしてプロジェクトの実装をするのはもちろんですが、横軸組織のイベント運営や、新卒らしい諸々の業務に研修などに日々追われる毎日。マルチタスクは得意である自覚があったのですが、全然回すことができない自分に絶望することばかりでした。特に、大きめのタスクを進めているときに差し込まれるタスク、重要度がわからず後回しにして忘れてしまったり、差込を優先させてしまってメインタスクが遅れたり、集中力が切れてしまったり、どうすることが正解なのかわからず無駄に悩んでしまっていました。いや、今でも悩んでいますね。
それでもなんとかプロジェクトのアウトゲームのメイン？をやらせてもらいながら、トレーニーを持ち、横軸のイベントを進めることができるようになってきたので(自己満です)、その方法をまとめつつ、言語化してブラッシュアップできればと思い書くことにしました。
冒頭でもお伝えしましたが、今から話す方法が決して絶対的に正しいわけではないと思いますし、自分もやり切れているわけではありません、、
あくまで現状のまとめなので暖かく見守りながら、優しいアドバイスをいただけると泣いて喜びます。
それでは早速やっていきます。
タスク管理とは
まずタスク管理とは何なのか、先人の方々のありがたいまとめを引用して軽く説明したいと思います。
簡潔にまとまっているサイト1から引用させてもらうと
タスク管理とは、仕事を効率的に進めるにあたって業務を細かい「やること」単位で分解し、優先度や量を決定して進捗を管理すること
だそうです。
自分の言葉に置き換えるとすれば、「何を、どの順番で、いつまでにやるか、を整理すること」って感じですかね、置き換えることに意味はないです、ごめんなさい。
特筆して追記することもないので、次にタスク管理の手法をまとめます。
タスク管理の手法
タスク管理の手法と聞いて皆さんは何を思い浮かべますか？
自分はTodoリストとかTrello(ツール)なんですが、どうでしょうか？
何かしらのプロジェクトに属する人はAsanaとかWrikeなどの管理ツールを想像することが多い気がします。
ただ、これらはあくまでツールであって手法ではないので、手法に立ち戻って考えたいと思います。
あくまで個人の見解になるので、個人的に好きな本である「7つの習慣」という本の第3の習慣、「最優先事項を優先する」で語られている、時間管理の4つの世代を参考にまとめさせていただきます。
タスク管理手法の流れ
第1世代
メモ帳、チェックリスト(Todoリスト)
┗ やるべきことを忘れないための工夫
第2世代
カレンダー、予定帳
┗ 将来の出来事や活動の予定を立てる試み
第3世代(←現在)
これまでの手法に「優先順位」と「価値観の明確化」が加わったもの
┗ 先ほど述べた管理ツールがここら辺だと思います
第4世代
これからのお話。モノとか時間から解き放たれるってやつですね。気になる方は「7つの習慣」を読んでください。
と、まぁこんな感じですかね、まとめきれないのですが、「コト」、「時間」、「重要度」、「緊急性」を視覚的に理解できるようにまとめるのがタスク管理で、そのために編み出されたのが様々なツールや、それこそカレンダー、Todoリストとかですね。
ここでお伝えしたいのは、「7つの習慣」読むといいよってことです。悟れます。
、、とまぁ、ふざけるのはこの辺にしておいて、そろそろ本題となる「実際に行っている方法」について話していきたいと思います。
実際の方法
自分が実際に行っているのは、大きく分けて以下の4つです。
- ツールを使ったタスク管理
- Slackのリマインド機能
- 毎朝のタイマーセット
- ポモドーロテクニック
1番以外明日からすぐに実践できることだと思うのでよかったらやってみてください！
それでは1つずつ説明していきます。
ツールを使ったタスク管理
自分は今Notionというツールを使っています。
Notionとは何なのかについては以下の記事に書いていあるので、省略させていただきます。
最強のオンラインノート「Notion」とは？【感想&レビュー】
自分はタスク管理や、まとめる系のことが元々好きなので、Notionを使っていると幸せな気分になります。おすすめです。と言っても使い出したのは本当に最近で、それまではTrelloを使ったり、Google Spread Sheetを使って管理していました。
Notionを使い始めたのは、これまでのタスク管理がグダってきたのと、色々あってモチベーションが保てなくなってきたので、好きなことしながら自己管理を強めようと思ったからです。
Notionの魅力はなんと言っても__拡張性__だと思います。DBを使うことができるのと、どんなものでも1から作れるので、自分好みの形にできるのが大きいと思います。一方でツール自体を作る必要があるので今すぐ使いたい人とか、考えるのが面倒な人はちょっと難しいかもです。。
一応テンプレもたくさんあって、ネットに公開している人も多いので試しに使ってみるのはいいと思います。基本無料ですし。
自分のNotionを軽くお見せしたいのですが、秘密情報誓約とか諸々怖いので少しだけ添付します。
Viewタイプを変えるだけでリストで管理していたタスクをカレンダーで見たり、カンバン形式で見たりできます。
この辺はDB使ってよしなにしてくれるので本当に便利だと思います。
仕事関連の情報が出ないようにプライベートな予定だけをカレンダーにすると下記のようになります。
画像のようにフィルタをかけることもできてほんと素敵ですね(プライベートな予定が少ないのが悲しいです)。
最後に上記を作るのに参考にしたサイトを記載しておきます。
NotionとGoogleカレンダーでタスク管理してみたら便利だった話
基本無料でToDoリストやタスク管理ボードが作成可能＆オンライン共有や複数人での編集もできる「Notion」を使ってみた
Slackのリマインド機能
Notionで熱くなってしまったのでここからさっくりと行きます。
ここでお話しするのは差込タスク、今すぐやらなくてもいいけどなんか頭に残っていると意識だけ持っていかれるような、誰かの言葉を借りると「マインドウイルス」的なタスクに対する自分の対策です。
自分、というかほとんどの人はあとでやろうと思っていたことを忘れるなんて日常茶飯事だと思います。かといって「あとで〇〇をやる」、「あとで〇〇をやる」、「あとで〇〇をやる」と考えながら作業するのは聖徳太子くらいしかできません、知らんけど。
そこであとでやろうと思ったタスクはSlackの自分用のチャンネルにメモ、リマインダーを設定します。メンション付けされてあとで見るやつとか、あとで返信します、と言ったものも片っ端からリマインドして一旦忘れます。
するとリマインドの時間になるとSlackBotからメンションが来るので、そのタイミングで対応できる時は対応します。
本当に忙しい時はスヌーズ機能もあるのでそれを使って夕方に対応したりもします。
いい画像が取れなかったのでネットから拾ってきた画像2を添付します。
リマインドすると上記のように連絡が来るので、めちゃくちゃ便利です。
特にリモートワークでは基本的にはSlackで依頼やら質問が来るのでワンポチでリマインドできます。よかったらぜひ。
毎朝のタイマーセット
これは配属1,2ヶ月目から始めた習慣です。
始めたきっかけは作業しているとMTGをすっぽかしてしまうという、なんともアホらしい理由からです。
集中すると時間を見なくなってしまう体質なので、朝一に自分の1日の予定を見て1個ずつスマホのタイマーにセットしていきます。
移動や、準備が必要な場合は5分前にセットしたりもします。
これによってMTG忘れはなくなったのですが、欠点はアラームがうるさいのと、トイレとかでアラームが鳴るとクソ恥ずかしいことです。
対応は検討中です。
ポモドーロテクニック
最後に紹介するのは、みんな大好きポモドーロテクニックです。
ポモドーロテクニックとは3
ポモドーロテクニックは、「25分（集中）・5分（休憩）・25分（集中）・5分（休憩）…」のリズムで仕事をするという、取り入れやすく、かつ、効果も絶大な仕事術・時間術です。
だそうです。
短いスパンで作業と休憩を行うことで集中力を維持するとともに、実作業時間も計りやすくなるので重宝しています。
軽く説明すると、まず「集中力」という観点で言うと、人間の集中力は最大でも90分程度^4と言われており、一般的には45分程度が作業スパンとしてちょうどいいとされています。また、作業時間を区切ることで集中力が上がることや、作業途中で休憩すると脳が休憩中も活動してくれて、次の作業に入りやすくなるとも言われています。
次に「実作業の計測」という観点では、25分作業と5分休憩を何回行ったかでおおよその作業工数が把握できるのがとても便利です。
新卒の成長課題として工数見積もりを正確にするというのがあると思っているのですが、実際の作業時間を計るのは本当に難しいです。（差込タスクとか諸々の対応で）
1日にどれくらい作業できて、どれくらい実務以外を行ったのかわからないので、実際の作業時間をサイクル数から逆算できると振り返りが楽になります。
さらに30分で1サイクルなのでMTGが詰まっていても1サイクルだけ行うこともできるので最高です。
このポモドーロテクニックを使う上で自分が使っているのがBe Focusedというアプリです。
25分の作業と５分の休憩タイマーを交互に表示しながら、サイクル数をカウントしてくれる優れものです。アラームもついているので時間オーバーしづらいです。詳しくはこのアプリについて熱く語っている人がいたのでその人のサイトを見てください。（記事はこちら）
ただ、難点というか明らかに自分が悪いのですが、タイマーを起動せずにスタートしてしまう場合や、作業を中断したときにタイマーを止め忘れることが多々あるのでめちゃくちゃ正確にはできていないです。
この辺ももっと改善していきたいですね。
おわりに
気づけばだらだらと長くなってしまったのでこの辺にしようと思います。
エンジニアらしい投稿ではない気がするのでちょっと申し訳ないですが、入社1年目で成長したのは多くの仕事を捌く力だと思ったので、この機会に振り返ることができてよかったです。
これまでは量をこなすことに注力してやってきましたが、これからは質に拘ってやっていくことが今の目標です。
来年は質に拘るためのTipsがまとめられるように色々試して行こうと思います。
最後までお付き合いいただきありがとうございました。
「Applibot Advent Calendar 2020」 21日目の記事でした。
明日は @h_km さんです。