Googleフォーム×Salesforceで見積の意向確認をフォーム化する方法

1. 背景・課題

見積書を送付した後、顧客の意向確認が遅れると、契約までのリードタイムが長くなり、商談の進捗に影響を与えることがあります。従来のメールや電話での確認作業は手間がかかり、フォロー漏れのリスクも高くなります。

そこで、GoogleフォームとSalesforceを連携し、見積の意向確認を自動化する仕組みを構築します。

2. 解決策の全体像

本記事では、以下の流れでSalesforceとGoogleフォームを連携し、意向確認を効率化する方法を紹介します。

1. Salesforceの商談オブジェクトにGoogleフォームのURLを生成するボタンを設置
2. 商談IDをパラメーターに埋め込んだGoogleフォームURLを顧客に送付
3. 顧客がGoogleフォームに回答すると、データがGoogleスプレッドシートに自動保存される
4. Salesforceのフローを使い、回答があったら商談フェーズを自動更新
5. 一定期間未回答の顧客にはSalesforceフローでリマインドメールを送信

3. Googleフォームの設計

3.1 フォームの項目

見積の意向確認を取るために、以下の項目をGoogleフォームに設定します。

• 会社名（必須）
• 担当者名（必須）
• 見積書番号（必須）
• 商談ID（URLパラメーターで受け取る）
• 見積内容の承認
  • 「承認する」
  • 「修正を希望する」
• 修正希望がある場合のコメント欄（任意）
• 送信ボタン

3.2 フォームURLの生成

Salesforceの商談レコードに「意向確認フォーム生成」ボタンを設置し、商談IDをGoogleフォームのURLに埋め込んで送付します。

URLの例：

https://docs.google.com/forms/d/e/XXXXXXXXXXXXXX/viewform?usp=pp_url&entry.1234567890=006XXXXXXXXXXXX

• entry.1234567890 はGoogleフォームのフィールドID（商談IDを受け取る）

3.3 フォームの共有方法

• Salesforceの商談レコードからボタンを押して自動生成
• メールにGoogleフォームのURLを挿入
• 商談画面にフォームのリンクを表示し、状況を管理

4. Googleスプレッドシートでのデータ管理

Googleフォームの回答はスプレッドシートに保存され、Salesforceとデータを連携します。
GoogleフォームからSalesforceにデータを送る方法はこちら

5. Salesforceフローでの自動化

以下のような応用が可能です。※ご要望があれば具体的なフローも紹介したいとおもいまｓ

• 商談IDをキーとしてSalesforceと紐づける
• 回答データをSalesforceの商談オブジェクトに自動反映
• 未回答者のリストを抽出し、リマインド対象を管理

5.1(例)商談フェーズの自動更新

• Salesforceのフローを使い、Googleスプレッドシートからデータが登録されたら商談フェーズを自動更新
• 例：フェーズの変更
  • 「提案中」 → 「見積確認済み」

5.2 未回答者へのリマインド

• 一定期間（例：3日）未回答の顧客をリストアップ
• Salesforceのフローでリマインドメールを自動送信
• リマインドを3回送った後、営業担当者に通知

6. まとめ

• GoogleフォームをSalesforceと連携させ、見積の意向確認を自動化！
• 商談IDをパラメーターで渡すことで、データ管理が楽になる
• Salesforceフローを活用し、商談フェーズの更新やリマインドを自動化
• これにより、契約プロセスを短縮し、業務効率を向上！