急増するオンラインのセミナー（情報取得のチャンス！）
コロナ禍によって、オンラインのセミナー(ウェビナー)が急増したと思いませんか？？
2020年の市場規模は前年比で2倍以上の伸びだそうです。
(出典:ITR「ITR Market View:コラボレーション市場2021」)
私が所属している会社のDXを推進するチームとしては、技術や外部の取組の情報取得は必須であり、そのため各自が情報を得たセミナー案内は関連するものはチーム内で共有をしています
セミナー情報を効率よく自分やチームで共有したい！
実際にチーム内で起こっていることとして、「みんなに共有するために頑張って自分の受信メールを探しなおす」とか「探したセミナーの案内をきれいなフォームに整えてチーム内にメールを発信する」とかもはや「セミナー案内を共有すること」が目的となってしまい、本末転倒な事象かと・・
これらの課題を解決するために、
受信メールからセミナーに関するメールを自動的に抽出する
抽出したメールを①スプレッドシートで共有する②LINEで通知する
この2点をIntegromatを活用し仕組みを考えてみました。
Integromatであれば、普段利用するgmailとの連携、Webhookを活用し、共有ツールに連携することが容易かと思い、選定しました。
やりたいことのイメージ
利用したツール
Integromat
gmail
スプレッドシート
LINE messagingAPI
結論
Integromatのシナリオを作成する
webhooksでgmail受信メールと連携する
gmailとの連携方法はコチラ
セミナー関連メールをフィルタリングする
共有したいツール(スプレッドシート・LINE)にそのままつなぐと全てのメールが飛んでしまうので、フィルタリングをします。接続部分の真ん中のスパナみたいなアイコンをクリックし、フィルタリングの定義を決めます。
(今回はセミナーに関連するワード(「セミナー」「ウェビナー」「イベント」)がメールタイトルもしくは本文に含まれている(contains)ものをフィルタリングしてます)
共有したいツール(スプレッドシート・LINE)につなぐ
チームで共有可能なスプレッドシートを選択し、シート内に必要な情報を選択します。
(日時、送り主、タイトル、本文を抽出)
LINEは、接続したいIDのChannel Access Token、User IDを入力後、送りたいメッセージ文を決めます。LINEは通知目的のため、最低限の情報(送り主とタイトル)と、スプレッドシートへのURLを入れておきます。
共有イメージ
まずは簡単に共有できるものを作成してみました。
頻度としては「immediately」(常に)としました。(シナリオ画面右下の時計のアイコン(Schedule setting)で選択できます)
うっとしいという意見があれば、分、時間、日などの単位で変更可能です。
仕組みをつくって感じたこと
私が所属するDX推進チームは設立して間もないのでまだ「情報収集」のフェーズですが、今後は「情報選別」から「実装」のフェーズに移行しなくてはなりません。
そのフェーズではより効率よく且つ推進する実務に特化した情報を収集する必要があるため、今回の仕組みにプラスアルファ、
・個々人に応じたフィルタリングをかけること
・スプレッドシートでジャンルごとに分類ができること
・googleカレンダー等の他の業務タスクツールとリンクすること
を追加してより意味のある仕組みを考えていきたいと思いました！
よりよいアイデアや改善できる点がありましたらご意見もらえれば幸いです。