やったこと

研究室にSlackとesa.ioを導入した。

背景

元々私が所属していた研究室では、連絡ツールとしてGmailを、研究室の共有ドキュメントとしてLaTeXで作成したPDFを使用していた。（2019年時点）
インターン先の企業でチャットツール（Slack）とドキュメント共有ツールを使っていたことがきっかけで、研究室内の情報共有を加速させたいと思っていた。

導入前

研究室のGmailによるコミュニケーションに関して、気軽に研究に関する議論ができない、論文紹介が手間などの問題があった。
研究の議論は直接話しても良いしその方が深く議論できることもあるが、テキストで済む分には可能な限り議論の内容や知識を共有したいと思っていた。

また、LaTeXに関しても情報が探しずらい、気軽にドキュメントを書けないなどの不満があった。

ツール選定

他システムとの連携が容易で使い勝手が良かったチャットツールとして、Slackが人気でありかつ無料で使用できたのでSlackを選んだ。
（当時はMS TeamsがSlackをここまで引き離すとは思っていなかった…）

ドキュメント共有ツールの選定は割と悩んだ。
PukiWiki（昔から他研究室でよく使われているイメージがある）やKnowledge、Kibelaなども検討したがPukiWiki、KnowledgeはOSSでカスタム性が高いが、研究室にサーバを立てなければならないのでサーバ管理の知識が必要+学生にサーバ管理の手間を増やしたくないということで除外。
KibelaはSaaSでサーバ管理が不要だが無料で使える範囲が5人までだったため選ばなかった。
一方esa.ioはSaaSでありかつ、アカデミックプラン（教育機関で使う分には実質無期限で無料）という素晴らしいプランがあったため、esa.ioを選んだ。

導入にあたって

esa.ioはもちろん今ではかなり有名になったSlackも研究室内では知っている人が限られている状況であり、知らないものを必要か聞くのも難しいため、人数を絞って導入した。（Slack→esa.ioの順で導入した）
結果かなり使いやすかったため、先生に話をつけて研究室全体に導入した。

ちなみに当たり前だがチャットツールは全員が参加して全員が通知に気付かないと全体連絡ができず、ツールとして用を為さない。
メールで招待しても参加しない人が研究室に来るタイミングで捕まえて参加させるのが大変だった、、、

導入後

Slackで論文を紹介するのがかなり気軽にできるようになった。また、ちょっとしたプログラミング関係のTipsも共有できるようになったので良かったと思う。

esa.ioについてもMarkdownで書きやすくなった。階層構造によって一部のメンバーに関係する記事も書くことができ、かなり気軽にドキュメントを書けるようになったと思う。
（Incoming WebhookでSlackと連携して、esa.ioドキュメントを更新したらSlackに通知が飛ぶようにしているので承認欲求も満たせる）

現在も新型コロナウイルスの影響による在宅化も相まって、特にSlackがかなり使われている様子だった。

導入できなかったこと

研究室のコードをちゃんと管理したかったのでGitLabを導入したかったが、自分のGit・GitLabへの知識が薄く、導入・布教まで到底できそうになかったので導入しなかった。

反省点

各種ツールの利用のためのルール・ガイドラインを整備するべきだった。口頭でしか使い方を伝えていなかったので、多いに反省。
のちに後輩がガイドラインを作ってくれたので感謝しかない。

課題・問題点

無料プランではSlackのメッセージが1万件までしかストックされないので、導入から1年足らずでオーバーしてしまった。。。
バックアップを取るなど対策が必要かもしれない。（~~有料プラン使いたい~~）

加えて、研究室の合意形成が難しかったという問題もあった。
基本的に指導教員が一番偉いのでそこに許可を取りに行くわけだが、他の学生にも合意を取らなければならないのでスマートな合意形成プロセスがほしいと感じた（独りよがりにならずに導入するのが難しかった）。。。

最後に

こうしたツールの研究室における運用に関する記事はまだまだ少ないように思えるので、自分の研究室の事例やノウハウをコメントで共有して頂けるとありがたいです！！

やったこと

背景

導入前

ツール選定

導入にあたって

導入後

導入できなかったこと

反省点

課題・問題点

最後に

参考