はじめまして、NHと申します。社会人になって学んだことを備忘的にまとめていきたいと思い、本記事を書き始めました。
今回は初回ということで資料作成について教えていただいたことを共有します。
①資料作成の流れ
まず最初にパワーポイントを開いて、というのはおすすめしません。まずは資料に載せる内容を決定することから始めましょう。
そのために行うべきことは、
1.プレゼンをする対象をあらためて確認する。
そんなことは当たり前だと思うかもしれませんが、ここは重要です。新人同士で行うプレゼンと部長や課長にプレゼンを行う場合では自ずと内容も変わってくるはずです。
2.プレゼン全体の目的を決める。
こちらはさきほどの対象の決定の続きになります。具体的に「このプレゼンによって誰をどんな状態にする」ということを決定していない状態だと資料に盛り込むべき内容の判断が永遠とつかないことになってしまいます。
3.設定したプレゼン全体の目的から共有した方がいいと思う内容を片っ端からあげていく。
この時点では、どんな構成にするかとかは考える必要はありません。設定した目的を達成するために「必要そう」とか「こんな情報あったら面白そう」くらいのテンションのものでも紙に書き出しましょう。
紙に書き出してアイデアを頭だけで完結させないことが割と重要だと思っています。このときもスライドの形にする必要はなく、一文程度の概要だけに留めないようにしましょう。
4.上限を決めて、書き出した情報の取捨選択を行う。
次にスライド枚数（＝メッセージの数）を決定しましょう。こちらは発表時間の分数×0.5~0.7くらいにするのがおすすめです。
資料に入れたい情報を一通りあげたら、2.で設定した目的を達成するためにはを考えてメッセージの取捨選択と順番の決定をします。目次と各スライドで言いたいことを一文か二文のみ用意するところまで行います。
5.客観的な視点を得にいく、使える既存資料がないか確認しにいく。
ここまでで一度レビュー依頼をしましょう。スライドを作り込んでからレビューしてもらうと大幅な手戻りが発生してしまう危険性も増えます。ここまでの段階でプレゼン資料の骨子はできているはずなので、自信をもってレビューしてもらいましょう。
また、この骨子をみてもらった上で、自分のメッセージを伝えるうえで使いまわせる既存資料がないか確認しておきましょう。例えば毎年行っているような新人の業務紹介などの資料は先人たちが作ってくれていることが多かったです。
6.レビューを踏まえて骨子を確定して資料を作り込む
ここまでできれば、資料作成自体はほとんど完成です。骨子の作成を面倒くさがらずに丁寧に行うことが、結局時短になります。
見栄えの良い資料の作りこみ方などは他の方がわかりやすくまとめていますので、本稿では省略します。