とある200名オーバーの方が参加するイベントを3回ほど主催した際に気をつけていたことや学んだことを羅列しておきます。
開催時期として避けるところ
- 3月：年度末でみんな忙しい
- 4月：年度始まりでバタバタしている
- 6月：株主総会でハコが空いていない＆偉い人の送別会ラッシュ
- 7月上旬：新しく来た偉い人の歓迎会ラッシュ
- 9月：上期〆でみんな忙しい
- 10月〜11月：OSS系の国内外イベントラッシュ
- 12月：師走でみんなそわそわしてる
1月〜2月、5月、7月下旬〜8月が個人的にはおすすめです。
会場関係
- 大体の時期が決まったところで数カ月分の空き状況を聞いて抑える
- 電源 & Wi-Fiの提供は必須ではないがあったほうがよい
- フロアを貸し切るとNW構築をさせてくれるところもある
企画
- やっていることはスタッフに限らずなるべく共有する
- 何をしている
- 何を考えている
- 何に困っている
- 他のイベントを参考に「どんなイベントが面白かったか」逆に「どんなイベントは面白くなかったか」を思い出す
- アンカンファレンスはOpenStack SummitのDesign Summitなどを参考にしました
- メンバが提案してくれたアイデアはひとまず拾って考える
- 何をオモシロイと思ったか、どうすれば面白いかを話し合う
- 前回のイベントの振り返りを見直して改善を検討する
説明回り
- 資料は事実ベース（アンケート結果）をメインで作成して可能な限り使いまわす
- 必要なときだけ追加資料を作成
- 相手が手伝いやすい建前を用意してあげると話が進みやすい
- ex. ソフトウェア人材の育成, コミュニティの醸成, etc...
運営
- 設営の前に現状復帰できるように会場の写真をとっておく
- ものを移動する際には養生テープなどをつかってどこにあったかを記載しておく
- 会場レイアウトを事前に作成して共有し、当日はそれを元に設営
- 当日作業のToDoリストを作成し、イベントで使いまわす
- 頑張りすぎないようにスタッフの負荷は分散する
- スタッフが見たいセッションを見に行けるようにスタッフ間タスクの融通を行う
アンケートフォーム
- 質問の文面をポジティブに書くとポジティブな意見がもらいやすくなります
- ex.次はどんな話が聞きたいか、もっとどうすれば面白くなるか
- 日本人らしく「遠慮なく奇譚ないご意見をお聞かせ下さい」的なことを書くと 本当に遠慮のないコメントが来てダメージを受けます
懇親会
- 懇親会費をタダにすると懇親会だけに現れてご飯だけ食べて変えるタダ飯おじさんが現れることもある・・・
- 対策としては本編参加を条件に付けるなどが必要（怠って参加登録されてから追記したが間に合わず・・・）
- 本編参加していないのに申し込んでくる人は他にどんなイベントに参加しているのかを見てみると・・・
振り返り
- KPTを使って思いつく限りをHackmdなどで共有して書き連ねる
- 終わったあとにちゃんと前回のKPTが活かせたかは確認する