あらすじ

こんにちは。芝を駆っている人です。

突然ですが私は喋ることが苦手です。
とても緊張する人間です。
そして緊張して焦ってテンパって空回って自爆するタイプの人間です。

そんな私ですが、「打ち合わせのアジェンダづくりがしっかりしている」とお褒め頂く機会がありました。
カンペとして作成していたものですが、褒めて頂けると嬉しいですね。
という訳で言語化もかねて、テンパる人間がどんな~~カンペ~~アジェンダを作って毎回乗り切っているかをまとめていこうと思います。

前提

主に使用しているのは.mdファイル(マークダウン)です。
図が必要な場合は、Excelやパワポで作成⇒画像として保存⇒アジェンダに貼り付けで何とかしています。

また、会議中はこのアジェンダを共有しながら進めるものとします。
何かコメントや質問があった場合は共有しながらアジェンダに記載しましょう。そうすることで、認識を合わせながら記録することができる上、議事録を書く手間が省けます。

本題

アジェンダに書いておくべきもの（必須事項）

書いておくべきものは至ってシンプル。
「何が何でも頭からふっとばしてはいけない事」です。

具体的には…

1. この会議で絶対に決めなければならない、合意を取らなければならない事

その会議の主目的、絶対に可決しなければならない事です。
システムの要件や仕様変更とか、運用の方針や責任範囲決めなど。
どんなにテンパってもこれを見れば原点立ち返れるようにすること。この会議で一番やらなければならないことから外れないように、見えるところに見るべきものを置いておくようにしましょう。

2. この会議で絶対に聞かなければならない事

質問や問題点の相談など、あらかじめ見えているつまづき。
あとは他部署と連携が必要な個所についての仕様確認とかもそうですね。
この辺りはテンパると確認を忘れます。ぜっっっったいに頭から吹き飛びます。
箇条書きで全然OKです。可視化することでリスト化して1つ1つ確実に聞けるようにしましょう。

アジェンダに書いておくと便利なもの（任意事項）

書いておくと便利なものの基準は、
「自分のテンパりの原因になりそうなものを潰すもの」
です。
これを分かりやすく説明しなきゃ…(プレッシャー)、これは会議中に決めればいいや…(不明瞭であやふやなアドリブ的立ち回りを求められるもの)、等々。
全て空回りの原因になります。~~カンペ~~アジェンダでなるべく潰していきましょう。

1. 説明用の図

システムの仕様説明とか、体制図とか、口で説明するとこんがらがりそうなものは図（絵）を描きましょう。
言葉は聞き手の頭の中のイメージに頼るので認識がブレやすいですが、図はイメージを直接突きつけるので認識を合わせやすいです。双方のイメージがずれることがほぼないので、話や質疑応答もしやすくなります。
~~口で説明しようとすると言葉が出てこなくてテンパる~~

2. 目次(アジェンダ)

ゴールの分からないマラソン程だるいものはありません。
目次を作ることで、会議のボリュームと予定(解説・デモ・質疑応答等)を相手に把握してもらいます。
相手から見ると、「これくらいの規模なら時間オーバーしなさそうだな」「オーバーしそうだから先に次の会議へ遅刻連絡しておこう」「気になることがあったけど、後で質疑応答があるみたいだからそこで聞こう」…等、会議に合わせて立ち回りができるようになるのです。心理的なハードルも下がりますし、横から質問が飛んでくることが少なくなるので司会も楽です。ｲｲﾈ
また、自分がどう会議を進行するかの道しるべにもなります。
あると何かと便利です。

アジェンダ例

★が必須、☆が任意の要素です。
いつもこんな感じで書いています。
(内容は適当です。最近環境構築することがあったので。。。。)

■新規開発用サーバーの導入について

□本日のアジェンダ(☆目次)
・概要説明
・確認事項について
・質疑応答
・その他連絡事項(任意)

□概要説明
新しい開発環境の構築・導入・運用に伴い、認識合わせを行いたいと考えております。(★絶対に達成しなければならないこと)
私共としてはこのような環境を構築する想定でいます。
[図1](☆図)

□確認事項 (★絶対に聞かないといけないこと)
・現在どの程度の開発規模か
・利用人数／頻度はどの程度か
・サーバーを用意するにあたり予算等の縛りはあるか
・導入時期としてはいつごろが望ましい？
・他に環境に欲しい物はあるか

□質疑応答
（ここには、画面を共有しながら質疑応答の内容を記載する）

□その他連絡事項
明日はメンバーが休暇のため不在です

[図]の中には以下のような画像が入ると思ってください。

終わりに

いかがだったでしょうか。
マークダウンの練習もかねて書いてみましたが、言語化するとすっきりしますね。

会議というのは大変なことですが、大変な中でも必要なものをしっかりこなせるようにすれば最悪それ以外は取りこぼしてしまっても大丈夫だと思います。取りこぼしてしまったものは後でこっそり質問しましょう。
人間は万能ではありません。すべてのものなんて拾えません。すべて拾おうとするテンパります。やめましょう。
そうして少しずつテンパりの種を潰しましょう。

アジェンダをしっかり作れれば、きっと要素を拾うための手助けになります。アジェンダ君は戦友です。
会議で司会が出来ず悩んでいる人がいたらよければ試してみてください。
この記事が少しでも人の助けになれば幸いです。