MicrosoftのヘルプページをPDF化するときの規格

まとめて変換するのはある

HPにある。
しかし、以前はA3の大きさでA4に縮小しろと書いてあったような。

左側の下のほうにあるリンクをクリック

https://learn.microsoft.com/ja-jp/deployoffice/security/onenote-extension-block

欠点

いずれ改善されるかもしれないが、2023年9月現在は以下の点が欠点といえる。
PDFにページ数がない。
項目をまとめてPDFにするため、いらないページも変換してしまう。しかも1000ページを超えるときもある。
途中が切れすぎる。
余白が小さく、印刷した後綴じることが困難。

確かにざっくりPDF化するのは向いているが項目数が多いととんでもない量になる。

使用するブラウザはEdge

ここからMSを認知プロファイリングする。
　まず、MSが公式HPを全く印刷せずに編集しているということは絶対にありえない。
　なぜなら、以前の記事にも書いたとおり、PDFであろうとWebページであろうと、画面でみても頭に入らず理解度も低くなることがわかっているためである。
　そこで、必ずPDFにしている。
　次に、MSはもちろんEdgeを使ってほしい。
　しかし、それをあからさまに言うことはできない。
　そこで、日ごろ使っているPDFが必ず作成できるようにPDFに変換を使っているはずである。
さりげなくユーザーをEdgeにいざなっているわけである。
　また、フォント、フォントの大きさはカスタマイズしていない。
　実際FireFoxの変換はインチ単位になるうえ、最低が1インチらしく、20mmサイズにならない。
　しかも表に罫線が入らない。

Firefox

Edge

使用するのはPDFに変換

　そこである記事単位でPDF化することを考える。
　また、標準の機能で変換することにする。
　Microsoft Print To PDFを使うと細かい設定ができない。
　そしてそれがあるにも関わらずPDFに変換があるということは、これを使っているだろうと思わえる。

きれいな変換とは

　ここも人によって分かれると思うが、ここでは次のような基準で決めた。
　長い表は切れることが多いが、項目名はつくので、これは許容する。
コードが切れるのは仕方ない。
　しかしタイトルが最後に１行残る状態は可能な限り避けたい。
　また色付きで記述してある注釈等はなるべく切れないようにしたい。
　フッター、ヘッダーで記事名、ページ名がつくようにしたい。
　あまり縮小したくない。

規格は次のようになる

• レイアウト 縦
• 拡大・縮小 95　たまに90
• ページ　すべて
• サイズ　A4
• シートごとのページ数 1
• 余白 すべて20mm
• オプション ヘッダーとフッター、背景のグラフィックス
  　
  　他にもフォント等からカスタマイズして最適化できそうな気もするが、それはかなりきついのでやらない。

極端な縮小

これだと文字が大きい場合、縮小率を50％にすると、
$19802/180/0.5=44$
$10805/247/0.5=43.7246$
おおむね5ページ分が入るので
　ただ、この規格だと、英語でもきれいに印刷できるので、これで印刷しているだろうと思われる。
　欠点としては、20mmはパンチで綴じるとき少々文字にかかってしまうが、アメリカ人ならやりそうであるのでそういものだろう（偏見）。これが生産性やSDGsじゃないんですかね。(適当)
　なお、その場合、25mmも比較的きれいな場合が多い。
　また、縮小率はなるべく変えない。変えてもChapterごと。レイアウトの感じが変わってしまい、読みづらくなる。

範囲選択をして印刷は効かない

　範囲選択しないと目次まで印刷されそうな気もするが、実際は印刷されないので、範囲選択は関係がない。

どうでもいいが

　拡大縮小って書いてあるが、A4では100以上の値が入らない時がある。

MSでも各ジャンルによって最適化は違う

Office Desktop アプリで PDF または XPS に保存または変換する

apply for
Excel for Microsoft 365 Word for Microsoft 365 Access for Microsoft 365 Project Online デスクトップ クライアント Publisher for Microsoft 365 Word for the web OneNote for the web
PowerPoint for the web Excel 2021 Word 2021 Access 2021 Project Professional 2021 Project Standard 2021 Publisher 2021 OneNote 2021
Excel 2019 Word 2019 Access 2019 Project Professional 2019 Project Standard 2019
Publisher 2019
Excel 2016 Word 2016 Access 2016 OneNote 2016 Project Professional 2016 Project Standard 2016 Publisher 2016 Office 2016 for Mac
Excel 2013 Word 2013 Access 2013 OneNote 2013 Project Professional 2013 Project Standard 2013 Publisher 2013 Project Online
Excel 2010 Word 2010 Access 2010 OneNote 2010 Project 2010 Project Standard 2010 Publisher 2010 Office 2010 Excel Starter 2010

  Office のプログラムには、ファイルを PDF として保存したり変換したりする機能があり、ファイルを他の人と共有する場合や、印刷業者を利用して印刷する場合に利用できます。 他のソフトウェアやアドインは必要ありません。
PDF 形式は、ファイルを次のようにしたいときに使用します。

• ほとんどのコンピューターで同じように表示されるようにする
• ファイル サイズを小さくする
• 業界の形式に準拠する

  例としては、履歴書、法律文書、ニュースレター、読み取り (編集されていない) と印刷を目的としたファイル、プロの印刷を目的としたファイルなどがあります。

重要: Microsoft Word を含む多くのプログラムでは、PDF ファイルを開いて編集できます。 PDF として何かを共有するだけでは、受信者がファイルを編集できないことを保証するのに十分ではありません。

というわけでMSといえども部門ごとにPDFへの変換の仕方が違っていると思うのが自然だと思われる。

たとえば、
  Microsoft Edge の機能とヒント
  https://www.microsoft.com/ja-jp/edge/features?form=MT000N

のようなページは画面いっぱいにイラストや文字が展開されている。
  これは認知プロファイルすると、画面をいっぱいに使ってアピールするようにページを作っているので、ヘルプページとは違う概念で作成されている。
このため、業界が違うので、ページは横長だろう。

縦長は明らかに表示がおかしく、右側がきれてしまい、意図したデザインになっておらず話にならない。後で述べるページ全体のような場合のみ使える。

  次に、画像の規格は1980*1080で最適化されているだろう、という認知プロファイルから、計算する。
左右が40mmとると257mm
$1980/257= 7.707$
なので
$1080/7.707=140mm$
$210-140=70$
しかし、ピクセルは縦と横で違うので、この計算で余白を決めるとうまくいかない。

ページ全体

• レイアウト横
• 用紙サイズ A4
• 拡大/縮小 80
• シートごとのページ数 1
• 余白
  • トップ 15mm
  • 下 15mm
  • 左 20mm
  • 右 20mm
• オプション ヘッダーとフッター、背景のグラフィックス

これは
$1980*2/0.8/257=19.2607$

$1080*2/0.8/180 = 15$
これにより印刷判はおおむね4:3となり、2画面分を印刷するのに最適化されてる。
もちろん
$2160/3960　=0.54$
　実際２画面を合わせるとその比率は0.54なので、0.75より小さいが、縦と横でピクセルの幅が違うのと、ページ間に間があるので、これで合う。これも印刷してレイアウトを確認しているだろうと考えた根拠になる。

一つの段落のみ

• レイアウト横
• 用紙サイズ A4
• 拡大/縮小 100
• シートごとのページ数 1
• 余白
  • トップ 15mm
  • 下 49.5mm
  • 左 20mm
  • 右 20mm

　下が少しおかしいので上下同じ余白にするのも一つの方法である。実際の印刷範囲は縦が145.5となり、1980*1080に近似しているので、画面との割合を反映している。
　用紙の余白が大きいが、これも表示やアイデアの投入、修正などの書き込みにとって重要であろう。

P1.

P2

ページの概要

　こうしたページは順番も重要だろう。
　その場合は縦にすると入ってくるときがある。

1ページに収める

-　レイアウト縦
-　用紙サイズ A4
-　拡大/縮小 10
-　シートごとのページ数 1
-　余白 既定値

• オプション ヘッダーとフッター、背景のグラフィックス

　このくらいでページを作っているのかな。

2ページに収める

-　レイアウト  縦
-　用紙サイズ  A4
-　拡大/縮小  50
-　シートごとのページ数  1
-　余白  既定値
-　オプション  ヘッダーとフッター、背景のグラフィックス

むろん例外はある

極端に横に広い表はそのままでは絶対に入らない。
また、横にページがある場合、縮小が表示されない場合がある。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365?rtc=1