ちょっと仕事が忙しくなりブログが久しぶりになってしまいました。
今日はどうして忙しくなったか書きたいと思います。
#ワタシの仕事内容
以前も書いたのですが私の仕事は、社内の各部署から業務自動化の依頼を受けて、VBAでツール開発をするお仕事です。
社内の担当範囲となる部署は広範囲で、自分が所属する部署以外の依頼も受けます。
私が入社するちょっと前からできた業務自動化チームで、上司も素人。
私もプログラム書くことはできるけど全体の流れを考えるなどは色々と日々手探りで仕事を進めてます。
以前仕事内容について書いたブログはこちら（ExcelVBAを使った社内開発の心構え～未来の自分と後から来る誰かのために～）
（現在、同僚の子が退職しましたのでチームは私と上司の2人になりました。）
#社内開発依頼の現状と課題
依頼がある際は、どんなことを自動化したいかまとめてもらいご依頼いただく形なのですが、
数件は依頼はあるものの、中々コンスタントに新規開発依頼があるわけではなくちょっと手持ち無沙汰になることもしばしばありました。（ま、そういう時にブログとか書いていたんですけどね）
依頼の仕方はというと、「依頼したいことをまとめてもらう際のフォーマットは特にないです。ご自由なスタイルにまとめてからご連絡ください」というスタイルにしてました。
なのでうすぺらーい内容だったり、書いてほしいことが抜けていたり、その度に依頼者にもどして、また書き直してもらってっていうやり取りも多かったです。
またその__「自由に書いてください」__というのが依頼者にとってはハードルが高いのかも・・・と思っておりました。
#「自由は不自由なのだ！」だから、依頼フォーマットを作ってみた
依頼に必要な内容はなんとなくわかるけど、自由にまとめるとなると難しい…
ある程度決まった型にはめて行くほうがそりゃ楽ですよね。
そこで以下のようなフォーマットシートを作成し、記入例もつけました。
####【依頼内容シート】
依頼に必要なデータを記入してもらう
(依頼者の情報や納期、サンプルファイルの格納場所)
####【動作イメージシート】
実際にどんなことをツールでやりたいか記入してもらう
####【記入例】
自動化イメージ
「以下のようなデータがあるとして、これをエリアごとのデータにして、それぞれのファイルで保存したい」という実際にあったデータ分割ツールの依頼例です。
依頼フォーマットシートにはこの記入例のシートも付けています。
【動作イメージシート】記入例
#依頼フォーマットの利点
####依頼内容が見やすく分かりやすい
今まで依頼者それぞれにまとめてくれていた依頼の資料ですが、スタイルがまとまっていたほうが
どこに何が書いてあるかすぐに分かるし読みやすいです。
####足りてない情報を事前に確認しやすい
依頼者も必要項目を埋めなければならないので、「あ、サンプルファイル用意しなけいけないんだ」とか気づけるし、こちらも抜けてる情報があればすぐ指摘できます。
####MTG時間の短縮
実際にツール作成作業に入る前に仕様確定MTGを行っているのですが
事前にフォーマットの内容をしっかり詰めて依頼内容を確認しておくことによりその後のMTGがスムーズに進みます。
####依頼者が自分で業務内容を整理するきっかけにもなる
みんながみんな依頼内容を最初から完璧に記入できるわけではないですが、それでも「まず自分たちで考えみる」ということに意味があると思います。
記入しているうちに、
「あ、この部分って1回にまとまられるよね」とか「そもそもこの作業いらなくない？」と気付けることもあるかと思います。
#最後に
「今後はこのフォーマットに必要事項を記入してご依頼ください」と周知したところ、
依頼者にとっても依頼しやすくなったのか、依頼が一気に増えました。
周知後、月1～2件だった依頼が、5～6件ほど抱えることになりました。
というわけで、最近納期に追われめっきり忙しく過ごしております！
「フォーマットがあったほうがいい」って結構当たり前のことですが、作って運用してみて初めて気づきました
一番良かったのは依頼数が増えて社内の業務自動化が少しでも進んだことと、依頼者が自分で考えるきっかけになることですかね
もちろんこのフォーマットがあっても「そんなの面倒くさいから書きたくないし考えたくない、でも自動化はしたいからなんとかしてくんない？」って言う人はいます。
私は甘やかさないので、そういうご依頼は上司を通じて丁重にお断りします
！
でもそうやって真剣に自動化ツールなどの依頼したい人だけにふるいをかけられるのもいいかなと思います。
フォーマットのスタイルもこれからもっと依頼者の方が書きやすいように改善していきたいな。