はじめに
ZoomやTeamsを使ってオンラインミーティングの機会が非常に多いが、この手のツールは非常に機能が多い。
今回の記事はZoomの基本機能や覚えておくと便利な機能について紹介する
※無料アカウントで使用できる範囲での記事となります。
まずはインストール
以下公式HPにアクセスし、Zoomをインストール
https://zoom.us/ja/download
ブレイクアウトルーム
ミーティングの参加者を少人数のグループ（セッション）に分ける機能です。グループワークやディスカッション、研修などで活用される機能がある。
複数のチームでMTGをする際に、一時的にそれぞれのチームに分かれて議論してほしい場合にも使える機能となる。
デフォルトでは有効になっていないため、以下手順で有効にする必要がある。
- WebブラウザからZoomのWebサイトを開いてサインインする
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html - マイアカウントのページにある「設定」を選択
- 「ブレイクアウトルーム」の項目をオンにする
この状態でMTGを実施すると、「ブレイクアウトルーム」という項目があるため選択し必要な数だけ作成すれば使えるようになる。
文字起こし
文字起こしも実は無料で使えるので紹介しておく。
ブレイクアウトルーム同様に、ZoomのWebサイト上の設定から字幕起こしの機能を有効にする。
この設定の状態でMTGを実施すると、
画面下に「字幕を表示」が表示されるためコイツを選択。
「字幕を表示」を有効になっている状態で、MTGで記録した字幕全体を見たいと思うだろう。そういう時は以下ScreenShotのように
画面下の「字幕を表示」を選択 > 「全文の文字起こしを表示」 を選択
そうすると、以下のようにMTGで記録した字幕全体一覧が表示される。
（以下は３歳児の息子が喋った言葉を偶然字幕表示された場面となるw）
なお、会議中の発言が文字起こしされたデータは、「文字起こしを保存」をクリックすることで保存可能となる。
※この「文字起こしを保存」をクリックしないと、文字起こしされたテキスト情報が保存されないため、忘れずに対応するようにしましょう。
また、さっきのScreenShotでわかる通り、完全に字幕表示されるわけではない。
さらに、Zoomの文字起こしは社内の専門用語や固有名詞が上手く変換されない。
そのためそれらの発言が多い会議では修正作業に時間がかかってしまうケースがあります。もしそのような会議を実施している場合はより正確な文字起こしが実現できるAI議事録ツールも検討してみましょう。
ちなみに有料機能だが、ZoomのAI Companionを使用することで、要点に絞った議事録を作成することができる。
この機能が使えれば面倒な議事録作成から解放されそう。
https://www.zoom.com/ja/ai-assistant/
共有
自分の表示した画面や特定アプリの画面や操作を相手に共有したい時がある。
こういう場合は「共有」ボタンを押下。
まずは画面共有。
大体は画面全体を共有するだけで良いだろう。
特定のアプリのみを画面共有したい場合は、起動済みのアプリは「アプリケーションウィンドウ」欄に表示されるはずなので、ここから選択する。
また、共有元となるPCから出力されるサウンドも共有したい場合は、共有機能を使うときにオプションの「サウンドを共有」を有効にすることをお忘れなく
次に「ドキュメント」の共有。
Zoom機能（例えばホワイトボードとか）は画面の共有では共有されない。
めちゃくちゃ違和感があるが、Zoomの仕様っぽい。
その場合はブラウザ上でホワイトボードを表示しそれを画面共有するか、以下のようにドキュメントタブを選択し、ホワイトボードなどZoom機能を有効にする。
注釈
結構いろんなオプションがあるのだが、、よく使いそうな以下３つの機能に絞る。
まずは「注釈」ボタンを選択し、注釈機能のオプションを表示
・描画
ペンマークのアイコンが描画機能になる。
共有された画面上にフリーで記載できる。簡易的に相手に伝えたい場合はこの機能が生きる。
・スポットライトの矢印
オンラインMTGをしていると、どうしても言葉だけでは相手に伝えづらい場合がある。
（"真ん中らへんのxxxアイコンを選択して！そこじゃない！！とかね。。"）
その場合は、スポットライト機能の矢印を選択。
そうすると、クリックした箇所が矢印が画面上に表示されるため、相手に今矢印で表示されているところを選択して！とかMTGで言える。
描画やスポットライトの矢印は、ゴミ箱マークのアイコンで全消去可能です。
全部消したい場合は、ゴミ箱マークのアイコン押下して、全て消すを選択してみて下さい。
・保存
フリーで書いた一枚絵を状況によっては保存したい場合がある。
Macの機能を使ってスクショ撮っても良いが、Zoomの機能でも保存可能なので、一応紹介。
招待リンク
「ミーディング情報」を選択することで、MTG情報一覧が表示され、その中に招待リンクが表示される。
オーディオ設定
聞こえづらいとか、自分の声がこもっていそうとかあれば 設定 > オーディオ で設定を見直してみよう。
「パーソナライズされたオーディオ分離」は意外と効果がある気がする。
