はじめに
筆者
- 新卒でIT企業に入社し、スクラムの開発案件に配属
- 2年目に5~8名メンバーのいるチームのリーダーに起用
この記事でわかること
- 初めてリーダーを経験し感じた、振り返りの効果
- 効果的なPDCAの回し方
目次
どうして振り返り？
チームリーダーの仕事は、大まかに分けて以下の2つだと思います。
- チームの成果上げる
- 進捗管理
- チームの意思決定
- 決断について上司（PMなど）と合意を取る
- 部下を成長させる
- 技術力向上
- キャリアアップ補助
これらの業務は、すべてのメンバーの状況を把握して指示するようなリーディングでは達成できないと考えます。
理由は、単純に時間がかかりすぎてしまうからです。昨今ほとんどの若手マネージャー・リーダーはプレイングマネージャーであり、自身も業務を行いつつリーディングを行うことになるので、業務とリーディングの両立のためにはメンバーに自分から動いてもらうことが必須になっています。
そのためには、PDCAを回すこと、特に業務の振り返りを適切に行ってもらうことが最重要だと考えています。
振り返りを促すメリット
PDCAサイクルを回すことには以下のようなメリットがあり、リーダー業務をスムーズにしてくれます。
そんなPDCAの中でも、一人で行うのが一番難しいのがC（振り返ること）です。
新人の時は経験や知識が浅いため、自身の反省点や問題点を一人で見つけるのが難しいです。
振り返りをサポートすることでPDCAが適切に回り始め、以下のような効果をもたらしてくれます。
メンバーの自主性が育つ
自身の業務を定期的に振り返り、改善点を自ら発見することで、責任感・主体性をもって業務に取り組めるようになります。
- 主体性...課題を自ら発見し、それに対して主体的に取り組むことで、自主的な行動が自然と促されます。指示を待つのではなく、自分から改善策を提案して実行することで、業務に対する主体性が育まれます。
- 責任感...自らの業務を振り返る習慣を持つと、自分の行動や成果に対しての責任感が高まります。これは、業務に対する自己評価ができるようになるためで、結果についても他者に依存せず、自分自身で向き合う姿勢が身につきます。
責任感・主体性を持つと、メンバーが自ら意思決定できるようになっていき、自分のタスク管理や進捗確認を行うことができるようになるため、リーダーの負担が激減します。
技術力・開発プロセスが向上
改善点を常に意識することで、業務の効率化や成果向上を図ることができ、自分自身の成長を加速させることができます。
また、自分に足りない能力に気づき、それを改善しようという動きができるようになるため、個人の技術力向上にも役立ちます。
振り返りの促し方
上記のように、メンバーの振り返りを促すことで、チームの成果を上げること、メンバーの成長をサポートすることにつながります。
では、具体的にどのようにサポートすればよいでしょか。
なぜなぜ分析
周期はプロジェクトによって様々ですが、朝礼や夕礼、週次や月次のミーティングなど、チームの進捗を確認する打ち合わせが定期的に開催されると思います。
その際、報告された進捗に対して、なぜそのような結果になったと思っているかを聞いてみてください。
- ○○時間遅れが出た → なぜ遅れたと思いますか？
- 計画通り言っている → うまく言った要因は何だと考えていますか？
そこで得られた返答に対して、今度はその理由を聞いてみる、というようにして、結果の根本原因を考えてもらいます。
このように、「なぜ？」を繰り返し聞く分析手法は「なぜなぜ分析」といい、振り返りの際に行うことで本質的な問題点や改善点を発見することをサポートしてくれます。
5回の「なぜ」で導き出す「なぜなぜ分析」とは？
なぜなぜ分析によって本質的な問題点が得られたら、次の定期ミーティングまでの目標として、問題点を解消するような目標を一緒に決めましょう。
そして次のミーティングでは作業の進捗と目標が達成できたかを、なぜなぜ分析をして振り返る、という作業を繰り返せば、効果にPDCAを回すことができます。
質問して考えてもらう
なぜなぜ分析を進めるうえで重要なのが、こちらがするのは「なぜ？」と問うことで、答えはメンバー自身に考えてもらう必要があるということです。
目的は自ら振り返ってPDCAを回してもらうことで、こちらが原因や目標を定めてしまっては主体性や責任感が育ちません。
また、「なぜ？」と質問して得られた答えがロジカルでないときは、それを指摘して正しい方向に分析することを促しましょう。
根本原因を探るのは難易度が高く、一人の視点では間違った結論に着地してしまうことが多いです。なので、そこをサポートすることでPDCAを回すことをサポートすることがとても重要だと、少しだけリーダーを経験してみて感じています。
まとめ
下記のことを意識して振り返りをサポートすることで、チームリーディングを効率的に行うことができます
- 定期的になぜなぜ分析で問題点の洗い出し・目標設定を行いPDCAを回す
- なぜなぜ分析では「なぜ？」と聞くことと論理の破綻の指摘することで、振り返りのサポートをする