はじめての業務自動化
いままではJobAutoの使い方を覚えるために、いろいろロボットを作っていました。で上司からそろそろいいだろ？ということで、本気のロボットを作って業務の効率化をスタートすることに。
上司はわたしがJobAutoの使い方を覚えてきたら、あるおじさんが毎日やっている「添付ファイルを保存する作業」を自動化することを考えていたそうです。
自動化する前の業務手順
以下の業務手順を自動化します。
- お客さんから送られてきたメールを開く
- 添付ファイルを共有フォルダへ保存する
JobAutoでやりたいこと
JobAutoでやりたいことは以下の３つ
お客さんから送られてきたメールを探す
メールを探すといっても、どのお客さんからのメールなの？ということで、送信元のメールアドレスをもらいました。
お客さんから送られてきたメールを開く
メールを開きます。
添付ファイルを共有フォルダへ保存する
複数ファイル添付されていることはあるのか確認しましたが、ない、とのことでした。添付ファイルは常に1つしかない、という前提でロボットを作成します。
いざ作成
ブラウザかアプリか
ロボットがメールを開くときにブラウザ（Chrome）で開くかOutLookで開くか迷いましたが、OutLookでやることにしました。
というのもお客さんから送られてきたメールを探す作業をロボットでやろうとすると、送信元のメールアドレスであるかどうかを受信トレイのメールを1つ1つ全部チェックしないといけません。全部チェックすることを避けるため、OutLookの振り分け機能で条件設定したメールアドレスに一致するメールを特定のフォルダに振り分けることにしました。
処理が終わったメールは別フォルダへ移動
作業が終わったメールがフォルダに残り続けると保存したファイルが添付されているメールが作業の対象となってしまい、ロボットの作業が非効率になります。そこで作業が終わったメールはほかのフォルダへ移動するようにしました
出来上がったもの
出来上がったものが以下。
- 対象のメールが振り分けられたフォルダの一番上のメールを処理する
- 処理が終わったメールを別フォルダに移動する
- ふたたびフォルダの一番上のメールを処理する
という処理をどのアクションを使って行えばいいかわかるのに時間がかかりました。要素のループとからエクセル行のループとかループを行うアクションはあるのだけど、決まった手順を繰り返し行うというのをどのようにしていいか最初はわからなかったです。
作成後の感想
作成したロボットをさっそくスケジュールへ設定して運用してみましたが、2日目にロボットの処理が失敗しました。
共有フォルダに同じ名前のファイルがあったので、上書きしますか、というメッセージが出てロボットが止まっていました。
うーん、運用するとロボットを作成するときに気づかなかったことが出てきますね。
共有フォルダに同じ名前のファイルがあった場合に上書きしていいのか、上司に確認してきます...。