「データ入力を自動化して面倒な入力作業から解放されたい」このように感じた経験はありませんか？紙文書からパソコンへの転記、データの打ち込み、Webサイトからのコピペなど、単調な作業を繰り返すことに苦手意識を持つ方も多いでしょう。
そのようなときにおすすめなのが「データ自動入力ツール」です。データ自動入力ツールは、かんたんな操作・設定をするだけで、今まで人の手で行っていた入力作業をプログラムによる自動化を実現します。
データ自動入力ツールを活用することで、1日の時間に余裕ができるため、より付加価値の高い仕事や副業に時間を割くことができます。特に、クラウド型ツールは費用もリーズナブルなので、個人や少人数チームでも手軽に導入できます。
本記事では、おすすめのデータ自動入力ツールをシーン別に紹介します。時間の効率化にお悩みをお持ちの方はぜひご覧ください。
1.データ自動入力ツールとは
データ自動入力ツールとは、普段手作業で行っている入力作業を、プログラムによって自動で処理するツールのことです。これまでも「RPAツール」や「Excel VBA」など、自動処理を行うためのツールは存在していましたが、自動処理の設定に高度なプログラミングが必要とされていたため、初心者が扱うには難易度が高いものでした。
データ自動入力ツールは、主にドラッグ＆ドロップ操作だけでワークフローを作ることができるため、プログラミング知識がない方でも手軽に扱えることが特徴です。
データ自動入力ツールは種類によって、対応できる範囲も多種多様です。たとえば、世の中のWebサイトから必要な情報だけを自動で収集する「Webスクレイピングツール」や、音声データを自動で文字に書き起こす「音声データ入力ツール」などがあります。
目的・用途に応じて活用することで、これまで費やしていた作業時間の短縮につながり、空いた時間を付加価値の高い業務に費やすことが可能です。
2.データ自動入力ツールがおすすめの理由
データ自動入力ツールは、あらゆるシーンで活用できます。特にITに関する知識・経験がない方ほど積極的に使うべきでしょう。具体的な理由としては三つ挙げられます。
プログラミングコードの記述が不要
データ自動入力ツールの多くは、ノーコードでプログラミングを行う必要がありません。主にマウスのドラッグ＆ドロップといった直感的な操作だけで設定が可能です。
データ自動入力ツールでは、あらかじめパーツが用意されており、それらをパズルのように組み合わせることで業務の自動化を実現します。
かんたんな自動化ツールであれば数分で作成できるうえ、作成後の設定変更も手軽に行なえます。
初心者でもかんたんに扱える
データ自動入力ツールは、プログラミングの知識経験やITツールの操作が苦手な方でも、かんたんに扱えることが特徴です。専門的な知識やスキルを必要としないので、情報システム部門などに依頼せずとも、個人やチーム単位で必要な業務の自動化を行えます。
データ入力の誤りやミスを抑制
人の手によるデータ入力は、ヒューマンエラーによるミスタイプや誤入力が発生してしまいます。入力後にチェック機能を持たせることで、そのようなミスはある程度防げるものの、ゼロにすることは容易ではありませんし、チェックに時間・労力を掛けるほど生産性が落ちてしまいます。
データ自動入力ツールを活用することでプログラムが自動的に処理するため、事前の設定さえ間違わなければ、データの誤入力やミスタイプといったエラーが発生することはありません。
Webデータ自動収集ツール｜Webスクレイピング
Webデータ自動収集ツールは、Webサイトやアプリ上の情報を抽出し、Excelやスプレッドシートなどに自動で転記・保存するツールのことです。
Webスクレイピング（データスクレイピング）ともいわれ、これまで手入力によって行われたデータ入力作業や、コピー＆ペーストを繰り返し行う必要がなく、業務効率を大幅に向上することが可能です。作業時間を短縮することで、データを元にした分析・検証や新たな施策の検討などに注力することができます。
Octoparse
**Octoparse（オクトパス）**は、誰でもかんたんにWebスクレイピングを実行できるノーコードツールです。プログラミングコードを使わずに、ドラッグ＆ドロップでワークフローを組み立てることで、あらゆるWebサイト・アプリのWebスクレイピングを実行します。
大手ECサイトや求人サイト、SNSなどに対応した、70種類以上のテンプレートも備わっているため、はじめての方でもすぐにWebスクレイピングを行えます。
大手ECサイトや求人サイト、SNSなどに対応した、70種類以上のテンプレートも備わっているため、はじめての方でもすぐにWebスクレイピングを行えます。
80legs
画像参照元：80legs公式サイト
80legsは、かんたんな操作でWebスクレイピングを実現するWebスクレイピングツールです。毎日数100万のURLをクロールする高速処理が強みで、あらゆるWebサイトの情報を自動収集します。
独自のクロール機能「GiantWebCrawl」を活用することで、Webサイトの中からデータのニーズに合わせて特定のキーワード・情報の取得が可能です。運用規模に応じた複数の料金プランを提供しており、無料で使えるフリープランもあるため、Webスクレイピングの効果を体感したい方におすすめです。
4.画像データ自動入力ツール｜AI OCR
画像データ自動入力ツールは、画像データを文字認識し、テキストデータとして保存することが可能です。中でも注目されているのが、AI OCRです。AI OCRとは人工知能技術のAIと、光学文字認識機能のOCRを組み合わせた技術のことです。
紙文書や、写真画像、PDFデータ内の文字情報を認識して、デジタルデータとしてシステムに自動で入力することが可能です。
手入力作業が不要になるため、データ入力の時間短縮につながるほか、文字認識率が高いツールであれば転記ミスもほぼなくなります。
AIスキャンロボ
画像参照元：AIスキャンロボ
AIスキャンロボは、「AI OCR」と「RPA」が連携したツールです。納品書・請求書など、業界・業種問わず、業務で作成されるあらゆる帳票の読み取りに対応しており、専用のスキャナを通じて書類をアップロードすることで、AIスキャンロボがデジタルデータに変換・CSVデータへの抽出まで自動で行います。
日本語だけではなく、英語、中国語、韓国語、タイ語の5ヶ国語に対応しているため、翻訳したマニュアル作成もかんたんに作成できます。
DX Suite
画像参照元：DX Suite
DX Suiteは、あらゆる紙書類をデジタルデータに変換するAI OCRです。誰でもかんたんに扱える優れた操作性でありながら、高機能・高精度なAI OCRをリーズナブルな価格で導入できるのが大きなメリットです。
小規模スタートアップから、大手上場企業にいたるまで数多くの企業で導入されており、業界・業種問わず、あらゆる企業の業務効率化を支援します。
5.音声データ自動入力ツール
音声データ自動入力ツールは、会議やセミナー、動画データなどの音声を自動で文字起こしをするツールです。
たとえば、会議の議事録作成に音声データ自動入力ツールを活用することで、自動で議事録が作成されるため、大幅な業務効率化につながります。音声データ自動入力ツールの活用の幅は広く、商談、面談、インタビューなどさまざまなシーンで活用することが可能です。
notta
画像参照元：notta
notta（ノッタ）は、AIにより音声を自動でテキスト化する自動文字起こしサービスです。日本語・英語など104言語に対応し、インタビュー・取材記録、会議の議事録作成などさまざまなシーンで活用できます。
ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議システムにNotta Botを追加しておくだけで、AIによる録音＆文字起こしをリアルタイムで実行できます。会議に参加していない方や音声確認ができない状況にいる方も、内容を理解することが可能です。
料金プランは、毎月120分までは無料で利用でき、有料プランも8.25$（約883円）とリーズナブルな価格で導入できるのが魅力です。
RIMO Voi
画像参照元：RIMO Voice
RIMO Voiceは、会議や商談などの録音ファイルをWeb上にアップロードするだけでテキストデータに変換してくれる、自動文字起こしサービスです。1時間の音声データもわずか5分前後で文字起こしが完了するため、作業に掛かる時間や負担を大幅に削減します。
文字起こししたテキストと音声データがシンクしており、文字を選択することで該当部分の音声だけを聞き返すことも可能です。
6.まとめ｜データ自動入力ツールを使えば手作業が無くなり、業務効率が格段にアップ！
データ自動入力ツールは、今まで人の手で行っていた作業を、AIやプログラムによる自動化を実現します。入力作業が不要になることで、よりクリエイティブな仕事や付加価値が高い仕事に専念できます。
データ自動入力ツールではクラウド型のサービスも数多く登場しているため、ソフトをインストールすることなく、いつでもすぐに使い始められることが特徴です。導入費用や月額利用料もリーズナブルなものが多いので、個人やチーム単位でのスモールスタートにもおすすめです。
中には無料で使えるフリープランが備わっているツールもあるため、データ自動入力ツールに興味をお持ちの方は試しに使ってみてはいかがでしょうか。