最初に
** MotionBoardのExcel読み込み機能はすごく使い勝手が良いです。**
今回はその代表的な使い方を解説します。
全体の流れ
今回は大きくわけて、２つの取り込みを解説します。
０．取り込みたいExcelを見てみる
１．複雑な形のExcelのデータを取り込む
２．複数のシート・ブックのデータを一括で取り込む
とても重要な機能になります。
さっそく見て行きましょう。
【MotionBoardとは】
今回はその中でもExcelの読み込み設定を紹介します。
目標・計画・予算と呼ばれるようなものはシステムの中に入っておらず、Excelで管理しているところも多いかと思います。
昔はこれらのデータをデータベースに取り込むために、マクロを書いてCSVに変換したりしていました。
０．取り込みたいExcelを見てみる
今回読み込んでみたいExcelはこちらです。
支店毎にExcelブックが分かれていて、支店の中ではシート毎に部署が分かれているものです。
上の形のようなExcelでもBIとして分析しやすい形式でデータを保持することが可能です。
しかも各ブック・シートのデータも１つのデータとしてまとめ、
うれしいことにブックやシートを追加しても自動で読み込んでくれるのです！
１．複雑な形のExcelのデータを取り込む
では読み込み設定をやってみましょう。
下図のようにExcelをアップロードしたら「読み込み設定」をクリックします。
まずは第一営業部のデータだけを取り込むようにします。
"第一営業部"のシートを選択
見出しをセットする
緑色の枠を見出し位置にセットします。
読み込むデータの範囲を決める
今回だとA列、U列、V列はいりませんね。
いらないデータを抜く
データの中には合計、上期計、下期計、総計などの合計値が入っています。
こちらもMotionBoardで計算できるので、データとしては不要です。
除外フィルターを使って、外してしまいます。
「除外フィルター」→11行目をクリック→合計と上期計、下期計には"計"の字が入っているので、"計"を中間一致（後方一致でもOK）で外します。
すると、画面上で該当する箇所はグレーアウトされました。
同様にして、B列の総計も外します。
横持ちデータを縦持ちデータに変更する
さて、今回のExcelですが、これは人が入力しやすい形なので、縦に担当者、横に年月が入っています。
この形ではデータベースに入れてもデータ分析がしにくいです。
本来の分析しやすいデータの形はこのようなものになります。
昔はこの形にするためにExcelマクロを組んだりしたものでした・・・。
さて、この横持ちになっているデータを縦持ちにしてみましょう。
「クロス列」アイコンを選択し、B9～B11を指定します。
そして、"4月"の上にある赤い➡をクリックします。
そうすると画面下のデータが縦持ちに切り替わったことがわかると思います。
レコードになっていない情報をデータ化する
さて、今回まだ読み込めていないところに実は重要なデータがあります。
支店コード、支店名、部署、年度はぜひともデータ分析で使いたいです。
これらは「セル選択」の機能を使うと取り込めるようになります。
「セル選択」をクリックして、取り込みたいExcelのセルをクリックすると、データとして読み込まれます。
項目名を変更する
あとは項目のタイトルを変更しましょう。
これでOKボタンをクリックするとExcelが取り込まれます。
高度な読み込み設定ができました。
綺麗に読み込めていますね、これでExcelの読み込み設定は終了です。
２．複数のシート・ブックのデータを一括で取り込む
次は複数読み込みの設定になります。
先ほど作った読み込みのテンプレートを元に、一括で読み込む設定をしましょう。
Excelテンプレートを保存する
先ほどの読み込み設定の画面より、画面右上の「設定」から「Excelテンプレートの保存」を選択し、
テンプレートに名前を付けて保存をします。
複数読み込み設定をする
データソース選択画面に戻り、「Excel複数シート読み込み設定」を選択し、「読み込み設定」をクリックします。
画面左上の「フォルダー」から事前にアップロードしておいたExcelのフォルダを選択すると、
下図のように全ブック全シートを自動で読み込んでくれます。
この機能、実はとても優秀でして、このフォルダーに入ってきたExcelファイルはすべて自動で読み込んでくれます。
運用が始まって、取り込むブックやシートが増えてしまっても、再設定する必要がないのです！！
不要なブック・シートを除外する
とはいえ、読み込みたくないブックやシートも入っていると思います。
ここでは「※必ずお読みください」のシートは読み込む必要がございません。
そのようなときはフィルター機能を使って、対象のブック・シートを除外しましょう
「フィルター」ボタンをクリックし、シート名に「※必ずお読みください」とし、条件を「完全一致しない」にしました。
OKボタンをクリックすると、取り込みの対象から除外されたことが確認できます。
Excelテンプレートを読み込む
最後に、保存したテンプレートの読み込み設定をセットしましょう。
テンプレートの選択ボタンから、先ほど保存したテンプレートを読み込むと、データを読み込むことができます。
おつかれさまでした。これでセットアップは完了となります。
実際のデータを見てみる
全支店のデータを取り込むことができました。
支店が増える（ブックが増える）、部署が増える（シートが増える）に動的に対応することができます。
他にもグループヘッダーや、Excelテンプレートの異なる複数読み込み設定など、まだまだ奥深い機能が眠っております。