「情報共有」というのは見聞や知識、ノウハウを、仲間に伝達し共有することです。情報共有といえば、最初思いついたのは社内の情報共有でしょう。確かに、情報共有すれば、業務の効率化やトラブルの早期発見など組織としての成果に繋がります。
それでは、社内でうまく情報共有するには、何が必要なのでしょうか？ここでは３つのポイントを説明します。
情報共有のポイント
ポイント1：情報共有の目的を明確する
まずは情報共有の目的を明確する必要があります。何のためにその情報を共有なのか？というのを社内で統一しないと、何の意味もありません。
ポイント2：情報共有ツールを活用する
情報共有を効率化するために、適当なツールを導入し、活用することがおすすめします。オンラインで共同作業といえば、多くの会社は が「Googleドライブ」を利用しています。Googleドライブでは、テキストや表といったデータをクラウド上に保存し、共同で閲覧・編集できます。
もちろん、Slack、esaなどさまざまな強みや個性を備えたツールがたくさんリリースされています。より効率的に情報共有を行いたいという場合は、こういったツールを活用することも検討してみると良いでしょう。
ポイント3：管理者と権限を設定する
共有ファイルはどんどん増えていた場合、定期的にチェックして、不要になったファイルや移動すべきファイルを整理する必要があります。ですから、ファイルの整理を担当する「管理者」を決めるのは重要です。
また、共有ファイルには誰でもアクセスできるため、うっかり上書きしてしまったり、削除してしまったりなどのトラブルがつきもの。トラブルを防ぐため、「アクセス権限」を設定するのも重要です。
以上は社内の情報共有のポイントです。
その一方、もし社外または世界中の情報を共有、集めるのはどうすればいいでしょうか？
オープンデータ
実は日本政府では、公共データを営利目的、非営利目的を問わず「二次利用可能なルール」の下で、「無償」で公開する「オープンデータ」の取組を推進しています。
オープンデータではよく、地図、ゲノム、コネクトーム、化合物、数学や自然科学の数式、医療のデータや実践、バイオサイエンスや生物多様性などのテキストでない素材に焦点が当てられます。
下記の記事では、政府機関、医療・健康、 金融・経済、ビジネス・企業、ジャーナリズム・メディア、不動産・観光、文化・教育などに関するオープンデータソースを70選まとめました。
もし、Web上から情報やデータを取得したい場合、Pythonやスクレイピングツールなどを利用して抽出する必要があります。Octoparseは視覚的に分かりやすくデータを抽出できるWebスクレイピングツールです。Webページ自動認識の機能が備え、WebサイトのURLを入力すると、データを収集ことが可能です。
それに、データ抽出をよりやすくするために、OctoparseはAmazon、楽天市場、Twitterなど数多くのすぐに使えるWebスクレイピングテンプレートを提供しています。パラメータ（URL、検索キーワードなど）を入力するだけで、データが抽出されてきます。クラウド型プラットフォームも提供するので、スケジュール設定が可能で、リアルタイムデータを自動抽出し、Webサイトの更新情報をいつでも入手できます。
取得したデータはExcel、HTML、CSVのような構造化フォーマットで、またはご指定のデータベースに保存されます。
まとめ
社内情報でもオーペンデータでも、どのように利用すれば一番効果が出るのかが大事です。情報やデータを活用してビジネス戦略を立てることや、新たなビジネス価値の創出などが求められています。