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G Suiteのグループメールを差出人として使っているはずなのに、個人アカウントで送信されている原因と対処法

G Suiteのユーザー作成には月額料金が発生します。

ユーザー あたり月額 ¥680 JPY


企業レベルでの運用のユースケースになりますが、
例えば、営業用のユーザーを作り、パスワードを共有すればアカウントとパスワードを知っている社員はアカウントにログインすることができ、
結果的に対象社員間で営業用のメールの確認(送信・受信)が行えるようになります。

ここでセキュリティーネックとなるのは、パスワードを対象社員に教える、というところです。


G Suiteにはグループメールアドレスというものが作成・設定できます。
これは料金が一切発生しないものです。

グループメールには複数のユーザーを割り当てることができます。
そのグループメールに受信があったときに、割り当てている複数のユーザーのメールアドレスアカウントで受信できるようになるものです。

例えば、以下のユーザーがいるとします。

a@sample.com
b@sample.com
c@sample.com

そのユーザーを以下のようなグループメールに割り当てておきます。

info@sample.com

外部からinfo@sample.comに何かしら受信したとします。
そうすると、a@sample.com, b@sample.com, c@sample.com 3者のアカウントで、info@sample.comとして受信することができるようになります。

このG Suiteの仕様を利用し、グループメールを活用すると無駄な月額コストが発生しなくて済みます。


本題はここから。
受信するだけなら上記の設定だけで良いです。

しかし、受信したグループメールアドレスを差出人として返信する場合は別途設定が必要です。
その設定を行わずに、返信してしまうと、個人のアドレス(a@sample.com, b@sample.com, c@sample.com)として送信してしまいます。

うちは、営業用のグループメールを作って、担当者が名乗りやりとりするような運用にしているのですが入念に検証できておらず、これでハマり、
弊社のグループメールから送信しているはずなのに、なぜかいつも個人のアドレスに返信がくるので、それに気づかず先方にご迷惑をおかけしてしまったことがあります。

◇◇様

お世話になっております。
株式会社~~~の~~です。



宜しくお願いいたします。

以下の設定を行うことで、メールの返信を行う際に、差出人の部分がドロップダウン形式になり、設定しているメールアドレスを選択できるようになります。
https://open.shonan.bunkyo.ac.jp/sysroom/?p=7908

しかし、これはGmailアプリの場合のみ有効です。
ウェブブラウザ上からメール送受信する方なら上記だけ大丈夫ですが、私の場合は、mac純正のメーラー(appleメール)を使いたいので、更に別途設定が必要です。

https://modeeisennui.com/blog/entry-171/#:~:text=%E3%82%A2%E3%82%AB%E3%82%A6%E3%83%B3%E3%83%88%E3%82%BF%E3%83%96%E3%81%8B%E3%82%89%E5%B7%A6%E5%81%B4%E3%81%AB,%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%83%E3%82%AF%E3%81%97%E3%81%A6%E5%AE%8C%E4%BA%86%E3%81%A7%E3%81%99%E3%80%82

ここでポイントとなるのは、mac純正のメーラー(appleメール)で設定できたし、Gmailアプリは使わないからといってGmailアプリ側で行った設定を解除しないことです。
これを解除すると、a@sample.comのアカウント所有者がinfo@sample.comから送信してるのに、相手側はa@sample.comで受信してしまいます。

ここでハマりました。
mac純正のメーラー(appleメール)側で、a@sample.comのアカウントに対してinfo@sample.comのグループメールを使えるようにしてる設定を保持してgmail側にも設定の同期がされていると思っていたのですが、
動作から見るあたり、同期はされておらず、mac純正のメーラー(appleメール)側から送信する際に、gmail側の設定を参照しているようです。

よくよく考えたらセキュリティー的にそうなんですよね。
G Suiteじゃなくて一般利用しているまったく知らない他人(例えば、yamada.taro@gmail.com)が、mac純正のメーラー(appleメール)側で設定できたらgmail側にも設定の同期がされるとかおかしいですもんね。
G Suiteを使っていないはずの人が、ましてや組織外のアカウント(yamada.taro@gmail.com)に対してinfo@sample.comのグループメールを使えるようにしてる設定なんてできるわけがありません。

なので、gmail側の設定から行わないといけないんですねー。
設定時にグループメール宛てにtokenもしくはリンクが送られてくるので、token入力もしくはリンク押下することで、グループメールを差出人として利用できるようになるので、そこで承認された人だけが差出人として利用可能であることを担保しているようです。

MasayaGoto
1986年生まれ。最終学歴、中卒。会社員としてシステムエンジニアを1年経験し、2017年9月にフリーランスとして独立し、その後、ゲーム開発の分野へ進出。2018年4月に株式会社GILDを設立。C#でのUnityなどモダンなものが好きです。極める前に飽きてしまうB型人間であると同時に、気になったらとことん追求。
https://gild.co.jp
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