Status Update Meeting とは
・・・プロジェクトなどの状況を他のメンバーに知らせるために開催される定期的なミーティング
チームがプロジェクトのスケジュールを順調に進め、お互いに責任を持ち、進捗状況を共有し、プロジェクトの重要な変更について話し合うことを目的とする。
基本的には、チームの課題と成果について話し合い、課題を特定した上でそれに対するアプローチを考える。
また、必要に応じてリソースを整理と再編成を行う。
大事なこと・注意すること
- 全員に情報を知らせる（Keep everyone informed）
- 進捗状況を計画と比較する（compare progress with a pre-established timeline）
- 成果に関する情報を共有する（share information about accomplishments）
Tips
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事前にリマインダーを送る（Send out a reminder in advance）
- ミーティングの開催日の前に、いつ、どこで、何時に会議を開催するかの連絡をする。
- 会議に招待されたメンバー全員が十分な時間をかけて準備をし、確実に会議に出席できるようになる。
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アジェンダ（議題）に沿って行う（Follow an agenda）
- 会議のアジェンダを作成し、それに従うことで、会議がスムーズに進む。
- 最も重要なトピックと問題だけを含む議題を作成すると、効率的に進めることができる。
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アジェンダ（議題）を提出する（Deliver an agenda）
- 会議の前に、議論するすべての概要を送ると会議で役立つ。
- アジェンダに詳細な内容を含める必要はないが、詳細情報を書くと何が期待されているかを出席者に共有できる。
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簡潔にまとめる（Keep it brief）
- 簡潔で要点を絞った会議をすると、全員が重要事項にフォーカスし、時間効率の良く必要なことを把握できる。
- 簡潔にすることで、出席者が早くプロジェクトの作業に戻ることができる。
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重要なものだけを取り上げる（Only highlight what's most important）
- プロジェクト状況のあらゆる側面のすべてを議論する必要はない。
- 最も重要なアップデートまたは詳細な進捗状況を取り上げることを検討する。
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プロジェクトに関係するメンバーのみを招待する（Only invite those involved in the project）
- 社内のすべてのメンバーを招待する必要はない。
- プロジェクトに影響を与える人、またはプロジェクトに貢献する人だけを招待すると、会議を効果的に行うことができる。
Status Update Meeting で使える表現
ファシリテーターとして
Now that everyone is here, let's get started.
I'd like to get started and welcome all of you to the meeting today.
Before we dive into the agenda, let's go around the room and introduce ourselves quickly - please share your name and job title.
I know most of you but I see a few unfamiliar faces. Before we start, let's do a quick round of introductions.
Purpose of the meeting
As a quick reminder, our goal for this meeting is [a purpose].
By the end of this meeting today, we should have a decision on [a purpose or a goal].
所感
この中で一番エンジニアにとって重要なのは、
最も重要なトピックと問題だけを含む議題を作成すると、効率的に進めることができる。
重要なものだけを取り上げる（Only highlight what's most important）
の部分なように感じた。
ついつい会議は長くなりがちだし、会議の意義やテーマが明確でないと延々と続いてしまう恐れがある。
必要なことにフォーカスする。
後回しにしていいことは躊躇なく後回しにする。
参考