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要件定義を担当する【ITエンジニア】に必要な【コミュニケーションスキル】

はじめに

タイトルの主張が少し強いですが、以下の本を読んでコミュニケーションスキルについて書かれている部分が有益だなと思ったので メモ程度 にまとめました。
元の本では具体例などが書かれていてわかりやすいので、その点を押さえたい方は購入をお勧めします。

コミュニケーションスキル

以下の3つがある

  1. ヒアリングスキル
  2. ミーティングスキル
  3. プレゼンテーションスキル

1.ヒアリングスキル

A.質問

  • Open-Close
    • Open
      • 5W2Hを用いた質問
        • Why,What,Who,When,Where
        • How(程度),How to(手段)
    • Close
      • yes,noで解答できる質問
      • 認識の不一致が連続すると信頼を下げやすいので注意する
  • 深掘り
    • 目的
    • 原因
    • 影響・結果
    • 手段
  • 反復
    • 「それ以外にありますか?」
  • 明確化
    • 曖昧な表現を明確にする
      • 例:「うまくできない」→「納期に間に合わない」
  • 論理性チェック
    • A → B に飛躍がないかなど

B.聞き方

  • ポジショニング
    • 座る位置
      • 真正面は圧迫感がある
      • 1.5 - 1m の距離を取る
  • アクティブリスニング
    • 興味を持っていることを伝え、発言を促す
      • 前傾
      • 記録
      • 注視
      • 相槌
        • 分からないときは素直に伝える
      • 同意・共感
        • 自分の意見を挟まない
  • ネガティブリスニング
    • 話す意欲を低下させてしまう聞き方なので禁止する
      • 中断・遮断
      • うわの空
      • 批判・否定
        • 「今の意見は矛盾してますよね」
        • 「それが本当に問題なのでしょうか?」
      • 自己解釈

言い回し

    • 「興味深いご意見なので詳しく聞きたいのですが」
    • 「理解が追いつかなかったので確認させてください」

ヒアリング依頼状

ヒアリングスキルの不足を補うために事前に準備を依頼するためのもの

  • ヒアリングの目的
  • お聞きしたい内容
  • ヒアリング時の留意点
  • 日時・場所
  • ヒアリングまでのお願い事項

2.ミーティングスキル

A. 環境整備

会場のレイアウト

座席位置や配置を状況によって変える

アジェンダ

会議室の前面に張り出しておくと良い

  • 目的
  • 成果物
  • 進め方
  • 参加者の役割

ミーティングルール

  • 本音を言いやすくする、若手が発言しやすくするために作成
  • 会議の冒頭に伝える
ミーティングルールの例
  • 経営的見地で発言する
  • 建前無用、本音で話す
  • 参加者の立場は対等
  • 批判は禁止。討論は自由
  • 挙手制
  • 結論は参加者の総意とみなす

B. リーディング

  • 進行役や発言者に参加者の視線を集中させる
  • 発言機会は均等にする
  • 発言の意味を全員がわかるようにする
  • 参加者同士の議論を通して結論を決める
  • 対立する意見がある場合は認識を合わせる
  • 他責の意見がでたら、指摘された側の意見も聞く
  • 行き詰まったら休憩する

3. プレゼンテーションスキル

  • 冒頭でプレゼンの趣旨を伝える
  • 理解してほしい内容を中心に説明する
  • 検討した内容をいくつかにわけて説明する
  • ジェスチャーをつけてゆっくりとした口調で説明する
  • 相手の反応を確認しながら説明する

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