JAWS-UG事務局の会計を担当している加藤です。一般化して、勉強会の領収書発行(割り勘の、スポンサー費)についてちょっと書きます。
前置きとして、他の事務局メンバーにレビューをもらったような内容じゃないので限りなく「加藤の見解」です。ですので正しくは「JAWS-UG事務局会計を4年担当した加藤より」というのが正しいのかも。
かつ、私は特に会計系の資格を持っているわけでもなく、士業をしているわけではないので、ヘンなことを書いたり言ったりする・法に触れる可能性があることは避けるべきなのかもしれませんが、あくまで「一般的なこと」について書きます。ツッコミなどあったら即反映するので、即ツッコミおねがいしやす、、、。
（あ、一応私は 適格事業者番号を持つ自営業者 で、確定申告は毎年やっていて今年もやるので、一般的なサラリーマンの方よりは現場に立っているのは多いかも。）
インボイス(適格請求書)制度
みなさんご存じかと思いますが、「インボイス制度」が始まりました。
よくわからんかもしれませんがまぁとにかく
- 「適格事業者番号」が載ってる・載ってないのでは会計的に大きな違いがある
- 消費税額が8%か10％か明確にわかる書類じゃないとダメ
ってあたりが領収書を適格簡易請求書として扱うキモです( freeeさんの記事 )。
さて、ここで勉強会で会場費や飲み会費を割り勘すると、勉強会参加者から言われることがあります「領収書ください」と。
これまでは「はいはい、領収書ですねお待ちを。発行は JAWS-UG金沢 金額は税込1,000円、、、はいどうぞ」で済んでいたのですが、上記2点について質問されることがあります。
割り勘の領収書
方法 1. できないという
商売でやっていない限り、ほとんどの勉強会はただの割り勘です。よって
- 集金する人は事業者番号を持っていません。
- 法人でも自営業でもないので確定申告はしていません、よって消費税は納めていません。
ので「事業者番号はありません。消費税欄も書きません。」すなわち「できません」と案内してください。
方法 2. 割り勘したお店から発行してもらう
例えばαという会場を割り勘で借りたら、αさんに領収書を発行してもらうパターンです。そうなると、αさんは商売でやっていますので、「あれば事業者番号」「消費税額」がちゃんと書かれた領収書を(要求した)人数分いただけるはずです。（人数が多いと対応していただけない可能性は多いにあります。しゃーないよね、、、）
居酒屋さんとかでは結構対応してもらえます。
方法 3. 商売でやってる会社さんに会場を借りてもらう
勉強会に協力的な会社βさんを見つけて、αという会場を借りてもらう。領収書もβさんから出していただく。という方法です。
スポンサー費の領収書
スポンサー費も会社さんから「領収書ください」と言われると思いますが、これも一般的な勉強会では「適格請求書」は出せない状況が多いと思います。
たぶんコツは「買ったものの領収書が直接スポンサーさんの名前になっていること」でしょう。
方法 1. 物品で直接スポンサーしていただく
例えば、ドリンクをスポンサーからご提供いただく場合、スポンサーさんにドリンクを買ってもらってモノを会場に送るなどしてもらってください。そうすれば、領収書はスポンサーさんがドリンクを買った先からもらえて、そのまま使える。こちらはお金の流れに介入しなくてよい、管理しなくてよいです。
方法 2. 請求書を回す
これも例えば、ドリンクをスポンサーからご提供いただく場合、支払いをスポンサーさん宛てに回してお願いします。そうすれば、領収書はスポンサーさんがドリンクを買った先からもらえて、そのまま使える。こちらはお金の流れに介入しなくてよい、管理しなくてよいです。
方法 3. 領収書を回す
これも例えば、ドリンクをスポンサーからご提供いただく場合、スポンサーさんの許可を得て、勉強会運営がスポンサーさんの名前で買います。(領収書はスポンサーさんの名前でもらいます）
勉強会運営は領収書を持ってその会社さんに立替払い精算で処理していただきます。（これはお金の流れに介入してしまうので、ちょっと手間。）
商売やってない人は難しいご時世
さて、領収書について少し書きました。事務局として代表口座の管理などもしていますし、JAWS-UG金沢として各種会場を借りたり イベントを運営 したりしていますが、会場を借りる際や、スポンサー費をいただく際に、「我々は法人格を持たない、有志の集まりでやっています」というのはもうかなり難しいご時世です。
どう難しいのか？各社の法令遵守、セキュリティ、責任の所在の明確化などの観点から、「個人宛にお金を振り込めない」「個人宛に会場を貸せない」などなどで「個人を相手にできない」というのが大きいようです。
なんだか10年ぐらい前の勉強会ブームのときには割と緩くなってきてるなあと思ってたのですが、近年、マネロン問題や、国際的な犯罪などなどですごく引き締まってきました。
各勉強会の事務局もお金を少しでも取り扱う場合は、少し知識を入れておいた方がいいかもしれません。ていうか会計事務所さんとかAWS使ったりしとるやろ？そういう方にぜひ来てほしいし、JAWS-UG事務局に参加してほしいですー。
では。