はじめに
開発担当のプログラマでも、最近は会議や打合せに参加して発言を求められることが多くあると思います。
私も数年の間、営業日はほぼ毎日会議や打合せを行っていた経験がありますが、その経験で会議や打合せに慣れたかと言われると、正直あまり慣れてないと思います。
そこで、なるべく会議の場でスムーズに進行できる、緊張しないようにするためのTipsをまとめました。
自分が会議を行う中で注意していた点等を備忘録としてまとめています。
また、会議の参会者の中でもファシリテーターという重要な役割を任される場合もある (もしくは今後いつかは経験する) かと思いますが、ファシリテーターの役割に就いた際もどのようにすれば進行がスムーズにいきやすいかも記載しています。
ファシリテーターは参加者の意見をまとめたり、意見交換を促したりする場面もあるため、かなり気を使う立場になります。そのためファシリテーター役が好きな人は少数派だと思います (個人的意見です)。そのような、さらに緊張する立場であるファシリテーターもいかに緊張せずスムーズに進められるか、まとめています。
※司会、進行役の進め方についても、本稿では「ファシリテーター」としてまとめて記載しています。
目次
1. 事前準備
会議に参加する前の準備はとても大切です。
特にファシリテーターは、会議前に確認することや行うことも多くなります。
■ ファシリテーター
会議の目的 (ゴール) を把握しておく
開かれようとしている会議の目的 (ゴール) を把握しておくことはとても重要です。ファシリテーター役の人がその時その時で会議の目的がぶれていると、参加者も不安になったり、そもそもゴールが明確でないため意味のない会議になってしまいやすいです。
また、例えば半年や一年にまたがるようなプロジェクトを進めており、その中で何回も会議がある場合は、
- プロジェクトの最終目的 (ゴール)
- 今回開かれる会議の目的 (ゴール)
の2つは最低限意識しておく必要があります。
参加が必要な人物を決める
会議の目的が (ゴール) がある程度明確になれば、その会議に参加してもらうメンバーを決め、声掛けしておく必要があります。会議の目的達成に向けて、知見がある人や関わりが深い人をピックアップすると良いと思います。
会議の進め方をある程度決めておく
今回開かれようとしている会議について、ある程度進め方を決めておくと突然焦ったりする可能性が低くなります。
会議の種類にもよりますが、大雑把な進行として事前に以下に沿って組み立てていると、自分は進め易かったりしました。
- (必要なら) 軽い雑談、アイスブレイク
- 現状の把握や共有
- 現状の問題、今回の会議のゴールの共有
- 問題点に関する意見の抽出
- (4) で出た意見の集約、まとめ。解決策の決定
- 総論、次回の会議に関するアクションの認識や、今後の方針等の共有
議題に上がる問題が2点以上ある場合は、どの問題から意見を集めるかを決めておくことも重要です。そうすることで、例えば最初に会話した問題点の結論を踏まえた上で次の問題点の会話ができたりします。
開始の言葉、締めの言葉をあらかじめ考えておく
開始時や終了時の声掛けは意外と悩んだり難しかったりします。
あらかじめ文章を考えておくことで、すっと発言できたりします。
※自分は少し吃音も持っているので、発言する文章をある程度決めておくことで過度に緊張せず、とても効果がありました。
例：開始時
「では、時間になりましたので、〇〇の会議を始めようと思います。よろしくお願いいたします。」
例：終了時
「ではこれで、〇〇会議を終了します。ありがとうございました。」
※社内、社外、どういう立場の人と会議するかで、敬語の度合いは変わってきます。
参加者の意見をあらかじめまとめておく
会議の議題に上がる要件に対しての意見を、事前に参加者から収集しまとめておくのも良い方法です。
会議中に初めて参加者の意見を聞き、その場で沢山の意見をまとめ上げるのは難易度が高いです。
そのため、ファシリテーターはあらかじめ参加者の意見をある程度把握しておくことで、意見を纏める際の舵取りが行いやすくなります。
各参加者が発言しそうな意見を予想しておく
参加者の意見をあらかじめまとめておくことができない、しない場合は、各参加者が発言しそうな意見を予想しておき、回答例をいくつか作成しておく方法が効果的だと思います。
初対面だと難しいですが、ある程度人となりがわかっていれば、どのような意見が出てくるか少し予想できたりします。
特に既に決定された事項に対して文句を言ったり、ロジカルに質問してくる人がいる場合、とっさに相手が納得のいく返答を行うことは難しいため、予想は外れてもある程度は回答を考えておくと気持ちが楽になります。
■ 参加者全員
今回の会議の目的を整理しておく
会議の目的 (ゴール) を明確にしておきます。
少し声を出しておく
仕事中はあまり声を出さず、会議の場でのみ発言するような場合、いざ発言しようとすると、喉の調子が悪く、とっさの声が出にくくなってしまう場合があります。
会議前に軽く声を出しておくことで、のどの調子を少し整えておくことができます。
2. 会議序盤
会議が始まってすぐの段階に行っておくべきことをまとめています。
■ ファシリテーター
会議の空気感を作る
「場の空気を作る」こともファシリテーターにとって重要な役割です。
例えば、本題に入る前に軽く雑談などを行って場の緊張をほぐすと、その後の会議が進め易くなります。
※アイスブレイクといいます。
緊張した空気だと、良い意見が出にくく発言しにくい場になってしまいますので、なるべく発言しやすい場を作ることが大切になってきます。
■ 参加者
早い段階で一度発言しておく
会議が進んでいるが、自分がずっと発言できないでいると、いざ発言する状況になった時が近づいてくると大きな緊張が走り、発言に勇気も必要になります。早い段階で何かしら発言しておくことで、自分の発表が近づいても、プレッシャーを緩和することができます。
発言が難しい場合も、相槌を打ったり、「たしかに」「なるほど」とつぶやくだけでも、その後の緊張に違いが出てきます。
3. 会議中盤
参加者が意見を発表している段階等、会議中盤に行っておくべきことをまとめています。
■ ファシリテーター
みんなの意見を整理する
意見が出そろったら、整理を促すのもファシリテーターの役目です。
前提として、参加者のそれぞれの意見は発言するのみだと忘れてしまうので、ホワイトボードやWeb会議だと画面共有を使用しながら、発言者の意見を箇条書き等で纏めていくと進め易いです。
ただ整理の方針を決めるのはファシリテーターだけの役目ではなく、参加者全員で整理すべきと思うので、ファシリテーターは参加者たちで意見を整理していくのをサポートする、みたいなイメージでも良さそうです。
また、参加者が多くて意見が沢山でてきた場合は、全員が発言する前に、「いったん今まで出てきた意見を整理しましょうか」等発言し、一度整理の場を設けるのも良さそうです。
4. 会議終盤
意見をまとめた後や、会議の目的が達成された後に行っておくべきことをまとめています。
■ ファシリテーター
これからのアクションの認識合わせや共有
参加者に、次のアクションの認識や、今後の方針やスケジュールを伝えます。
そうすることで、もし次回も会議がある場合は次回までに何をすべきかや、会議の進捗具合がイメージできやすくなります。
■ 参加者
これからのアクションを認識しておく
ファシリテーターから伝えられたり、会議の内容から出てきた「これからどうアクションしていくか」についてをしっかり認識しておくことで、次の会議に向けたスタートも切りやすいです。
5. 会議全体
■ ファシリテーター
必要に応じ、会議中にも考える時間を確保する
例えば事前に周知しておいた議題ではなく、その場で新しく検討しなくてはならない事項が出てきた場合、すぐに参加者に発言を求めてもなかなか良い意見が出てくることは少ないと思います。そういった場合は、数分ほど時間を決めて、参加者に検討してもらう時間を設けるのも一つの手です。
■ 参加者全員
発言する際は姿勢を崩さない
猫背になると、気道が狭くなって声が震えやすくなります。
特にWeb会議の場合は、PCのカメラに向かって発言する場合に特に猫背になりがちです。
対面の会議と同様のイメージで、なるべく視線を上げ、前方に向かって発言するイメージがよさそうです。
6. その他、コツ等
上司とファシリテーターを分ける
例えば、上長や上司がファシリテーターになると、他メンバーが発言した際も、上司として返答する場合が多くなってしまいます。そのため、上司とは別にファシリテーターを置くことで、ファシリテーターには話しやすい、話しかけやすいという空気も生まれるので、ファシリテーターを別に設ける、というのは一つの手法です。
ファシリテーターと議事録係も分ける
ファシリテーターと議事録係も分けた方が良いと思います。
ファシリテーターと議事録係を兼任していると、議事録の記録のたびに進行が妨げられ、会議の時間が無駄に長引いてしまう可能性があります。
また司会に集中しないと、司会と議事録がどちらとも中途半端になってしまう可能性があります。例えば議事録の記載が漏れてしまった場合、他の参加者に会議の内容を再確認するという手間も発生してしまいます。
終わりに
会議は一回も滞らずに順調に全て終わることはまずないと思います。
なので、上記のような一種の「スキル」をストックしておき、あとは回数をこなし、状況に応じて「スキル」が発動できるようになると、スムーズに進行しやすくなり、結果緊張する場面も少なくなってくると思います。
また、会議の「スキル」はIT業界以外でも役に立つため、ストックしておくと今後の人生の色々な場面で役に立つと思います。
恐らく生まれつき会議や打合せの場で緊張しない人もいれば、何度経験しても毎回緊張してしまう人もいて、それは生まれ持った気質も関係していると思っています。
ただ緊張してしまいやすい人も、本稿で記載したような準備や進め方のスキルを身に付けておくことで、少しずつ対策を行えるのではないかなと思います。
自分もまだまだですが、行き当たりばったりで会議に参加しないように、ある程度会議に必要なスキルを身に着ける意識をもって臨んでいきたいと思いました。