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@Near_12053

シフト作成ツール

Posted at

はじめに

僕は大学時代に飲食店でアルバイトをしていたのですが、
店長がシフト作成をエクセルにすべて手打ちで行っており、
時間がかかるし面倒くさいと頭を抱えていました。

　:open_mouth: "もっと楽にシフト作れるかも...！"

と思ったので

　:bow: "シフト作成やらせてください！"

と :hotsprings: 千と千〇の神隠し :pig: の千〇のように店長にお願いして
シフト作成をやっていました。

シフト作成って実は色んな人が頭を抱えているのでは？と思い
そのときに使っていたツールをもとに、汎用性を意識して作ってみました。
もし「ここをこう変えたい！」や「最後はこういう形式にしたい！」など
みなさんのニーズに合わせた修正も可能なので気になる方はコメント等お待ちしています！

今回作成したシート

image.png

シフト入力シート

シフト申請者が出勤希望日を入力するためのシートの雛形
このシートをコピーしてシフト申請者に配布し、記載してもらいます
image.png
image.png

まとめ

シフト申請者が入力した希望日を集約するシート
シフト申請者に配布したシートのURLを記載します。
※シフト入力シートの備考欄に記載された内容はここで確認できます。
image.png

シフト表

まとめシートからシフトを自動作成するシート
まとめシートにURLを記載し、申請者が希望日を入力すると
このシート内の表が埋まっていきます。
image.png

修正用

シフト表を手作業で修正するためのシート
シフト表の内容は希望日を集めただけなので、ここにコピーして修正を行います。
※シフト表を修正すると翌月に同じシートを使用できなくなるため

祝日

シフト表上の祝日を赤で表示するためのシート
会社固有の休日がある場合はこのシートに追記することで祝日登録が可能です。
image.png

シフト作成の流れ

:small_blue_diamond: シフト作成者（店長等）
:small_orange_diamond: シフト申請者（社員、パート、アルバイト等）

1.新しく入ってきたシフト申請者用にスプレッドシートを作成する（:small_blue_diamond:）
2.指定した期日までにシフト申請をスプレッドシートに記載する（:small_orange_diamond:）
3.作成したスプレッドシートのURLをまとめシートに記載する（:small_blue_diamond:）
4.集まったシフトを別シートに保存して修正作業を実施する（:small_blue_diamond:）
　※ここを自動化することも可能ですが、各職場によって様々な条件があると思うので、今回は手作業で実施想定です。
5.修正したシートを出力して全体に共有する（:small_blue_diamond:）

ざくっと書きましたが、文字ベースだとなかなかイメージ湧きにくいと思いますので
実際のスプシを見ながら順を追って説明します！

1.新しく入ってきたシフト申請者用にスプレッドシートを作成する

:writing_hand: シート名：シフト入力シート
:small_blue_diamond: シフト作成者（店長等）の作業

① シート名の部分を右クリック → 別のワークブックにコピー → 新しいスプレッドシート
image.png

② シートが作成されるので "スプレッドシートを開く" をクリック
image.png

③ 新規のスプレッドシートの "タイトル" , "番号" , "氏名" をこちらで入力
image.png

:arrow_double_down:

image.png

④ スプレッドシート右上にある "共有" をクリックすると、
　 下記の共有画面が出てくるので "ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加" の部分に
　 申請者のメールアドレスを入力して共有する。
image.png

2.指定した期日までにシフト申請をスプレッドシートに記載する

:writing_hand: シート名：シフト入力シート
:small_orange_diamond: シフト申請者（社員、パート、アルバイト等）の作業

① シート内の黄色背景の部分に必要情報を記入する
　　:warning: 黄色背景以外は管理者入力欄もしくは自動入力のため、申請者には入力させないようにしてください
　　:bulb: 可能な方はシートの保護機能を使うと誤入力も防げます

image.png

3.作成したスプレッドシートのURLをまとめシートに記載する

:writing_hand: シート名：まとめ
:small_blue_diamond: シフト作成者（店長等）の作業

① 1-④で申請者に共有した画面から "リンクをコピー" をクリックする
image.png

② まとめシートのURLの隣の黄色背景のセルに①でコピーしたリンクを貼り付ける
image.png

:warning:｜tab｜次のリンクと置き換えますが出てきますが、どちらでも問題ありません。
　置き換えると以下のようになります。
　置き換えなければ置き換え前のURLがそのまま残ります。

image.png

③ いくつかのセルが #REF! 表示になるので、どこか一つのセルにマウスを乗せて、アクセスを許可する
image.png

:arrow_double_down: 許可すると②で入力したリンク先の情報が読み込まれます。

image.png

4.集まったシフトを別シートに保存して修正作業を実施する

:writing_hand: シート名：シフト表、修正用
:small_blue_diamond: シフト作成者（店長等）の作業

① シフト表シートを開くと、時間がまとまった状態で表示されます。
image.png

② 6～25行目をコピーする
image.png

③ 修正用シートに移動して、セルA6を右クリック → 特殊貼り付け → 値のみ貼り付け をクリックする
image.png

:bulb: 赤枠部分が 「='まとめ'!C4」 ではなく氏名になっていたら成功です
image.png

④ 手作業でシフトを調整します。
image.png

:arrow_double_down:
:arrow_double_down:　調整例）被っている部分削除＋人手不足の日を赤背景に変更
:arrow_double_down:

image.png

5.修正したシートを出力して全体に共有する

:writing_hand: シート名：修正用
:small_blue_diamond: シフト作成者（店長等）の作業

① ファイル → ダウンロード → PDF を選択する。
image.png

② 出力形式を調整する。
・"カスタムの改ページ" を選択し、前半後半で区切る位置に変更
・余白を狭いに変更
image.png

・プレビュー：１枚目
image.png

・プレビュー：２枚目
image.png

:bulb: 祝日を登録する

:writing_hand: シート名：修正用
:small_blue_diamond: シフト作成者（店長等）の作業

① 祝日シートを開き、祝日名（任意）と日付を登録する
image.png

:arrow_double_down: お店の定休日を追加

image.png

② シフト表シートと修正用シートの該当日付の色が赤になります。
・修正後のシフト表
image.png

今回利用した関数

・COUNTA
・COUNTIF
・DATE
・IF
・IMPORTRANGE
・MINUTE
・MONTH
・SUM
・TEXT

おわりに

ここまで読んでいただきありがとうございました:four_leaf_clover:
今回は汎用性を意識して作成したので、実際使うためには利用者に合わせた修正が必要だと思います。

実際に僕が使っていた時も
・シフトを集めるのが月の前半と後半でわかれている
・最終的な出力はExcelで出力
・午前組と午後組それぞれの人数を出力
など、ほかにもさまざまな要件を満たせるようにして、その職場でしか使えない形で使っていました。:sweat_smile:

もし、この記事を読んで使ってみたいなと思ってくださった方は
ぜひコメント等送っていただけたらと思います！

・休み希望日を申請する方式にしてほしい
・15分単位でシフト申請できるようにしてほしい
・三交代勤務に対応してほしい
・シフトを削る部分も自動化したい
など、利用者が少しでも楽にシフトを作れるようにできればと思っています:relieved:

改めましてここまで読んでいただきありがとうございました:four_leaf_clover:

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