タスク管理簿にどの項目を含めるべきか

タスク管理簿や課題管理簿を使ってタスクや課題の棚卸を行っていましたが、
タスク量が増えると管理が困難になってきました。
効率的に管理するために思いついた工夫をお伝えします。

状況説明

以下のような管理簿を用いてタスク管理を行っていました。

項番	タスク名	完了条件	期限	担当者	ステータス	対応状況
01	○○の方式についての調査	設計書2の○○の設計について、どの方式があるか調査し、パワーポイントにまとめる。	4/7	Bさん	レビュー後修正中	4/5上司Cのレビュー完了。指摘を修正中。 4/3パワーポイント作成完了。上司Ｃにレビュー依頼 4/1調査開始。
02	資料１の作成	資料１を作成し、レビューが完了する。	4/10	Aさん	レビュー依頼中	4/5作成完了。上司Ｃにレビュー依頼中。 4/3 着手開始
03	○○の決定	××さんと会話し、○○の方式について決定し、設計書2に記載する。	4/18	Bさん	未着手

タスクが少ないうちは上手く管理できていましたが、タスクが増えた際、次の問題が発生しました。

問題

・同じ期限のタスクがたくさんあり、優先順位をつけられない。
・あとどれくらいで残タスクを消化できるか定量化できない。

【背景】
タスク量が少ないうちは、タスクにかかる時間と担当者の能力、顧客や次工程への影響を考慮しながら期限を設定できていました。
しかし、タスクの量が増えてくると、次第に顧客説明の日程や次工程に影響するラインから逆算して期限を設定するようになりました。その結果、同じ期限のタスクが大量に発生しました。

改善策

１. 重要度設定の追加

目的：タスクが遅延した際、どのような影響があるか把握する。

項目　
高：顧客影響あり
中：次工程へ影響あり
低：ベストエフォート

2. 作業量の追加

目的：作業にかかる工数の定量化
タスク数と期限だけでは、期限や担当者に対してタスク量が妥当か判断できず、遅延原因や進捗状況が把握できません。特に、同じ期限のタスクが複数発生した場合や、他チームからの情報連携が必要なため、期限が長いタスクについては、期限だけでは作業量を正確に把握することが困難でした。

3. 難易度の追加

目的：遅延リスクのある作業がどれかを可視化する。メンバーのスキルに応じてタスクを割り振る。

高：追加でやるべき作業や大幅な手戻りが発生し、作業量が増加する可能性あり。
中：レビュー指摘による修正がいくつか発生する可能性あり。
低：テンプレートが決まっている、何度も行っている単純作業。レビュー指摘もごく少量

4. 項目の順番の見直し

目的：管理簿を見やすくする。

・期限と重要度を隣にし、期限を超過した影響が分かりやすくした。
・担当者の横に作業量と難易度を追加し、担当者のスキルを踏まえて難易度を設定できるようにした。
・フィルターすべき項目（起源やステータス、難易度など）がスクロールせずとも１画面に収まるようにするため、完了条件、対応状況等、たくさん文字を書くものは後ろに配置した。

項番	タスク名	期限	重要度	担当者	作業量（人日）	難易度	ステータス	完了状況	対応状況
01	○○の方式についての調査	4/7	中	Bさん	1	高	レビュー後修正中	設計書2の○○の設計について、どの方式があるか調査し、パワーポイントにまとめる。	4/5上司Cのレビュー完了。指摘を修正中。 4/3パワーポイント作成完了。上司Ｃにレビュー依頼 4/1調査開始。
02	資料１の作成	4/10	高	Aさん	2	中	レビュー依頼中	資料１を作成し、レビューが完了する。	4/5作成完了。上司Ｃにレビュー依頼中。 4/3 着手開始
03	○○の決定	4/18	中	Bさん	1	低	未着手	××さんと会話し、○○の方式について決定し、設計書2に記載する。

感想

管理簿の項目やその順番で、タスクの見え方が大幅に変わることに気づきました。ただ、入力項目が増えると入力者の手間が増え、（さらにエクセルも重くなる）ため、どこまで項目を使うべきかの加減が大切だと感じました。自分なりの管理簿の型を作ってブラッシュアップし、効率的に管理できるようになりたいです。また、タスクの進捗状況や、誰がどの程度タスクを担当しているか（量や難易度など）は、グラフにして把握できるめ、エクセル等からグラフの作成まで行って、定量化を自動化したいと思いました。