そろそろ新入社員を迎える時期になります。
だいたい「報連相をしよう」、「PDCAを回そう」のような言葉を意識してくれてはいるのですが、実践という面で私が毎回レクチャーする内容があるので毎年ホワイトボードで書くのも面倒になったので、こちらに投稿しておこうと思います。
１．10分考えてわからなければ聞く（自分で抱え込まない）
Ｇｏｏｄな状態
・わからないことを悪いと思わない
・10分考えてわからなければ報連相する
・わかっていること、わかっていないことを分けて相談できる
ＮＧな状態
・いちから全て自分で考えなければいけないと感じている
・１時間以上考えてもわからず、１時間以上調べても答えが見つからない
・抱え込んでしまい、上司が確認するまで報告しない
プロジェクトメンバとして参加したばかりの場合、わからないことがたくさんあることが当然です。ただ、大体のメンバは 自分に任された仕事は自分独りでやりきること を美徳と考えて時間をかけてしまうことが多く、プロジェクト上位層は 最短の時間で最良の結果を出すこと（コスパの良い「成果」を得ること） を目的としているので、意識の乖離が発生してしまいます。
プロジェクト視点では、わからないことは早く解決してタスクに取り掛かる＝10分考えてわからなければ聞く、というロジックで動くことが決して間違いではないので、そのようにしてもらえると良いな、と思います。
そもそも報連相をどうすれば、という質問があるかもしれませんが、個人的には「XXの件、YYの部分でわからないことがあります。どこか30分ほど時間をいただけますでしょうか」などと最初に目的や所要時間を伝えると、相手も準備や時間確保などしやすくなるので良い相談になるのではないかと思います。
＃あるいは最初のあいさつで「いっぱい質問します！」と断言しておくとか
２．わければわかる（タスクを細分化しよう）
Ｇｏｏｄな状態
・タスクの分解を最初に行っている
・各タスクのボリューム感を認識できている
・各タスクの期限感を認識できている
ＮＧな状態
・タスク内にタスクがあることをイメージできていない
・あいまいなタスクをそのままにして放置している
・期限ぎりぎりで終わらないことに初めて気が付く
依頼された仕事について、十分に時間があったはずなのに期限内に終わらない理由はだいたいタスクの分解がしっかりできていないことにあるかと考えています。
（そもそも多忙であれば話は別ですが・・・）
大きい粒度での依頼やタスクについては、10～30分程度のタスクとなるように分解していくと、全体での業務量が見えてきたり、一日の業務量をあらかじめ見積もることができたりするので非常におすすめです。
慣れないうちは分解後に上司に確認してもらうのも非常に効果的かと思います。
３．待ち時間を待たない（優先処理とパラレル処理）
Ｇｏｏｄな状態
・タスクにおける待ち時間の発生を意識できている
・待ち時間が発生するタスクを優先的に処理できている
・待ち時間の間に別のタスクを行うことができる
ＮＧな状態
・タスクにおける待ち時間の発生を意識できていない
・待ち時間が急に発生し、ボーっとする時間がある
・待ち時間に押され、期限が切迫する
業務中、意外に待ち時間は多く発生します。
・先方への要件確認待ち
・技術サポートへの問い合わせ待ち
etc...
時には1日以上もある待ち時間が発生するような依頼系のタスクは、相手の状況に依存するため不確定要素が混入しコントロールしづらいものになります。そのため、優先的に処置をしておかないと期限等を逼迫するファクターになる恐れがあります。よって、待ち時間が発生するような依頼系のタスクは優先的に処理しましょう。
逆に、待ち時間等を有効に活用することで他のタスクの一部を先に処理できたりするため、タスクはあらかじめ細分化し、待ち時間等にフィットさせていきながら効率的に業務を処理しましょう。
効率よく業務をこなし、ワークライフバランスの取れた良い社会人ライフを送れるよう頑張ってください！