オンライン会議のコツ

想定読者

• オンライン会議の司会を務めているが漫然とやっている人
• 司会者としてオンライン会議の方法を見直したい人
• 参加者としてオンライン会議への臨み方を見直したい人

本記事のゴール

• オンライン会議の司会のコツを知る
• オンライン会議の参加のコツを知る

オンライン会議の課題

• ツールの使い方を間違える
• 気が散る・集中力が下がりやすい(例：通知や別作業に気が向いてしまう)
• カメラオフだと、参加者が何をしているか分からない
• ファシリテーションの質が悪い
• 表情やしぐさなどのコミュニケーションの手がかりがない
• しゃべらない人の存在を忘れやすい

オンライン会議が向いている/いない会議

• 議論を必要とする会議がオンラインで、かつ人数が多いと向いていない。複雑になってしまう。
• 進捗会議は向いている。マネージャーがチームメイトから一方向に進捗を会議することが多いため。
• 課題解決のためのミーティングは向いていない。

効果的なオンライン会議の方法

司会者目線

カメラはオンにしよう

• カメラオンにすることで、考えや感情などのメッセージが視覚的な情報によって追加される。それにより、コミュニケーションが促進される。
  例：深呼吸や姿勢の変化によって「発言したい」というメッセージが暗に伝わる

• チームの多数派がカメラオンにすることに抵抗感がある場合は？

  • まずは、会議以外の1 on 1などでカメラオンにするよう仕向ける。それにより、カメラオンによるコミュニケーションの質の向上を実感してもらえる。その結果、大人数の会議でのカメラオンにも抵抗感が減ると期待される。
  • 会議開始前の会話を利用する。開始前に、カメラに写っている当人の周囲にあるもについて尋ねる。それにより、カメラオンでの会議が暗黙のルールになり、カメラオンへのストレスが減ると期待される。

アプリがモバイルかPCかは、会議の結果に影響する点に気を付けよう

• オンライン会議のツールは、モバイルまたはPCがある。
• PCを使っており、参加者が机に着席しているなら、カメラオンにしてもらう。
• 参加者が移動中でモバイルから参加しているなら、あまり集中していない、議論に参加できないことを考えよう。
• 資料を使うなら、モバイルからの参加者が資料をダウンロードできるように時間をとろう。
• 参加者に議論をしてほしいか？
  →してほしいなら、PCから参加するよう依頼しよう。
• 参加者に集中してほしいか？
  →してほしいなら、PCから参加するよう依頼しよう。

オンライン特有のファシリテーションのコツ

参加者が情報や意見を言うまでの待ち時間を長めにとる

• 対面会議では発言しようとしている様子が姿勢や表情で分かる。だがオンライン&カメラオフだと分からない。やや長めに待つことで、確実に参加者からインプットをもらおう。

名前を呼び、疑問を投げかける

例：田中さん、この問題についてどう思われますか？
漠然とみんなに問うよりも、集中力が上がることが期待される。

疑問や情報提供の依頼は具体的に

• 質問ありますか？コメントありますか？などの漠然とした質問よりも返答を得やすいため。

会話のフィードバックループを促進する

• 会話におけるフィードバックループが対面よりもオンライン会議では困難になる。フィードバックループとは、相手の反応を見て、少しずつ話す内容や話し方を調整するループのことだろう。
• そのため、多めに質問を投げたり、決定事項について共通認識を持てているかを質問して確認していくのがよい。

アクションアイテムはオンラインのホワイトボードに記載する。

見える化することで確認できる。

会議での発言のしやすさを高めるコツ

• 会話へ参加してほしいという期待を伝える
  例：「田中さんには○○の件について、皆の前で意見をいただきたい」と伝えておく
• 参加者が発言する時間を確保する。他の人の発言によってかぶせられないようにする。
• オンラインでもホワイトボードを使おう。
  • そのためにツールを見つける。そして、使いこなせるように練習する
  • 視覚的な資料がないと集中力が落ちるという点でも、ある方がよい。
• オンライン会議のアプリの挙手の機能を活用する。
  挙手によって意見をきこう。
• 他のツールも使う。
  積極的にツールを探して、良いものは取り入れてみよう。
  例：投票ツール

参加者に会議への集中力を高めてもらうコツ

• 参加者に対し、アジェンダを見るように伝える

• 話が脱線したら、今の会話がアジェンダに関連するかを質問する

  • 同僚から同僚への質問なら上手く本筋に戻せる
  • 地位の違いやお互いが知らない人の場合、質問しづらいかもしれない。その時は、リーダーやファシリテーターにプライベートチャットで、その懸念を伝える

• 2人だけでできる会話はオンライン会議外で行う

• "あとでみるリスト"をホワイトボードに用意しておく

  • オンラインのホワイトボードやスライドで、空白のページを作成する。そこのタイトルを"あとでみるリスト"とする。
  • 重要だが会議のアジェンダに関係のない話題が出た場合に、その話題を記載する。
  • ただし、必ず会議の終わりに、それらの問題をどう議論や解決するかを話し合う。というのも、後で扱われると分かっているからこそ、その話題をスキップして不安なく本筋に戻れるため。

参加者目線

気を散らすものを遠ざけておこう

• スマホは機内モードにする
• PCの通知はオフにする
• そして、会議に貢献できるよう議論に集中しよう

場所を選ぼう

• 移動しながら参加するか、デスクに座って参加するか。
  議論への参加の必要性などをもとに選ぼう。

ネットワークや音声品質の動作確認をしよう

• 故障してつながらないと、会議に参加できなくなってしまうため。

参考資料

LinkedIn Learning "Leading Virtual Meetings"

LinkedIn Learning 生産的なミーティングをするコツ